Готовим письмо о смене директора для контрагентов

Кого и в какие сроки надо уведомлять о назначении нового руководителя

Директор компании является лицом, которое вправе действовать от ее имени без доверенности, за его подписью заключаются договоры, оформляются банковские и многие другие документы. Сведения о нем включены в ЕГРЮЛ и доступны заинтересованным лицам для ознакомления и проверки на сайте ФНС.

При назначении нового руководителя в обязательном порядке требуется уведомить:

1. Налоговый орган (п. 5 ст. 5 ФЗ "О госрегистрации юрлиц и ИП" от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Срок для такого сообщения составляет 3 рабочих дня с момента назначения нового лица. Уведомление составляется по утвержденной приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@ форме № Р13014.
2. Банк (п. 7.11 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И). Уведомление следует направлять сразу после вступления нового директора в должность. Для внесения изменений в сведения по лицам, указанным в карточке образцов подписей, требуется подготовить новую карточку, приложениями к ней являются документ, подтверждающий полномочия, и паспорт.
3. Контрагентов, если в договорах с ними есть пункт о необходимости уведомлять вторую сторону при изменении реквизитов и данных об организации. Срок и порядок направления письма о смене гендиректора для контрагентов обычно прописываются в условиях контракта, если нет — руководствуемся требованиями к разумности сроков.

В остальных случаях сообщение о новом главном лице компании — дело добровольное, но если учесть важность этой фигуры, то желательно предупредить каждого делового партнера об изменении руководящего состава. Иногда возникает вопрос, следует ли информировать контрагента письмом о смене финансового директора ООО, — в этом нет необходимости, так как он не является единоличным исполнительным органом, обычно это заместитель руководителя по ограниченному кругу вопросов.

Смежная тема: как составить уведомление о переименовании учреждения

Каким образом составить письмо-уведомление

В отличие от уведомления в налоговую инспекцию, для письма контрагентам нет установленной законом формы. Не надо переживать, как сообщить заказчикам о смене руководителя, достаточно руководствоваться общими правилами к деловой переписке и соблюдать условия договоров, если они касаются этого вопроса:

• использование фирменного бланка приветствуется, но необязательно, достаточно наличия реквизитов организации для возможности ее идентификации;
• дата и исходящий номер;
• данные получателя;
• краткая информация о новом руководителе с датой наделения его полномочиями и ссылкой на документ-основание для его назначения;
• подпись с расшифровкой.

Рекомендуем к письму приложить копию выписки из ЕГРЮЛ, которая содержит уже новые сведения о единоличном исполнительном органе.

Образцы

Шаблон:

Еще один образец: