Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Для чего ведут журнал регистрации

Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

• часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
• содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.

У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера (п. 84 ГОСТ Р7.0.8-2013).

Что в нем регистрируют

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

• 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
• 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

• по движению личного состава — индекс ЛС;
• отпускам — О;
• учету больничных — Б;
• командировкам — КМ.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

1. Порядковый номер распоряжения.
2. Дата.
3. Номер.
4. Вид.
5. Ф.И.О. работника.
6. Основание издания.
7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
8. Подпись ответственного.
9. Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

• название организации (без реквизитов);
• продублированное с обложки название документа;
• даты ведения — начало и окончание.

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

• используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

• не допускайте ошибок, помарок;
• избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
• имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
• номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
• номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
• рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
• в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
• укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

• ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
• неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Как и сколько хранить журнал

Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.

Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).

Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

• читаемость и сохранность данных;
• качественная четкая печать на хорошей бумаге.