Классификация приказов
Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.
Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам;
- по основной (профильной) деятельности.
Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».
Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.
Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:
- соблюдение правил внутреннего распорядка;
- эксплуатация зданий, помещений;
- транспортное обслуживание, внутренняя связь;
- обеспечение безопасности организации.
Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.
А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.
Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.
Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности
Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.
Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68, ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.
Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности
Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.
Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.
