Руководитель и главный бухгалтер - наиболее значимые люди в любой организации. Ведь именно они ответственны за правильное документальное оформление "хозяйственной жизни" фирмы. В частности, расчетные документы без подписи главбуха сотрудники организации и банка вообще не должны принимать к исполнению.
Содержание
Но все мы, включая и руководителя с главным бухгалтером, нуждаемся в отдыхе. И возникает вопрос, кто будет расписываться на всех документах и исполнять другие обязанности директора и главбуха на время их отпуска. Не секрет, что во многих организациях в документах перед должностями руководителя и главного бухгалтера в период их отсутствия появляется дополнение "и.о." или "вр.и.о.". Все мы знаем, что это означает: исполнение обязанностей или временное исполнение обязанностей работника. Но таких должностей, как и.о. руководителя или вр.и.о. главного бухгалтера, в трудовом законодательстве просто нет. Вы спросите: "Как же тогда все правильно оформить?".
Здесь возможны три варианта.
ВАРИАНТ 1. Передаем полномочия заместителю
Если у вас в штате есть должности заместителя руководителя и заместителя главного бухгалтера, то все просто. Они замещают руководство, например, во время отпуска, командировки, болезни и т.п.
Причем это фиксируется в трудовом договоре с заместителем руководителя и заместителем главбуха изначально при его заключении. Также это может быть прописано и в должностных инструкциях заместителей. Тогда полномочия руководителя (главбуха) переходят к замам автоматически, ничего дополнительно делать не нужно.
А вот если у руководителя несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по договорной работе, зам по финансам и т.п.), а исполнять обязанности будет один, то в этом случае надо издать приказ об этом.
Обычно заместители не получают доплату за время исполнения обязанностей руководства, поскольку такая замена уже учтена при установлении им окладов. На всех документах, которые будет подписывать зам, должны стоять должность "заместитель руководителя (главного бухгалтера)", его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.
ВАРИАНТ 2. Передачу полномочий другому лицу оформляем как совмещение
Если же у вас в штате нет заместителей (или эти должности пока вакантны), то на время отпуска исполняющим обязанности руководителя или главного бухгалтера можно назначить другого работника.
Например, вместо главбуха - ведущего бухгалтера, а вместо генерального директора - коммерческого директора или старшего менеджера. В этом случае передачу полномочий правильнее оформить как совмещение профессий (должностей) (не путать с совместительством, см. ниже). То есть сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную - работу руководства. И за это совмещающему свою и чужую работу сотруднику положена доплата, которая зависит от объема дополнительной работы. Ее размер устанавливает руководитель по соглашению с работником. Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. В приказе о совмещении должностей руководителю надо указать:
- содержание и объем дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);
- срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
- конкретный размер доплаты;
- передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо руководителя (главного бухгалтера).
Сходный приказ надо составить и на временное исполнение обязанностей руководителя.
Учтите, что когда работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, подписывает документы, то он не имеет права просто ставить свою подпись напротив фамилии и инициалов имени и отчества руководства.
Обычно делают так. Под реквизитом "Руководитель организации" или "Главный бухгалтер организации" такой работник дополнительно пишет "За руководителя организации" или "За главного бухгалтера" и указывает свои фамилию и инициалы имени и отчества, должность, а также номер и дату приказа, которым он назначен временно исполняющим обязанности.
Примечание. Оформлять временное исполнение обязанностей руководства как внутреннее совместительство, конечно, можно. Но это очень неудобно. Ведь работа по совместительству предполагает, что в течение рабочего дня сотрудник исполняет свою основную работу. И только потом, в свободное от основной работы время, выполняет работу по совместительству. В этом случае обязательно надо составить отдельный трудовой договор. К тому же работа по совместительству не может превышать половину нормы рабочего времени за учетный период (например, месяц). И тогда может получиться, что, например, старший менеджер в течение рабочего дня (8 часов) будет выполнять свою основную работу, а после его окончания (с 18.00 до 22.00 часов) - работу руководства.
ВАРИАНТ 3. Передачу полномочий другому лицу оформляем как временный перевод на другую работу
Сразу скажем, что использовать временный перевод как вариант передачи другому сотруднику полномочий руководителя не стоит.
Дело в том, что в этом случае вам придется собрать всех участников (акционеров), поскольку руководитель организации избирается общим собранием участников (акционеров) общества.
Как вы понимаете, сделать это не всегда просто. К тому же не факт, что участники (акционеры) одобрят кандидатуру нового руководителя. Но даже если все это случится, вам придется подавать сведения о новом руководителе в ИФНС, чтобы налоговики занесли их в ЕГРЮЛ. Согласитесь, довольно муторная процедура. А на должность главного бухгалтера временно перевести другого работника можно. Но опять же, делать это имеет смысл, только если вы знаете, что главбуха не будет долго, например 2 месяца и больше. Ведь в этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главбуха. Соответственно, и получает он такую же зарплату, как и главбух (а не свою).
При временном переводе сотрудника на должность главбуха руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ.
Имейте в виду, что после временного перевода работник при подписании документов будет указывать должность "главный бухгалтер", но ставить свою фамилию, инициалы имени и отчества и подпись. Но вы должны понимать, что, полностью освобождая замещающего сотрудника от его основной работы, вы "оголяете" его участок работы. И вам придется искать другого человека, который бы выполнял работу этого сотрудника. Учтите: если планируется, что временно переведенный на должность главного бухгалтера сотрудник будет лично получать из налоговой инспекции документы (а такая ситуация может возникнуть в любой момент), то придется направить в ИФНС письмо в произвольной форме с сообщением о временной смене главного бухгалтера и копию приказа об этом. Так что если руководитель или главный бухгалтер уходят в обычный отпуск всего на 2 - 3 недели, оформлять на замещающего работника временный перевод просто нерационально. Это создаст вам только лишние и ненужные проблемы.
Оформляем доверенность на руководителя
Поскольку действовать от имени общества без доверенности может только директор, то на работника, временно исполняющего обязанности руководителя, помимо приказа, нужно обязательно оформить еще и доверенность. Иначе замещающий руководителя сотрудник не сможет представлять интересы фирмы в налоговой инспекции, во внебюджетных фондах, заключать договоры, совершать сделки и т.п. Если не хотите наделять замещающего сотрудника всеми полномочиями руководителя, то пропишите в доверенности их закрытый перечень, а также срок действия полномочий.
Оформляем временные банковские карточки
Обычно право первой подписи на банковских документах (платежных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй - главному бухгалтеру организации.
Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации.
Если замещающим руководителя и главного бухгалтера работникам вы хотите предоставить право подписи банковских документов на неопределенный (длительный) срок, то вам надо будет заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда они смогут подписывать платежные поручения и чеки.
Конечно, право первой или второй подписи замещающим лицам вы можете предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей.
Если у вас в организации стоит система "Клиент-банк", то оформлять банковские карточки не придется. Замещающим руководство сотрудникам надо будет просто передать ключи ЭЦП руководителя и главного бухгалтера для подписи электронных документов в системе "Клиент-банк". Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.
Кроме того, помните вот о чем. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.
Но в жизни бывает всякое. Если вы сдаете отчетность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчетность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчеты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.
*** Как видим, есть вполне надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства. И нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи и давать недобросовестным работникам повод этим воспользоваться. И еще один совет: перед уходом в отпуск набросайте памятку временно исполняющему ваши обязанности работнику со сроками уплаты налогов, сдачи отчетности, платежей по текущим договорам, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться. И без крайней необходимости не оставляйте ему контактный телефон, по которому можно связаться с вами во время отпуска. А то может получиться так, что вам будут звонить по любым, даже пустяковым вопросам и испортят весь отдых. Лучше расслабьтесь и набирайтесь сил для дальнейшей успешной работы.
Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2010, N 11 (Шаронова Е.А.)
Правовые документы
