Правила перехода на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется по строгому алгоритму:

  1. Работодатель письменно уведомляет работников.
  2. Работники пишут заявление о согласии или сохранении бумажного формата.
  3. Отдел кадров начинает сдавать новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.
Содержание

В электронные трудовые включат полные сведения о стаже из бумажных

Государственная дума приняла в третьем, окончательном, чтении законопроект № 1052422-7, разработанный правительством РФ. Чиновники предлагают внести поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и разрешить перенос всех данных из бумажной трудовой книжки в электронную.

С 14.12.2020 Пенсионный фонд России начал вносить в СТД-ПФР информацию о работе за период до 31.12.2019 включительно. Основные сведения о стаже доступны с 2002 года, но только в том случае, если они есть в распоряжении ПФР. Теперь, после вступления поправок в силу, все граждане смогут обращаться в ПФР с заявлением о переносе недостающих сведений о работе из трудовой книжки на индивидуальный лицевой счет. ПФР внесет информацию за период до 2020 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у заявителя в отчете СТД-Р, поданном работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную трудовую книжку необязательно.

Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную трудовую на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.

Законодательные нормы

Отдельного ФЗ об электронных трудовых книжках (ЭТК) нет. Их внедрение закреплено в ТК РФ. Это ст. 66.1, она регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

Чем отличается от бумажной версии

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка 2020, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотреть данные можно в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя и распечатать сведения.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта, документ выдадут на руки в тот же день. Тем, кто устроится на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Что-то не получается?

Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.

Пошаговый алгоритм перехода

Работодатель или кадровая служба должны уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работнику надо определиться с видом учета и написать соответствующее заявление. Целесообразно выпустить приказ о переходе на электронные трудовые книжки, назначить ответственных, утвердить порядок перевода.

Шаг 1. Уведомление работников

Возможны индивидуальные разъяснения или единое информационное сообщение. Важно, чтобы уведомление о переходе на электронные трудовые книжки было письменным. Ознакомьте с ним всех сотрудников.

Шаг 2. Написание работниками заявлений

О том, как перейти на электронные трудовые книжки, работникам разрешено думать до конца 2020 года. Для удобства заранее подготовьте 2 варианта заявления и разошлите сотрудникам.

Подготовка и переход на электронные трудовые книжки в 1С уже ведется, внедрены формы заявлений и отчет.

Шаг 3. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения.

Шаг 4. Подготовка к сдаче новой отчетности

Впервые отчет отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД.

Идет постепенный переход на электронные трудовые книжки, последние новости содержат нерешенные вопросы: пока не ясно, сдавать ли отчет, если кадровых изменений не было.

Если работники написали заявления о переходе на ЭТК или произошли кадровые передвижки, отчет обязателен.

В 2021 году отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 5. Изменение внутренних кадровых документов

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек, в них нужно сделать запись — так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 6. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

До 31.12 2020 сотрудники выбрали формат учета своей деятельности: цифровой или бумажный. При сохранении бумажного варианта у него останется возможность перехода к ЭТК в будущем. Если выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

ВАЖНО!
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в день получения соответствующего заявления. Ранее чиновники утверждали, что в такой ситуации стоит следовать правилам выдачи документов, связанных с работой, то есть предоставлять трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней с момента изъявления сотрудником желания о переходе на электронный обмен данными, но в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933 изменили мнение.

В книге учета движения ТК делается запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданин будет получать сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В напечатанном виде их можно запросить:

  • в отделе кадров;
  • обратившись в ПФР;
  • в местном МФЦ.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

  • невозможно потерять или испортить документ;
  • легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
  • нельзя вносить изменения «задним числом».

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
Комментарии
Вам может быть интересно:
Ошибка на сайте
Нужны образцы на все случаи жизни?
Бесплатно в КонсультантПлюс
Открыть
Удаление аватара

Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход

Вы уверены, что хотите выйти?