Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.
В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.
Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.
Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.
Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:
- благотворительные акции;
- развлекательные мероприятия;
- социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
- культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).
Как написать и оформить письмо
Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:
- чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
- какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
- какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).
Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.
Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:
- включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
- написать удобочитаемым шрифтом;
- для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.
Структура выглядит следующим образом:
- Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
- Заголовок письма.
- Содержательная часть о сотрудничестве.
- Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.
Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.
В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на...», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.
Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец
Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.
|
В ________________________ Руководителю _____________ __________________________ Предложение о сотрудничестве Уважаемый Ф.И.О.! Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года. За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________. Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________. Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ. Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания. Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время. Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________ Руководитель ______________ _______________/___________ М.П. «__»__________ ____ г. |
Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.
Улыбнитесь! На виртуальный питомец Еж Помпоний составил шуточное письмо о сотрудничестве от товарища Саахова к Шурику.
Как отправить письмо адресату
После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:
- обычная почта;
- е-мейл;
- передача с курьером;
- факс.
Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.
Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.
Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.
Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.
Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать образец письма о сотрудничестве между компаниями для поставки компьютерных технологий
Скачать образец письма-предложения о сотрудничестве для текущих партнеров
Скачать образец коммерческого предложения о сотрудничестве для потенциальных партнеров
Скачать образец предложения о сотрудничестве в бизнесе от клининговой компании в виде аутсорсинговых услуг
Скачать образец делового письма с предложением о сотрудничестве от СМИ для размещения рекламных материалов
-
Виктор Владимирович
2023-09-16 06:40:15Хотелось бы увидеть примеры успешного применения таких писем в реальной практике. Может быть, кейсы из жизни каких-то компаний?
-
Елена Павловна А.
2023-09-16 07:30:15Статья полезная, но хотелось бы больше информации о том, как правильно оформить письмо для различных сфер бизнеса, ведь подход может сильно различаться.
-
Аладимир Акимович
2023-09-16 08:50:15Хорошо бы добавить информацию о том, какие ошибки следует избегать при составлении такого письма, чтобы не отпугнуть потенциального партнера.
-
Наталья Игоревна
2023-09-16 11:00:15А какие юридические аспекты следует учитывать при составлении письма с предложением о сотрудничестве? В статье об этом не упоминается.
-
Кирилл
2023-09-16 11:30:15Хотелось бы увидеть примеры нестандартных и креативных подходов к написанию таких писем. Может быть, с применением инфографики или других визуальных элементов?
-
Мария
2023-09-16 14:10:15В статье упоминается, что письмо можно отправить по электронной почте, но как сделать так, чтобы оно не попало в папку "Спам"? Есть ли какие-то трюки или рекомендации?
-
ДиКа
2023-09-16 16:40:16как правильно подобрать заголовок для письма, чтобы он был максимально привлекательным и интересным для потенциального партнера.
-
Оксана
2023-09-16 18:10:15Хорошо было бы добавить информацию о том, как правильно оформить конечную часть письма, включая подпись и контактные данные, чтобы оставить хорошее впечатление и облегчить дальнейшее общение.
-
Алексей
2023-09-17 08:50:15А вот какие какие дополнительные материалы можно прилагать к письму, чтобы убедить потенциального партнера в серьезности намерений и привлекательности предложения.
-
Светлана Викторовна
2023-09-17 09:30:16Спасибо вам за статью, она очень интересная, но хотелось бы увидеть больше практических советов для тех, кто сталкивается с проблемой впервые. Например, какие документы стоит подготовить заранее, какие организации могут помочь в решении проблемы, какие шаги стоит предпринять для минимизации ущерба и как в дальнейшем обезопасить себя от подобных ситуаций.
-
Олтибоев Бехруз
2024-01-05 05:40:33как дело
