Допустим, мне начальник сказал: "Эта задача приоритетна". Что он имел в виду? Каков критерий приоритетности? Важность или срочность? Как понять, что скрывается за словами "важность" и "срочность"? Если важность, то каков параметр, признак важности? Сделать срочно - это значит через 2 часа? К завтрашнему дню? Сегодня - это значит к ночи? К обеду? К концу рабочего дня?
О таких вещах нужно изначально договариваться. Разработка критериев приоритетности - это типичный предмет командно-корпоративных договоренностей.
Для начала поговорим о типовых критериях приоритетности.
Первый вопрос - является ли задача так называемой пробкой? Тормозит ли она те или иные участки бизнес-процессов?
Например, главному бухгалтеру принесли на подпись платежные документы на оплату картона поставщику. А у него нет времени их подписать, он совещается с юристами по поводу возврата госпошлины, уплаченной по выигранному налоговому делу. При этом курьер, который должен ехать в банк, сидит и не уезжает по другим делам. Снабженцы ждут, когда пройдет оплата картона, он срочно нужен для упаковки товара. Экспедиторы и водители ждут сигнала, что можно ехать за картоном. И так далее. Сначала люди полдня бегают и узнают, подписаны документы или нет, а когда главбух их подписывает, начинается аврал. Ведь то, что можно было сделать за день, исполнителям пришлось делать за полдня. При этом вполне возможно, что проконсультироваться с юристами можно было и позже, после подписания платежек. Ведь на время консультации затормозился целый участок бизнес-процесса. А это очень важный параметр при определении приоритетности задач главбуха.
Следующий типичный критерий приоритетности задач - ориентированность на клиента. Бухгалтеру всегда стоит задумываться, связана ли та или иная задача с клиентом. Например, вам надо определиться, что делать в первую очередь: оформить отгрузочные документы для покупателя или подготовить ответ на вопрос руководства? Как правило, первая задача все-таки важнее, ведь из-за проволочки в оформлении документов компания вообще может потерять клиента.
Отсюда и следующий критерий - цена вопроса. Причем рассматривать его надо в двух плоскостях. В какой мере от решения конкретной задачи зависят, с одной стороны, деньги компании, с другой - ее имидж? Ведь бывает, что деньги-то могут и не играть особой роли, но возможен серьезный репутационный риск, а значит, эту задачу нужно выполнить в первую очередь.
Например, на расчетном счету организации только 100 тысяч рублей, и перед главбухом стоит выбор: заплатить проценты по кредиту или оплатить коммунальные услуги. Возможно, он не сам будет решать этот вопрос, но тогда он должен все доходчиво объяснить своему руководству. Если вовремя не погасить проценты, велика вероятность испортить свою кредитную историю и больше никогда не получить выгодный кредит, то есть налицо репутационный риск. Кроме того, из-за просрочки банк может потребовать досрочно погасить кредит.
И, наконец, оценивать приоритетность задач надо в зависимости от того, кем отдано распоряжение. Например, рядовой бухгалтер получил распоряжение от генерального директора сегодня же сверить расчеты с контрагентом, а главный бухгалтер тоже сегодня ждет от него распечатанную и заполненную кассовую книгу, потому что ее затребовал банк. Скорее всего, он отодвинет кассовую книгу и станет сверять расчеты.
Естественно, в конкретной компании для определения приоритета той или иной задачи могут использоваться не все эти критерии либо два-три критерия одновременно. Например, критерий первый - оказывает ли решение задачи влияние на развитие бизнеса. Критерий второй - какова цена вопроса, значительна ли сумма денег, которая зависит от решения этой задачи. Третий критерий - связана ли задача с клиентом. Для компании, в которой я работаю, все эти критерии равноценны. И если на три вопроса ответ "да", то у задачи высокий приоритет. Если на два вопроса ответ "да", то у задачи средний приоритет. Если ответ "да" только на один вопрос, то у задачи невысокий приоритет.
Для того чтобы понимание приоритетов у исполнителей и руководства совпадало, критерии надо согласовать. Например, заполнив вот такую таблицу, главный бухгалтер и бухгалтер-исполнитель, каждый в своей колонке, формулируют три вопроса определения приоритетности задач: что скрывается за понятиями "высокий приоритет", "средний приоритет" и "низкий приоритет"?
Главный бухгалтер, отдающий распоряжения | Бухгалтер-исполнитель |
Какие вопросы, по вашему мнению, должны себе задать подчиненные, получив от вас задачу, для определения ее приоритета? | Какие вопросы вы обычно задаете себе для определения приоритета поступающей от вашего руководства задачи? |
1. | 1. |
2. | 2. |
3. | 3. |
Обратите внимание, что при формулировании вопросов нельзя употреблять слова "важность" и "срочность", поскольку мы с помощью этой таблицы и пытаемся понять для себя, что мы подразумеваем под этими словами, что они означают конкретно.
Потом, сопоставив свои вопросы и обсудив расхождения, они определяют единые критерии приоритетности и уже исходя из них строят свою работу.
Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2009, N 7
Лукашенко М.А.
