Минфин рассказал о правилах и сроках хранения бухгалтерских документов

Минфин России опубликовал информацию N ПЗ-13/2015 "О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков". В документе чиновники напоминают, каким образом индивидуальные предприниматели и юридические лица, ведущие хозяйственную деятельность и бухгалтерский учет, должны хранить документацию.

Основными документами, которые регулируют правила оборота и порядок хранения документов бухгалтерского учета, являются:

• Федеральный стандарт бухгалтерского учета, устанавливающий требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, содержится в Федеральном законе "О бухгалтерском учете".

• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. N 105.

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

Поскольку эти три документа охватывают разные временные периоды, Минфин рекомендует внимательно относится к рекомендациям из каждого из них, в целях правильного хранения документации.

Чиновники напоминают, что в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом, в обоих случаях, такие документы, а также регистры бухгалтерского учета и аудиторские заключения о проверке финансовой документации должны храниться не менее 5 лет, после окончания отчетного периода. Для налоговых учетных и отчетных документов такой срок установлен в течение 4 лет после окончания отчетного периода и регламентируется Налоговым кодексом РФ.

Хранение документов бухгалтерского учета должен организовать руководитель экономического субъекта. Кроме того, Минфин напомнил, что физические лица-налогоплательщики также обязаны хранить документацию, которая имеет отношение к исчислению и уплаты налогов. Срок для хранения таких документов также установлен в 4 года.

Хотя в информации Минфина ничего не сказано о привлечении к ответственности за нарушение правил хранения документации, однако она предусмотрена статьей 13.20 КоАП РФ. За такое правонарушение, как несоблюдение сроков и условий хранения документов бухгалтерского учета, должностное лицо организации может заплатить административный штраф в размере до 500 рублей.

Поэтому, чтобы избежать ответственности, а также иметь возможность предоставить в случае налоговой проверки все необходимые документы, бизнесменам следует весьма внимательно относиться к порядку хранения документов бухгалтерского учета, и соблюдать установленные Министерством финансов правила.