Автор PPT.RU

Удержание из зарплаты работника суммы невозвращенных командировочных

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы? Работник вернулся из командировки 16.07.2012, 19.07.2012 представил авансовый отчет, согласно которому неизрасходованная подотчетная сумма составила 4000 руб. и в кассу не сдана. Установленный руководителем организации срок окончательного расчета по авансовому отчету совпадает с предельным сроком, отведенным на его представление. Согласно приказу руководителя организации и с письменного согласия работника указанная сумма удерживается из его заработной платы. Заработная плата работника за июль 2012 г. составила 60 000 руб. Заработная плата начисляется один раз в месяц, а перечисляется на банковские счета работников два раза в месяц равными частями.

Порядок ведения кассовых операций


С 01.01.2012 порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регламентирован Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П (п. п. 4.1 - 4.4, 7.1 Положения).


Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится кассиром по расходным кассовым ордерам, оформляемым согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. п. 4.1, 4.4 Положения).


В данном случае окончательный расчет по авансовому отчету, представленному в последний день срока, отведенного на его предъявление, работником не произведен.


Трудовые отношения


По суммам, выданным работнику под отчет, работник несет полную материальную ответственность вне зависимости от заключения с ним письменного договора о полной материальной ответственности. Невозврат в установленный срок работником не израсходованных им подотчетных сумм с точки зрения трудового законодательства является причинением организации ущерба (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 238 Трудового кодекса РФ, абз. 5 Письма Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).


Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного работником аванса по командировке может производиться удержание из его заработной платы. Решение об удержании из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности (абз. 3 ч. 2, ч. 3 ст. 137 ТК РФ). То есть в данном случае такое решение должно быть принято не позднее 19.08.2012. Это решение может быть оформлено приказом (распоряжением) руководителя. В данном случае удержание производится с письменного согласия работника (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).


Следует также учитывать, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Считаем, что размер удержаний исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). То есть в данном случае неизрасходованную и своевременно не возвращенную сумму аванса, выданного на командировку, организация может удержать в полном объеме при выплате второй части заработной платы за июль 2012 г. (так как 4000 руб. меньше, чем 4440 руб. ((60 000 руб. - 30 000 руб. - 60 000 руб. x 13%) x 20%)).


Бухгалтерский учет


Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", по дебету которого отражается выдача сумм под отчет, а по кредиту - списание утвержденных руководителем израсходованных сумм.


Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, своевременно не возвращенные работниками подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и в дальнейшем при удержании из оплаты труда работника списываются в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".


Суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу), а сумма начисленного НДФЛ - по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68 "Расчеты по налогам и сборам" (Инструкция по применению Плана счетов).


Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)


Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доход от источника в РФ, признаются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ). В данном случае организация, являясь налоговым агентом, исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ при выплате заработной платы работнику (п. 1 ст. 210, п. п. 2, 4 ст. 226 НК РФ). Датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ), следовательно, удержание НДФЛ производится при окончательном расчете - при выплате части заработной платы за вторую половину месяца (см., например, Письмо Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209). Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, то они не уменьшают налоговую базу по НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).


Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ подлежит перечислению в бюджет не позднее дня перечисления дохода со счета налогового агента в банке на банковский счет налогоплательщика (п. 6 ст. 226 НК РФ).






















































Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ
19.07.2012
Отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма 94 71 4 000 Авансовый отчет
31.07.2012
Начислена заработная плата за июль <*> 20 (44, 26) 70 60 000 Расчетно-платежная ведомость
Удержан НДФЛ с суммы заработной платы за июль (60 000 x 13%) <**> 70 68 7 800 Регистр налогового учета (Налоговая карточка)
Отражено удержание не возвращенного в срок неизрасходованного аванса 70 94 4 000 Распоряжение руководителя
Перечислена заработная плата за вторую половину июля (60 000 - 30 000 - 7800 - 4000) 70 51 18 200 Выписка банка по расчетному счету




<*> Порядок начисления и уплаты страховых взносов в данной консультации не рассматриваются.


<**> Записи по перечислению в бюджет удержанного НДФЛ в таблице не приводятся.



Л.В.Гужелева, консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
Комментарии
Вам может быть интересно:
Ошибка на сайте
Нужны образцы на все случаи жизни?
Бесплатно в КонсультантПлюс
Открыть
Удаление аватара

Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход

Вы уверены, что хотите выйти?