Смена фамилии и бизнес

Имя гражданина, как одно из идентифицирующих признаков физического лица, закрепляется в статье 19 ГК РФ. Закон допускает изменение фамилии и (или) имени. Смена фамилии гражданина всегда влечет за собой ряд необходимых действий, например, по смене документов. Если речь идет о смене фамилии собственника или руководителя бизнеса, то тут необходимы дополнительные мероприятия.

Случаи смены фамилии (имени, отчества)

Итак, в соответствии со ст. 19 ГК РФ гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законом. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем. Наиболее распространенным случаем замены фамилии является вступление в брак. Однако фамилию или имя можно изменить не только в связи с событиями, а просто по собственному желанию, если соблюсти процедуру. Порядок смены имени (как собственно имени, так и фамилии и отчества) прописан в Федеральном законе от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

Процедура смены фамилии

Начинать процедуру следует с подачи заявления в орган записи актов гражданского состояния. Подается заявление лично и письменно. В нем указываются данные лица (паспортные, местожительство, фамилия, имя и отчество, дата рождения и т.д.), указываются данные несовершеннолетних детей, реквизиты записей актов гражданского состояния, составленных ранее в отношении заявителя и в отношении каждого из его детей, не достигших совершеннолетия, причины изменения имени. К заявлению прикладываются подтверждающие заявленную информацию документы. Срок на рассмотрение заявления – месяц. Если орган записи актов гражданского состояния не отказывает в изменении имени, то в результате гражданину выдается свидетельство о перемене имени.

На основании свидетельства о перемене имени вносятся изменения и в другие актовые записи. Например, в актовые записи его несовершеннолетних детей, в записи акта о браке. Выдаются также новые документы с указанием измененной фамилии (имени или отчества). Если фамилия была изменена после заключения брака, то документом удостоверяющим этот факт, является свидетельство о браке.

Решившиеся на смену фамилии (имени) должны быть готовы к неизбежно следующему за этим процессу по смене личных документов:

• паспорт гражданина РФ,
• заграничный паспорт,
• страховое пенсионное свидетельство,
• медицинский полис,
• свидетельство о постановке на налоговый учет,
• водительское удостоверение.

Как правило, сроки для замены документов в связи с изменением имени законодательно не установлены, за исключением срока для замены паспорта – 30 дней. Конечно же, процесс это не из легких и длительный по времени. Поэтому до момента замены всех документов, содержащих имя и фамилию, необходимо иметь при себе документ, на основании которого данная смена произошла – свидетельство о перемене имени или свидетельство о браке, если фамилия была изменена в результате его заключения.

Наемный работник при смене имени или фамилии обращается к работодателю, где работники кадровой службы зачастую берут большую часть работы по изменению многих документов на себя. У руководителей или собственников бизнеса же возникает ряд спорных вопросов.

Смена фамилии руководителем юридического лица

Безусловно, руководитель, как и обычный гражданин, при смене фамилии (имени) должен пройти весь описанный выше путь по регистрации в органах ЗАГСа факта изменения фамилии и замене личных документов. Но на практике возникают и вопросы, касающиеся непосредственно бизнес-процессов в связи с данным изменением. Например, если фамилию меняет руководитель юридического лица, который подписывает договоры, финансовые и расчетные документы, акты, кадровые документы и всю массу внутренней документации юридического лица. Ведь с  момента фактического изменения фамилии до момента получения нового паспорта руководителем зачастую проходит определенный период времени. Так какую фамилию правильнее ставить в документах юридического лица в период до получения руководителем нового паспорта?

Здесь следует понимать, какое событие послужило изменениям в правах и обязанностях лица. В данном случае факт смены фамилии руководителем подтверждается свидетельством, выданным органами записи актов гражданского состояния. Таким образом, руководитель обрел новое имя с момента регистрации данного факта в органах ЗАГСа. Выдаваемый впоследствии паспорт лишь удостоверяет личность гражданина с новым именем. Поэтому в документации юридического лица правильнее указывать новую фамилию (имя, отчество) руководителя с даты получения им свидетельства из органов ЗАГСа, а не с момента получения им паспорта с новой фамилией.

Особое место среди документации юридического лица занимают доверенности. Так как обязательным атрибутом доверенности являются фамилия, имя, отчество как лица, выдавшего доверенность, так и лица, получившего доверенность, вопросы по действию доверенности в связи со сменой фамилий также могут возникать на практике. Обратимся к законодательству. Пунктом 2 ст. 19 ГК РФ установлено, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем. А пунктом 1 ст. 188 ГК РФ предусмотрены основания прекращения доверенности, перечень которых является исчерпывающим. Таким образом, эти две нормы права отвечают на вопрос о действии доверенности однозначно – свою юридическую силу доверенность сохраняет и в случае перемены фамилии доверителя, и в случае перемены фамилии поверенного. Правда, лицу, кому выдана доверенность, придется подтверждать расхождения между документом, удостоверяющим личность, и доверенностью путем предъявления свидетельства о заключении брака, либо свидетельства о перемене имени.

Если изменяет фамилию руководитель, который наделен правом подписи финансово-расчетных документов, то для продолжения работы юридического лица необходимо произвести замену в банке карточки с образцами подписи и печати организации. Если полномочия руководителя сохраняются в соответствии с ранее принятым протоколом, приказом о назначении на должность или доверенностью, то банк потребует документы, на основании которых произошла перемена фамилии – свидетельство ЗАГСа, новый паспорт руководителя, новую карточку с образцами подписей и печати, а также заполнения внутренних анкет и иных документов банка в связи с обновлением сведений о клиенте. Если организация обслуживается в банке на условиях дистанционного банкинга, то изменяются соответственно документы, связанные с удостоверением электронно-цифровой подписи руководителя и его паспортных данных.

Смена фамилии индивидуальным предпринимателем

Для индивидуальных предпринимателей законодательством установлен срок для сообщения в регистрирующий орган о факте смены фамилии (имени, отчества). Так, Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» предписывается сообщить в регистрирующий орган по месту своего жительства в трехдневный срок об изменении любой информации о персональных данных индивидуального предпринимателя, в частности, о смене его фамилии или имени. За нарушение данного срока предпринимателя могут привлечь к ответственности по ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ в виде вынесения предупреждения или наложения административного штрафа в размере 5 тысяч рублей.

В документации предпринимателя, как и в случае с руководителем юридического лица, следует указывать новую фамилию с даты получения свидетельства ЗАГСа.

Если индивидуальный предприниматель получал лицензию на определенные виды деятельности, то при смене фамилии придется пройти процедуру ее переоформления в соответствии со ст. 18 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

При использовании индивидуальным предпринимателем печати ему необходимо будет произвести ее замену, т.к. указание фамилии, имени, отчества предпринимателя на печати необходимо. Кроме того, не забыть надо и про пластиковую банковскую карту, где на лицевой стороне может быть указано имя владельца. При предоставлении в банк документов, удостоверяющих личность с новой фамилией, банк изменяет реквизиты открытого счета и перевыпускает банковскую карту.

Смена фамилии учредителя или акционера юридического лица

Так как фамилия учредителя юридического лица содержится в Едином государственном реестре юридических лиц (пп. «д» п. 1 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ), то при смене фамилии (имени, отчества) учредителя организация обязана сообщить об этом факте в регистрирующий орган – налоговую инспекцию. Установлен срок – три дня. В течение пяти рабочих дней регистрирующий орган ФНС вносит новую информацию об учредителе в реестр. Как и в случае с предпринимателями, на организацию может быть наложен штраф за нарушение установленного срока извещения налогового органа.

Персональные данные акционеров акционерного общества не фигурируют в Едином государственном реестре юридических лиц, но содержатся в реестре акционеров. Поэтому при смене фамилии (имени, отчества) акционером, ему необходимо обратиться к держателю реестра акционеров, чтобы внести изменения в реквизиты лицевого счета. В противном случае регистратор может отказать в проведении операций по лицевому счету, т.к. необходима будет идентификация.

Собственникам бизнеса следует иметь в виду, что с 21 декабря 2016 года вносятся изменения в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», согласно которым организации обязаны будут раскрывать информацию о своих бенефециарных владельцах. За неисполнение данной обязанности в КоАП РФ будет введена ответственность согласно статье 14.25.1. (вступит в силу также 21.12.2016) в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 30 тысяч до 40 тысяч рублей; на юридических лиц - от 100 тысяч до 500 тысяч рублей. Логично предположить, что при изменении личных данных бенефициарного владельца юридического лица также необходимо будет сообщать. Однако данная процедура пока не урегулирована.