Минфин рассказал о применении электронной подписи в первичных документах

Если первичный документ составляется в электронном варианте, он обязательно должен быть подписан электронной подписью. Виды  таких подписей регламентируются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Однако до тех пор, пока соответствующий федеральный стандарт не утверждён, организации имеют право пользоваться теми электронными подписями, которые предусмотрены иными нормативными актами, в частности Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

 

Еще одно требование закона – направлять в налоговые органы отчеты в электронном формате. Это требование распространяется на налогоплательщиков у которых численность сотрудников превышает 25 человек, при сдаче отчетности по НДФЛ. В случае с декларациями по НДС передавать информацию обязательно через телекоммуникационные каналы связи при любой численности работников. Остальная отчетность в ФНС в электронном варианте предоставляется при наличии 100 и более работников (например, декларации по спецрежимам, земельному и транспортному налогам). При этом в каждом из перечисленных случаев документы необходимо подписывать электронной подписью. 

Материал по теме

Электронный документооборот ~ Или от бумажного отказываться рано?

Какая именно электронная подпись нужна

Согласно закону № 63-ФЗ, существует два типа электронных подписей – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись. Тип подписи зависит от способа получения и наличия определенных степеней защиты. Любую из таких подписей можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций. Перечень таких центров содержится на сайте ведомства.

 

Чиновники считают, что закон разрешает подписывать первичные документы простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. При этом документ или отчет в ФНС (иные органы контроля) в электронном виде, подписанный электронной подписью, приобретает юридический статус, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью. 

Отметим, что согласно статье 169 НК РФ электронный счет-фактура, который также является первичным документом, обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя или иных уполномоченных лиц. В противном случае этот документ будет считаться недействительной.