Многие компании приобретают книги, оформляют подписку на периодику. Кто-то покупает справочники менеджера, книги по бухучету, обновленные издания Налогового кодекса, специализированные журналы и газеты, технические справочники. А кто-то приобретает развлекательную и художественную литературу.
Порядок учета печатных изданий напрямую зависит от их назначения и вашего умения обосновать их "производственно-управленческую направленность".
Обосновываем необходимость приобретения книг и печатных изданий
Для начала важно определить, насколько книги, журналы и прочие печатные издания связаны с вашей производственной деятельностью.
Например, вполне обоснованными можно считать затраты:
- на журналы (газеты) и книги по бухучету и налогам, например журнал "Главная книга", так как они нужны бухгалтеру для правильного ведения учета;
- книги по менеджменту, так как они нужны для лучшего управления персоналом;
- сборник строительных норм, если фирма занимается строительством;
- "Российскую газету", поскольку в ней публикуются законы и нормативные акты;
- глянцевые журналы (к примеру, "Vogue", "Cosmopolitan", "Shape" и т.д.) в ситуации, когда ваши клиенты вынуждены сидеть в ожидании своей очереди (например, в парикмахерских, салонах красоты);
- букинистические издания по юриспруденции, если ваш профиль - юридические услуги;
- прочую литературу, которая является "информационной" поддержкой, необходимой для ведения деятельности.
Весьма проблематично будет доказать, что вам необходимы для работы издания, приобретенные для создания интерьера в офисе или для размещения в кабинете директора в целях создания определенного имиджа компании, например:
- серия книг "Жизнь замечательных людей";
- русская и зарубежная классика;
- энциклопедия искусств;
- красивые художественные альбомы.
ОБЪЯСНИ РУКОВОДИТЕЛЮ
Книги и журналы, которые никак не связаны с деятельностью фирмы, лучше приобретать за счет чистой прибыли. В противном случае при проверке налоговики, скорее всего, уберут из расходов затраты на литературу непроизводственного характера, доначислят налог, а также пени и штрафы.
Это касается и подписки на издания непроизводственного характера, например на газету "Аргументы и факты".
Если обосновать необходимость приобретения какой-либо литературы сложно, то учитывать ее нужно следующим образом.
В бухгалтерском учете такую литературу ни как основные средства, ни как материально- производственные запасы учесть нельзя. Самым правильным будет отнести ее стоимость (вместе с НДС) к прочим расходам и отразить на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение такой непроизводственной литературы учесть не получится.
НДС принять к вычету тоже не удастся, так как не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета: литература не будет использована в деятельности, облагаемой НДС.
Этот способ учета наиболее безопасный. Если вы решите учесть расходы на такую литературу при расчете налога на прибыль и заявить НДС по ней к вычету, налоговые органы вряд ли с вами согласятся. В частности, они всегда считали необоснованными расходы на предметы интерьера, приобретенные для офиса. Доказывать свою правоту вам придется в суде, а вот суд, возможно, и примет вашу сторону. Например, при рассмотрении дела об обоснованности затрат на обслуживание аквариумов суд принял сторону налогоплательщика, указав, что расходы направлены на создание благоприятной обстановки. Также есть решение, в котором суд признал производственными затраты на предметы интерьера, поскольку они направлены на создание благоприятного впечатления у внешних посетителей.
А теперь давайте рассмотрим порядок учета литературы, которую можно отнести к производственной.
Учитываем подписку на периодические издания
Некоторые бухгалтеры относят плату за подписку в бухгалтерском учете на расходы будущих периодов. Но это неправильно. Сумма, уплаченная за подписку, является авансом и отражается по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Получив очередной номер журнала или газеты, на основании первичных документов учитываем его стоимость на счете 10 "Материалы" (дебет счета 10 - кредит счета 60) и сразу списываем на расходы по обычным видам деятельности (дебет счета 20 (26) - кредит счета 10). При оформлении подписки на электронные издания, получив счет-фактуру и акт, списываем стоимость подписки сразу на расходы, минуя 10-й счет.
При расчете налога на прибыль расходы на профессиональные издания включаем в прочие, связанные с производством и реализацией. При этом для целей налогообложения вы можете учитывать в расходах подписку одновременно на несколько печатных изданий по одной тематике.
НДС по подписке принимаем к вычету в следующем порядке.
ШАГ 1. Когда получаем от издательства счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС, принимаем его к вычету.
ШАГ 2. При получении счета-фактуры на уже поставленные номера (в основном их вкладывают в каждый номер):
- принимаем НДС по конкретному номеру издания к вычету;
- одновременно восстанавливаем такую же сумму НДС, принятую к вычету по авансовому счету- фактуре.
На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц или квартал .
Отражаем в учете деловую литературу
Хотя книга и используется в работе более года, ее стоимость вряд ли превысит 20 000 руб. (или иной меньший лимит стоимости ОС, установленный вашей учетной политикой). Поэтому в бухучете деловую литературу учитываем в составе МПЗ на счете 10 "Материалы" и списываем в расходы по обычным видам деятельности при передаче в подразделение, которое будет ее использовать (на счета 20, 26, 44 и т.п.).
Для целей налогообложения прибыли деловая литература, независимо от стоимости, не подлежит амортизации. Расходы на ее приобретение включаем в состав прочих расходов в полном объеме в момент приобретения.
НДС по книгам можно принять к вычету, если:
- литература получена и принята на учет;
- литература используется для деятельности, облагаемой НДС;
- есть правильно оформленный счет-фактура.
"Упрощенный" учет подписки и книг
Для упрощенцев в закрытом перечне расходов подписка на периодические издания и приобретение деловой литературы не значатся. Основываясь на этом, Минфин и некоторые суды расходы на подписку и приобретение литературы не признают.
Впрочем, в ФНС России считают, что если приобретенная литература действительно нужна упрощенцу для работы, то учесть ее стоимость в расходах можно.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
МЕЛЬНИЧЕНКО АНАТОЛИЙ НИКОЛАЕВИЧ - Государственный советник РФ 1 класса
Однако, если расходы связаны с приобретением специальной (нормативной) литературы, информация из которой непосредственно используется при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), то есть является их необходимым компонентом, такие расходы могут быть отнесены к материальным расходам, учитываемым при применении УСНО".
Этого же мнения придерживаются и большинство судов.
* * *
Если книги, журналы, газеты и прочие издания имеют явно производственную направленность, то проблем с их учетом возникнуть не должно. Другой вопрос, если вы приобрели печатную продукцию, которую трудно или даже невозможно отнести к профессиональной, но при этом считаете ее приобретение необходимым, например, для создания благоприятного имиджа фирмы. Если вы решитесь учесть такие затраты в составе производственных расходов, будьте готовы предоставить весомые аргументы в пользу своей правоты, которую, скорее всего, вам придется доказывать в суде.
Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2011, N 4
Полянская В.А.
Узнать подробнее о журнале "Главная книга"
