Арендуем имущество у сотрудника

Но давайте обсудим вопрос, что делать, если такому компьютеру понадобится ремонт? Или надо заменить картридж в принтере, или, например, купили программу для установки на такой компьютер. Как списывать расходы на компьютер, которого нет?

Рассмотрим «легализацию» такого имущества через договор аренды. Подтверждаем право собственности

В соответствии с п. 2 ст. 611 ГК РФ для заключения договора аренды требуется документальное подтверждение права собственности на имущество. Если компьютер купили только что, то обычно никаких проблем нет – чеки и документы едва ли потеряны. Если компьютеру 5 лет, то наличие документов уже сомнительно. А если это вообще стол и стулья, то от чеков, наверное. и следа не осталось.

Что делать? Всего лишь при составлении договора аренды отдельным пунктом прописать, что передача подтверждающей приобретение имущества документации в данном случае не предусматривается. А затем подробнейшим образом расписать, что именно сдается в аренду и указать стоимость, по которой сотрудник оценивает это имущество.

Кстати, после заключения такого договора работодатель уже по закону обязан нести расходы по содержанию и текущему ремонту арендованного имущества (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Определяем размер арендной платы

Контролирующие органы обязательно обратят внимание на договоры аренды имущества у сотрудников, если таких договоров будет слишком много или если выплаты по ним будут превышать заработную плату.

Если целью заключения договора является именно показать неучтенное ранее имущество, то арендная плата может быть совсем символической. Допустим 100 рублей в месяц.

Если же есть желание «убить двух зайцев» и сэкономить на взносах, то надо подумать. какая цифра арендной платы будет экономически обоснованной. В качестве критерия обоснования можно взять суммы амортизации. Для этого рассчитаем амортизацию из официально установленных норм.

Допустим, мы берем в аренду компьютер, который по Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002г. № 1 ) относится ко второй группе со сроком полезного использования от 2 до 3 лет. Учетной политикой организации, допустим, закреплено, что для второй группы мы применяем срок, равный 25 месяцам. Стоимость компьютера – 30 000 рублей. При линейном методе расчета амортизации арендная плата составит 30000 / 25 = 1200 рублей в месяц.

Подумайте, какую стоимость компьютера (при отсутствии платежных документов) будете ставить в договоре. И опять же не надо злоупотреблять – это должна быть рыночная цена. Для подтверждения цены можно приложить к договору рекламный проспект или распечатку с сайта магазина о цене на такой же или аналогичный товар.

Приятный бонус

Арендная плата не облагается страховыми взноса (п. 3 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ) как плата по договору гражданско-правового характера, предметом которого является имущественное право. В нашем примере при ежемесячной арендной плате в размере 1200 рублей экономия на взносах для организации будет составлять 1200*26%=312 рублей или 3744 рублей в год по сравнению с тем, если бы эту же сумму мы выплачивали как заработную плату.

К тому же, наш арендодатель-работник не принимает на себя обязательств исполнить поручение, выполнить работу, выполнять какие-либо действия в интересах арендатора-работодателя. То есть - не является застрахованным лицом в соответствии с п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ". Страховые взносы на случай травматизма на сумму арендной платы, выплачиваемую в пользу работника, не начисляются.

Размышляя об этих приятных мелочах. Все же не забываем и то, что арендная плата облагается НДФЛ в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 208 НК по ставке 13%.

Бухгалтерский учет аренды имущества у сотрудника

Бухгалтеру конкретной организации надо будет решить, на какой счет он будет относить расходы по аренде имущества. Такими счетами могут быть 20, 23, 25, 26, 29, 44 и другие. Рассмотрим пример торговой организации.

Вы можете прописать в договоре иную периодичность арендных выплат. Например, ежеквартальные платежи.

Пример договора аренды имущества у сотрудника

ДОГОВОР АРЕНДЫ ИМУЩЕСТВА
г. ______________ 
"____"_________20___г.
________________________________________________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, и 
________________________________________ , именуемое в дальнейшем "Арендатор", в лице 
__________________________, действующего на основании __________________________  заключили 
настоящий договор о нижеследующем.
1.	Предмет договора.
1.1.	Арендодатель сдает Арендатору сроком на ____ лет в аренду имущество во для использования  
____________________________ в целях осуществления своих уставных задач.
1.2.	Имущество представляет собой____________________________________номер___________. Стоимость 
имущества по договору составляет ______________________________________.
1.3.	Техническая и иная документация на имущество не передается Арендатору.
2. Обязанности сторон.
2.1. Арендатор обязуется:
а) использовать арендуемое имущество по прямому назначению, указанному в п.1 договора, а также в 
соответствии с другими условиями договора;
б) содержать арендуемое имущество в полной исправности и рабочем состоянии до сдачи Арендодателю;
в) своевременно производить за свой счет ремонт арендуемого имущества;
г) письменно сообщить Арендодателю не позднее, чем за ____ месяца о предстоящем возврате 
арендуемого имущества, как в связи с окончанием срока действия договора, так и при досрочном 
возврате, и после прекращения настоящего договора сдать имущество Арендодателю по акту в исправном 
состоянии, с учетом нормального износа;
д) по истечении срока договора, а также при досрочном его прекращении передать Арендодателю за 
полную компенсацию все произведенные улучшения имущества, составляющие принадлежность имущества и 
неотделимые без вреда для него;
е) в случае возврата имущества до истечения срока аренды или в связи с окончанием срока договора 
уплатить Арендодателю сумму стоимости не произведенного им и лежащего на его обязанности ремонта 
имущества.
2.2. Арендодатель обязуется:
а) после подписания сторонами договора в ________ срок предоставить соответствующее имущество в 
исправном состоянии Арендатору по Акту приема-передачи;
3. Платежи и расчеты по договору.
3.1. За аренду указанного в п.1 настоящего договора имущества Арендатор перечисляет Арендодателю 
плату в размере _______________________ в месяц. Начисление и выплата причитающихся Арендодателю 
сумм производится поквартально, за каждый квартал вперед; в течение первого месяца каждого квартала.
3.2. При неуплате Арендатором в оговоренные сроки арендной платы Арендодатель вправе потребовать 
пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки платежи.
4. Досрочное расторжение договора.
4.1. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендодателя, а Арендатор обязан вернуть 
имущество в случаях:
а) если Арендатор использует имущество (в целом или частично) не в соответствии с настоящим 
договором;
б) если Арендатор не внес арендной платы в течение _____ месяцев;
в) если Арендатор умышленно ухудшает состояние имущества.
4.2. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендатора в случаях:
а) если Арендодатель вмешивается в деятельность Арендатора по использованию арендованного 
имущества, не противоречащую настоящему договору, Уставу предприятия и Учредительному договору о 
его создании и деятельности;
4.3. Договор может быть расторгнут по взаимному соглашению сторон.
5. Продление договора.
5.1. При отсутствии заявления хотя бы одной из сторон о прекращении или изменении договора по 
окончании срока, он считается продленным на тот же срок и на тех же условиях, какие были 
предусмотрены договором.
5.3. При продлении договора на новый срок его условия могут быть изменены по соглашению сторон.
6. Особые условия.
6.1. Арендатор имеет право:
а) производить улучшения арендуемого имущества;
6.2. Договор действует с "___"_______20___г. по "___"______20___г.
6.3. Во всем остальном, не предусмотренным настоящим договором, стороны руководствуются действующим 
гражданским законодательством РФ.
6.4. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую 
силу.
Приложение к договору, без которого он недействителен: акт приема-передачи 
имущества  "___"_______20___г. 
7. Реквизиты сторон
Подписи:
                 Арендодатель                 Арендатор
                                                                      М.П.
Приложение к договору №
От «______»_________20___г.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ИМУЩЕСТВА
Г.______________                                                   «___»_____________20___г.
____________________________,, именуемый в дальнейшем «Арендодатель» , с одной стороны и 
___________________________, в лице ___________________________, действующий на 
основании_______________________________, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны:
Составили настоящий Акт о нижеследующем:
1.	Арендодатель сдал, а Арендатор принял имущество в виде 
_____________________________________________________
2.	Объект находится в состоянии, пригодном для его использования Арендатором.
3.	Стороны претензий друг к другу не имеют.
Подписи:
                 Арендодатель                 Арендатор
                                                                      М.П.