Правила ведения трудовых книжек в 2024 году

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным требованиям. Касается это и правил ведения трудовых книжек в РФ в 2024 году. Последний раз изменения в них вносили приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, а ранее действовавшее постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» утратило силу.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

Для чего существует трудовая книжка

Основная функция вполне очевидна: в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Документ необходим:

• для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
• для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
• для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.

Для сведения: как перейти на электронную трудовую книжку

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Сейчас не требуется ознакомление работника в личной карточке с записью о выполняемой работе, не вносятся сведения о времени обучения на курсах повышения квалификации. Форма книги учета движения трудовых книжек, установленная постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, не является теперь обязательной. Работодатель вправе разработать свою форму.

Новые бланки трудовых книжек введены в действие с 01.01.2023, старые сохраняют свою силу. Изготовлением занимаются различные типографские организации.

По желанию работника запись о совместительстве производится по месту основной работы. Но если основной работы нет, то запись может быть внесена по месту, где работник трудился по совместительству. Запись о приеме по совместительству, о переводе и увольнении вносится как в хронологическом порядке, так и блоками после увольнения для каждой компании. Все записи вносятся только работодателем. В связи с изменениями, инструкция по ведению трудовой книжки в 2024 имеет следующие особенности:

По вопросу воспроизведения записей с помощью «переноса красителей» Министерство труда РФ дало разъяснения в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976, обозначив, что под ними понимаются технические средства — принтер.

Титульный лист: правила заполнения

Строго установленные правила по ведению трудовых книжек и записей в них касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

• фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, старая фамилия зачеркивается;
• дата рождения;
• данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
• специальность указывается в именительном падеже;
• дата заполнения;
• подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Новые формы книжек имеют увеличенный объем раздела «Сведения о работе» и уменьшенный «Сведения о награждении» — 14 и 7 разворотов соответственно. В ранее действующей редакции количество обоих равнялось 10. Новые правила ведения вкладышей трудовых книжек в 2024 году изменяют количество разворотов: 12 и 5 вместо 9 и 8 соответственно. Печать организации ставится при наличии. Изменения в этой части внесены для приведения документа в соответствие с действующим законодательством ввиду возможности действия юридического лица без печати.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

1. В первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия.
2. Затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника.
3. В третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность.
4. Обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе содержится информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она заполняется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и имеет ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации при ее наличии.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже, в графе первой, ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении обязательно.

Как и где должны храниться ТК

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого документа чрезвычайно важно. Работодатель составляет приказ о том, где хранятся трудовые книжки, в нем дополнительно указывают ответственное лицо: должность и Ф.И.О. Не запрещается оформление двух отдельных приказов. Обязательная форма приказа законодательно не установлена.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. В соответствии с п. 40 приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, работодатель ведет два отдельных журнала. Первый — на учет бланков трудовой книжки с указанием серии и номера. Второй фиксирует книжки, принятые от только что устроившихся работников. Формы обоих журналов не установлены. Работодатель вправе разработать для применения свой вариант.

Копия ТК: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина. Из нового приказа от 19.05.2021 № 320н видно, каким документом регламентируется ведение трудовых книжек, — приложением № 2 к приказу «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Согласно этому приложению, для получения копии нужно:

1. Снять копии со всех страниц документа, содержащих записи.
2. Заверить уполномоченным сотрудником организации.
3. Подписать у начальника отдела кадров. Для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, обязательно указание на его должность и печать или штамп.
4. На копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Подробнее: как заверить копию трудовой книжки

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. С введением новых правил с 01.09.2021 заявление об утрате подается по месту работы, где вносилась последняя запись в трудовую книжку. В предыдущей редакции общие правила ведения, хранения и учета трудовых книжек требовали обращения по последнему месту работы. Нововведение закреплено в п. 27 порядка, установленного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в третьей графе указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности. В четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в предоставленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательств стажа.

Подробнее: как восстановить трудовую книжку работника

Вкладыш в ТК

Вкладыш оформляется по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Процесс, по которому проводится оформление, ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, схож, и к нему применяются общие правила. Вкладыш заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что внесение сведений о работе в раздел, предназначенный для сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Ставится штамп «Вкладыш выдан», указывается его серия и номер. С 01.09.2021 требование о том, что вкладыш вшивается в трудовую книжку, исключено.

Подробнее: как правильно заполнять вкладыш в трудкнижку

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже выдается на руки человеку. Он должен быть заполнен в соответствии со всеми установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился, необходимо послать уведомление о том, где и когда получить трудовую. Гражданин имеет право дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

• Мичиганин Олег
  2021-09-08 13:22:01
  Новое положение о порядке ведения трудовых книжек облегчает положение работодателя в части обязательного ознакомления с записями, но в то же время накладывают новые требования. Например, обязательно постоянно иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши в нее.
• Алексей
  2023-08-31 13:50:05
  Всё ещё используют гелевые ручки для заполнения? У нас в компании уже давно перешли на электронный формат.
• Ольга_М
  2023-09-01 08:22:56
  Подскажите, если я ошиблась при заполнении, могу ли я зачеркнуть и написать сверху?
• HR_Guru
  2023-09-01 09:21:18
  Обратите внимание, что исправление ошибок зачеркиванием не допускается. Лучше внести дополнительную запись с правильной информацией.
• Sergey1985
  2023-09-02 14:00:12
  А что делать, если работодатель не внес запись об увольнении в день увольнения?
• Марина
  2023-09-03 07:10:12
  Мне интересно, какие ещё изменения внесли в правила ведения трудовых книжек в 2023 году?
• Дмитрий_С
  2023-09-04 15:40:12
  Почему в статье не упомянули про электронные трудовые книжки? Многие компании уже перешли на этот формат.
• HR_Expert
  2023-09-05 08:20:13
  Важно помнить, что записи в трудовой книжке должны быть в точном соответствии с приказом. Никаких отклонений!
• Иван Иванович
  2023-09-06 07:30:13
  Статья упоминает, что запись об увольнении вносится в день увольнения. А что если работник уволился, но забыл забрать трудовую? Какие могут быть последствия?
• Мария
  2023-09-06 08:00:13
  Что делать, если работодатель не внес запись в течение 5 рабочих дней?
• Наталья Владимировна
  2023-09-06 08:00:13
  В статье упоминается, что записи о кадровых решениях указываются не позднее 5 рабочих дней. Это касается всех решений или есть исключения? Например, если сотрудник отправлен в командировку или временно переведен на другую должность.
• Ольга Сергеевна
  2023-09-06 08:20:12
  В статье не упомянули про электронные трудовые книжки. Как они соотносятся с бумажными? Нужно ли вести оба варианта?
• Людмила
  2023-09-06 10:30:13
  У нас в компании все ещё используют старые бланки трудовых книжек. Это нормально?
• buhgalter_2023
  2023-09-06 12:50:13
  Заполнение гелевой ручкой синего или фиолетового цвета - это же издевательство? Что не так с черной ручкой?
• HR_Guru
  2023-09-06 15:00:12
  Интересно, что сокращения в записях не допускаются. Это может создать проблемы при длинных наименованиях должностей или подразделений.
• Сергей
  2023-09-07 06:30:13
  а как быть если в трудовой ошибку сделал? писать новую или как исправлять?
• Александр Петрович
  2023-09-07 10:50:13
  Статья хорошо разъясняет процедуры, но не говорит о том, какие штрафы или санкции могут быть наложены на работодателя за нарушение этих правил. Это было бы полезно знать.
• Viktor_Pro
  2023-09-07 12:50:13
  Слышал, что новые формы книжек имеют увеличенный объем раздела «Сведения о работе». Это так?
• Анна
  2023-09-08 06:10:13
  Какие требования к цвету чернил? У нас в офисе только черные ручки.
• LegalMind
  2023-09-09 14:20:13
  Статья подробно описывает процедуры, но я бы хотел узнать больше о правовых аспектах. Например, какие документы могут служить доказательствами стажа, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
• AngryWorker
  2023-09-15 16:50:15
  Я просто в шоке от этой бюрократии! Зачем все эти правила, если в итоге работодатели все равно их игнорируют? У меня была ситуация, когда запись об увольнении внесли только через две недели, и никаких последствий для них не последовало. Это просто недопустимо!