Оформление отношений с работниками — это неизбежная составляющая ведения деятельности организациями и иными субъектами предпринимательской деятельности. При этом, как подсказывает личный опыт, многие не знают, что при увольнении сотрудников трудовые договоры с ними подлежат хранению в течение длительного периода времени.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
- Если сотрудник повторно принят и уволен в одном году, то все его договоры рассматриваются за этот календарный год.
- При ликвидации организации трудовые договоры и дополнения к ним передаются в архивы, уничтожать их нельзя.
- Допсоглашения хранят столько же, сколько и сам договор.
- За нарушение сроков хранения предусмотрены административные штрафы.
НПА, регулирующие сроки хранения трудовых договоров
Нормативно-правовыми актами, регулирующими сроки хранения трудовых договоров, являются:
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Перечень архивных документов ).
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
К утвержденному Перечню архивных документов допустимо обратиться, если вас интересуют сроки хранения и иных документов (паспортов зданий, приказов о принятии на работу сотрудников, распоряжений, должностных регламентов работников, согласий на обработку персональных данных и т.п.).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников
Согласно пункту 435 Перечня архивных документов, статье 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения составит 50 или 75 лет. Это зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство. Если до 1 января 2003 года — 75, если после — 50. Что означает термин «документ, законченный делопроизводством»? Рассмотрим ситуацию.
Пэпэтэшин Петр Петрович принят на работу в общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» 12 декабря 2010 года. 13 декабря 2015 г. Пэпэтэшин Петр Петрович уволен. Закрытие делопроизводством трудового договора наступает в день увольнения работника, т.е. в нашем случае 13 декабря 2015 года, поскольку это до 1 января 2003 г. — срок хранения 50 лет. Он начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем, в котором документ закончен делопроизводством. Следовательно, хранить трудовой договор Пэпэтэшина Петра Петровича следует до конца 2066 года.
Если организация ликвидируется, то данные документы уничтожать нельзя, они передаются в государственные и муниципальные архивы по месту регистрации организации. Например, если мы забьем в строке поиска «Архивы г. Екатеринбург», то увидим:
Вам будет полезно узнать:
Срок хранения дополнительных соглашений к трудовому договору уволенных сотрудников
Для начала отмечу, что заключение дополнительных соглашений осуществляется по ряду причин: изменение режима работы сотрудника (например, было закреплено, что график работы в организации 5/2, изменили на 2 через 2), увеличение заработной платы и т.п.
Дополнительное соглашение к трудовому договору является его неотъемлемой частью. Следовательно, дополнительное соглашение хранится в течение такого же периода, что и сам договор.
Надо знать: с помощью каких документов можно подтвердить трудовой стаж
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Какой законом установлен срок хранения соглашений между уволенным работником и работодателем?
50/75 лет. Это зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство.
-
Сколько по закону хранятся дополнительные соглашения к трудовому договору уволенных сотрудников?
Срок такой же, как у самих трудовых договоров.
-
Какая установлена ответственность за нарушение сроков хранения подобных документов?
Статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или штраф (на граждан — от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей).
-
Если организация ликвидируется, что делать с трудовыми договорами уволенных сотрудников и дополнительными соглашениями к ним? Вправе ли организация их уничтожить?
Уничтожать нельзя. Документы негосударственных организаций, подлежащие сохранению по закону (в частности, соглашения с работниками и дополнительные соглашения к ним), передаются в государственные и муниципальные архивы по месту регистрации организации.
-
Печенкина Анастасия Руслановна
2024-04-22 09:56:26По вопросу правильного хранения документов в архиве ВНИИДАД разработаны «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций».
