Для подтверждения затрат на деловую встречу помимо первичных документов организации необходимо оформить соответствующую распорядительную документацию. Минфин РФ в своем Письме от 13.11.07 № 03-03-06/1/807 напомнил перечень необходимых документов, которые должны подтвердить деловую цель представительских расходов. Такими документами являются:
• приказ руководителя организации о соответствующих затратах;
• смета;
• первичные документы, в том числе на покупку товаров для представительских целей и оплату услуг сторонних организаций;
• отчет о мероприятии.
В приказе руководителя организации следует указать ответственных лиц за организацию данного мероприятия. Полезно утвердить программу встречи, в которой перечисляются участники с обеих сторон, конкретные мероприятия, место и время их проведения.
В смете должны быть учтены лимиты соответствующих расходов (например, лимиты расходов по буфетному обслуживанию).
Очевидно, что первичная документация доказывает лишь наличие затрат. В то время как распорядительные документы докажут, что расходы действительно являлись представительскими, а не были направлены на организацию развлечений и отдыха за казенный счет (п. 2 ст. 264 НК РФ Налоговый кодекс Статья 264 ).
Наиболее важным документом является отчет о проведении встречи. Минфин РФ рекомендует указать в отчете цель делового приема и сумму понесенных расходов, а также результат мероприятия и иные необходимые данные о нем (в том числе виды конкретных мероприятий, место и время переговоров, фактический состав участников, меню и т. д.).
Очевидно, что исход официального приема возможен в двух вариантах.
Вариант первый – оптимистический, то есть данное мероприятие благополучно закончилось подписанием договора, что, разумеется, следует отразить в отчете.
Вариант второй – пессимистический. Это когда переговоры не привели к заключению сделки. Такой итог встречи также следует указать в отчете. Большинство специалистов по налоговому законодательству (кроме работников налоговых органов) сходятся во мнении, что этот факт не должен повлиять на возможность учесть расходы. В судебной практике также возобладал тот аргумент, что обоснованность расходов подтверждается не достигнутым результатом, а намерением получить экономический эффект (например, Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.06 № 53 , определение Конституционного суда РФ от 04.06.07 № 320-О-П ). Арбитражные суды на местах также склоняются к тому, что результативность переговоров не является обязательным условием для списания представительских расходов.
Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса