Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Как знакомить работников с локальными нормативными актами организации

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под подпись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Каждый работодатель самостоятельно решает, как вести журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами или оформить другой документ. Существуют несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем положениям, приказам, договорам и иным документам;
• ставить подписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными актами обычно знакомят под подпись — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее — если на них непосредственно расписывается каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Чтобы этого избежать, работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают единую учетную форму, фиксирующую факт знакомства сотрудников с ЛНА.

В большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, допускается завести необходимый журнал отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Подробнее о том, как ознакомить работников с документами под роспись

Как заполнить журнал ознакомления с ЛНА

Утвержденной формы такого кадрового журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Только от работодателя зависит, как он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все ЛНА, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк утверждает своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа нет. Вот так выглядит стандартный ознакомительный лист журнала ознакомления с ЛНА:

Структура документа и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма кадрового документа достаточно простая. Не обязательно придавать ему книжную форму. Принятая в организации форма журнала ознакомления с локальными нормативными актами устанавливается уполномоченным листом — книга или отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, достаточно проставить дату начала и дату окончания записей.

Поскольку ЛНА, с которыми обязательно знакомить работников, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. Структура этих страниц одинаковая, необходимы графы:

• данные работника (Ф.И.О.);
• должность и отдел в организации;
• дата визирования (при необходимости — время);
• личная подпись каждого работника.

При желании листы нумеруют и прошивают, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение учета подписей обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Порядок и сроки хранения этого документа законодательно не урегулированы, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, 5-7 лет. Это является ошибкой, и на практике устанавливайте повышенные сроки хранения. Многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов о знакомстве с ними. Многие работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, часто продолжают работать в данной организации и просят поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, в котором прямо сказано, что все ЛНА (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. И если журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами обязателен и он касается персональных данных работников, необходимо установить для него срок хранения. Постоянно следует хранить такие локальные документы:

• положения о структурных подразделениях организации;
• положения об оплате труда.

Поэтому если работники ставят личные подписи и знакомятся с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, следует сделать аналогичным.