Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Как заполнять ПЛ на транспортные средства, знает каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта.

Форма путевого листа легкового ТС в 2024 году

Форма, по которой ИП и организации заполняют документы на авто, утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Этот бланк путевого листа легкового автомобиля в 2024 году является актуальным.

Предусмотрены отдельные бланки для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Унифицированная форма не обязательна для применения, организации и ИП вправе использовать путевой лист для водителя легкового автомобиля по своему шаблону. При разработке собственного бланка необходимо учитывать обязательные для заполнения сведения, которые утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

Обязательные реквизиты в путевке

Это документ строгой отчетности. В нем указывают обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2020 года таких обязательных реквизитов стало больше, их утвердили Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

В форму вносят реквизиты:

• наименование и номер листа;
• срок действия;
• сведения о собственнике (владельце);
• сведения об автомобиле и водителе;
• данные о поездке.

В сроке действия указывают период использования ПЛ. Если его выдают более чем на один день, указывают начальную и конечную даты. Обязательно указывается марка горючего для путевого листа, чтобы бухгалтер списал ГСМ по организации.

Сведения о собственнике (владельце) включают:

• для юрлица — наименование, правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

В сведения о транспортном средстве вносят:

• тип ТС, марку и модель;
• для прицепов — марку и модель прицепа;
• номер ТС и прицепа;
• пробег при выезде и возвращении;
• дату проведения ТО.

В сведения о водителе вносят:

• Ф.И.О.;
• дату предрейсового и послерейсового медосмотра.

В сведениях о перевозке указывают информацию о видах сообщения и видах перевозки.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Его обязаны проходить лица, осуществляющие трудовую функцию водителя. Перечень работ, содержащий трудовую функцию водителя, утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 № 2349. При этом если трудовая функция работника предполагает разъездной характер работы и использование служебного авто или авто, которое предприятие арендует или выплачивает компенсацию работнику за использование личного транспортного средства, медосмотр обязателен.

Интересно по теме: наказание за отсутствие карты тахографа

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Документы на поездки нужны самой организации. Готовый заполненный путевой лист легкового автомобиля сдают в бухгалтерию.

С его помощью бухгалтер рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы ПЛ нужен для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, на основании ПЛ подтверждают законность и обоснованность рейса, право управления автомобилем. Отсутствие ПЛ является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование ПЛ — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Документ позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как определят фактический или нормативный объем использования, рассчитывают сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Чтобы списать ГСМ, недостаточно путевки, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Формы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

Оформлением документа в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму вправе непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, уполномоченное лицо несет ответственность за наличие документа, за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением занимается сам водитель (это не запрещено), ему необходимо заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Требования к заполнению ПЛ:

1. Документ оформляют на каждое эксплуатируемое ТС.
2. Оформление происходит до начала рейса.
3. Если ТС эксплуатируют несколько водителей в течение рабочего дня, оформляют несколько ПЛ (на каждого водителя).
4. В наименовании листа указывают тип ТС, на которое он оформляется.
5. Номер документа указывают в заголовке в хронологическом порядке.
6. Даты, время и пробег заполняют лица, уполномоченные работодателем.
7. При оформлении на одно ТС нескольких путевок на разных водителей дату, время и пробег указывают при выезде первого водителя и по возвращению последнего.
8. Сведения о медосмотре заполняет медицинский работник.
9. Выданные ПЛ фиксируют в журнале регистрации. Его ведут в печатной или электронной форме.

Вот образец заполнения путевого листа легкового автомобиля по форме 3:

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штраф за отсутствие путевого листа прописан в ч. 2 ст. 12.13 КоАП РФ, его размер — 500 рублей. Штраф выпишут водителю транспортного средства, а не организации.

Накажут не только за отсутствие ПЛ, но и за нарушения при его заполнении. В соответствии ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ, за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а должностных лиц — на 5000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра автомобиля.

• Челозерцева Александра
  2022-03-22 11:06:18
  Большинство организации используют унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля в 2022 году. Это упрощает работу, так собственник точно не забудет о каком-нибудь обязательном поле.
  В вашей организации используют унифицированный шаблон или свой собственный?