Командировка, утеряны авиабилеты, посадочный талон

Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете? 

Смотрите, заходите сюда, оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся.

Здравствуйте! Ознакомтесь пожалуйста со следующей информацией:

Письмо Минфина России от 05.02.2010 г. № 03-03-05/18

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, и сообщает, что согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.

Учитывая то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Таким образом, при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, - электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.

Что касается вопроса признания компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов, сообщаем следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Директор Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

И.В.ТРУНИН

Далее:

Сотрудник организации направлен в командировку за границу. Проездные документы (билеты на самолет) были приобретены за счет средств организации через третью фирму по безналичному расчету. Денежные суммы в подотчет сотруднику не выдавались, при этом по возвращении из командировки работник никаких сумм к возмещению не предъявлял.

По возвращении работника из командировки распечатана копия электронного билета, но посадочные талоны работник не представил. Факт нахождения в заграничной командировке подтверждается штампами в загранпаспорте и иными основаниями.

Правомерно ли признать в бухгалтерском учете расходы на перелет, если посадочные талоны работник не представил?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы на перелет командированного работника организация сможет учесть на счетах бухгалтерского учета на основании отчета, представленного данным работником.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании части первой ст. 168 ТК РФ, абзаца первого п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Пункт 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса. В свою очередь, на подотчетное лицо возлагается обязанность по возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).

В то же время из прочтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов.

Так, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлено без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012) отмечено, что обязанность по составлению авансового отчета возникает только в случае выдачи работнику денежных средств. Похожий вывод содержится в постановлении ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09.

Таким образом, полагаем, что в качестве подтверждения расходов на перелет кроме авансового отчета может быть использован иной первичный учетный документ, форма которого утверждается организацией в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (далее - ПБУ 1/2008), письмо Минфина России от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458).

Такая форма может быть разработана на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).

Также отметим, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе будет являться БСО (п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации").

Обращаем Ваше внимание, что на момент приобретения билетов услуга по перевозке еще не считается оказанной, то есть приобретение билета еще не свидетельствует об оказании услуги, а только о заключении договора перевозки (ст. 786 ГК РФ, п. 1 ст. 103, п. 1 ст. 105 Воздушного кодекса РФ).

При этом на основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

То есть именно посадочный талон подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту и, соответственно, факт оказания услуг (смотрите также письма Минфина России от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391).

При этом, как отмечает Минфин России в письме от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, при утере посадочного талона документом, подтверждающим расходы по осуществлению авиаперелета, может являться справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем (однако в данном письме речь шла о расходах для целей налогообложения).

В то же время в письме УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@ содержится вывод, что если посадочный талон по каким-либо причинам был утерян, факт перелета косвенно смогут подтвердить и другие документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке за границей (приказ о направлении работника в командировку, счета гостиницы, отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и т.д.).

Смотрите также письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384.

В постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 N 08АП-7487/11 также сказано, что непредставление посадочного талона и квитанции не меняет целевого назначения командировочных выплат, при условии, что имеются иные документы, подтверждающие нахождение работников в командировке.

Кроме того, факт несения расходов на оплату билетов может быть подтвержден платежными поручениями (смотрите также постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.05.2015 N Ф07-4336/14 по делу N А42-3285/2013).

Таким образом, учитывая условия вопроса, полагаем, что организация имеет основания считать, что услуга по перелету была оказана.

http://www.garant.ru/consult/account/675294/