Вкладыш в трудовую книжку: как правильно оформить

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (далее — ТК) заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н есть краткая инструкция, как оформить вкладыш в трудовую книжку. В отличие от постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу с 1 сентября 2021 года, в Приказе № 320н не оговорена необходимость вшивать дополнение. Соответственно, нет и инструкции, как это правильно сделать. Де-юре отныне вшивать вкладыш нет необходимости. Но если вшить, то ничего страшного не случится, кроме того, вшивание обеспечивает сохранность документа, так как иные способы скрепления не столь надежны.

Что касается формы бланка документа, то она утверждена в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Но обратите внимание, что новый бланк применяется с 1 января 2023 года (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

По теме: правила оформления трудовой книжки

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Несмотря на то что в Приказе № 320н содержится новый бланк вкладыша, все предыдущие версии сохраняют свою действительность. В том числе форма из постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Тем более что состав документа не изменился: он по-прежнему состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 12 разворотов вместо 9 в предыдущей версии;
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 5 разворотов вместо 8 в предыдущей версии.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной ТК вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп, что выдан вкладыш, на титульном листе ТК (на стр. 1). Если на титульном листе нет места для этой записи, то она делается на титульном листе первого дополнения (пп. 2 п. 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу № 320н).

Если штампа в хозяйстве организации нет, то утвержденными правилами разрешено сделать соответствующую запись от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Так выглядит образец записи от руки, что выдан вкладыш в трудовую книжку.

Так выглядит пример документа в раскрытом виде.

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения ТК занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, то документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его могут вшить в ТК. В законодательстве не оговорено, как прошить трудовую книжку и вкладыш, даже определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно он вшивается сзади в самом конце документа. Для этого понадобится шило, иголка, суровые нитки и ножницы. На схеме даны некоторые рекомендации, которыми можно воспользоваться.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что использовать в работе разрешено только защищенные бланки установленного образца. Если вам встретится предложение скачать и распечатать форму рассматриваемого документа с помощью подручной оргтехники, то это является грубым нарушением.

Вот для наглядности образец, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками, — это готовый вариант.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден Приказом Минфина России от 11.04.2022 N 55н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды — в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 № ГКПИ07564.

Как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку

Инструкция по заполнению содержится в упомянутом Приказе Минтруда. Как делается нумерация во вкладыше в трудовую книжку: продолжается или сначала документа? Она продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку в 2024 году (бланк)

Скачать образец, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2024 году

Скачать образец, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку 2024 года (схема)

• Абрамсон София
  2022-02-24 08:05:30
  Эра бумажных трудовых книжек постепенно уходит в прошлое. Через какое-то время нам уже не придется интересоваться, как сделать запись, если закончилась трудовая книжка. Ведь на смену бумаге уже пришел электронный формат, что намного удобнее в работе. Хотя достоинства бумажных носителей умалять не стоит: что написано пером...
• Т.Т.
  2023-06-15 08:12:20
  смотрю, хочу правильно вписать в трудовую книжку новую должность. место вкладыша для оформления выбрал, но не уверен, как обозначить должность с учетом новых норм законодательства. она не совсем стандартная, так сказать, а именно "руководитель отдела digital-маркетинга". можно ли так написать или надо выбрать стандартное наименование из классификатора?
• Тюньша
  2023-06-16 08:12:38
  Как правильно заполнить вкладыш в ТК для совместителя? Буду благодарен за ответ.
• Лидия Иванова
  2023-06-16 10:34:32
  Тюньша, Так же, как и не совместителю
• из ОК
  2023-06-19 12:37:40
  Если работник проработал на предыдущем месте более 20 лет и там не было вкладышей, а новая трудовая книжка заполнилась за 3 года, то можно ли вшить вкладыш в старую трудовую, чтобы сэкономить на новой? Ясное дело, что вопрос больше про формальность и экономию, но все же интересно знать
• Янущенко
  2023-06-23 13:28:38
  Нужно дополнить, что при заполнении вкладыша необходимо указывать не только дату приема на работу, но и дату увольнения, если таковое имело место. Это важно для того, чтобы работодатель мог правильно рассчитать стаж работника и выплатить ему соответствующие льготы и компенсации. Без указания даты увольнения вкладыш не будет иметь юридической силы!
• Анфиса
  2023-06-28 06:35:28
  Юлия пишет уже столько лет и снова написала очередную ерунду(((( В Постановлении написано, что запись о выдаче вкладыша делается на ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ и для совсем "темных" даже указано "стр.1" , так на каком же основании автор дает образец и пишет, что "КАК ПРАВИЛО" штам ставится на обложке??? Делать как НЕ правильно у нас умеет процентов 90 кадровиков. Наверное все же данные статьи должны учить как делать правильно, а не как делают безграмотные кадровики??? Второй , простите, бред : если работник пришел к новому работодателю и некда писать он его отправляет к предыдущему, чтобы тот вшил вкладыш.... Даже комментировать не хочется - просто автор взяла и написала что в голову пришло.... Юлия, прекратите писать статьи по трудовому праву - Вы его не знаете от слова СОВСЕМ и не пытаетесь даже изуть. Что не статья - то половина чуши.
• Никита Костров
  2023-06-28 07:33:09
  Анфиса, по образцу соглашусь, косяк, по второй части комента - автор имел в виду другое, как я понял, если тк закончилась, запись об увольнении не внесли, вкладыш не вшили, то его и отправили туда обратно
• Черепаха Тортилла
  2023-06-28 12:15:40
  из ОК, Здравствуйте! В данной ситуации принципиального запрета на вшивание вкладыша в старую трудовую книжку не существует. Однако необходимо учесть, что в этом случае будет нарушена хронологическая последовательность записей о трудовой деятельности работника. Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., записи в трудовой книжке должны производиться в строгой хронологии, что гарантирует сохранение истории трудовой деятельности работника. Поэтому, несмотря на возможность экономии, рекомендуется вшивать вкладыши в последнюю трудовую книжку, где закончилось место.