Многие работодатели обязаны направить в ФНС России отчет о среднесписочной численности работников. И это не статистическая отчетность, а именно налоговая. Сдать форму нужно не позднее 21 января 2019 года, а правила определения среднесписочной численности работников за 2018 год изменились.
Что случилось?
ФНС России напомнила всем организациям и ИП с наемными работниками о необходимости до 21 января 2019 года направить в свои территориальные ИФНС сведения о среднесписочной численности работников. При этом вычислять среднесписочную численность сотрудников за 2018 год, как также напоминают налоговики, нужно по новым правилам. Рассмотрим правила подачи этого отчета и новый порядок определения среднесписочной численности подробнее.
Кто должен сдать отчет о среднесписочной численности
Представлять в налоговую инспекцию отчет о среднесписочной численности должны не все работодатели. Такая обязанность установлена статьей 80 Налогового кодекса РФ для:
- действующих организаций — в срок до 20 января года, следующего за отчетным (в 2019 году 21 января, так как 20.01 — воскресенье);
- действующих ИП с наемными работниками — в срок до 20 января;
- новых организаций и ИП с работниками — в срок до 20 числа месяца, следующего за датой регистрации.
Следовательно, индивидуальным предпринимателям без наемных работников отчитываться не нужно. Таким образом, в правилах сдачи отчета и сроках ничего не изменилось.
Форма отчета
Сведения о среднесписочной численности сдаются по рекомендованной форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Заполнить ее можно как в электронном, так и в бумажном виде.
Как вычислить среднесписочную численность
Для определения среднесписочной численности работодателям рекомендовано руководствоваться приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, который не успел вступить в силу в прошлом году и потому не применялся. Этот же документ регулирует подсчеты для статистической отчетности и формы 4-ФСС. Приказ Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года, больше не применяется.
Для того чтобы расчеты были правильными, нужно придерживаться следующих правил:
- Включать в форму сведений только тех работников, с которыми заключены трудовые договоры (п. 76 Указаний по заполнению формы, утвержденных Приказом № 772).
- Работники, которые находятся в отпуске, на больничном или в командировке, также должны быть включены в отчет.
- В отчет не нужно включать работников по договорам ГПХ, а также тех, кто является внешним совместителем (п.78 Приказа № 772).
- Не включают в среднесписочную численность и учредителей организации, не получающих зарплату.
- Сотрудницы, которые находятся в декрете или отпуске по уходу за ребеноком в отчет не включаются.
- Нужно отдельно определять численность сотрудников с полным рабочим днем, а также тех, кто работает неполный день.
- Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем используйте формулу, показанную ниже.
- В списочную численность работников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Расчет месячной численности работников с полным рабочим днем можно выполнить по специальной формуле:
Списочная численность работников на каждый день месяца / Число дней в месяце = Среднесписочная численность работников с полным рабочим днем.
Численность сотрудников с неполным рабочим днем за месяц нужно вычислять с помощью специального алгоритма:
- Вычислить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем, разделив месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
А где взять эти человеко-дни? Конечно же, тоже посчитать! Для этого нужно просто умножить число отработанных дней на число работников. После этого можно узнать среднесписочную численность работников за месяц. Для этого необходимо сложить численность работников с полным и неполным рабочим временем за этот месяц. Полученный результат следует округлить до целого значения по общеарифметическому правилу (п. 79.4 Приказа № 772).
Поскольку в отчете потребуются также квартальные и годовые значения, их можно определить путем сложения результатов за соответствующее число месяцев и деления их соответственно на это число.
