Служебная записка: правила написания, примеры, образцы

Что собой представляет служебная записка

Служебная записка — это документ для внутренней деловой переписки. Особенно популярен такой инструмент в компаниях, где много подразделений разного уровня, и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях подобные записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно писать служебную записку руководителю, чтобы корректно донести информацию.

Подобный официальный документ важен не только для работы внутри компании. Он понадобится и при взаимодействии с контролирующими органами или судом. Так, служебная записка о регулярных опозданиях станет основанием для вынесения выговора или даже приказа об увольнении за прогулы. А служебка о поломке компьютера докажет необходимость расходов по вызову мастера или покупке новой техники.

Кто и когда составляет записки

Написать служебку вправе любой сотрудник. Ее пишут, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. В документе сообщают не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал руководство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Для примера: как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Разновидности служебных записок

Наиболее распространенные виды служебных записок — информационные, пояснительные и объяснительные, аналитические — в зависимости от содержащейся информации. Обычно с их помощью:

• запрашивают данные, сведения, которые отсутствуют у работника;
• сообщают о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщают о направлении в командировку;
• предлагают дополнительно премировать;
• информируют о возникших проблемах в рабочем процессе и т. д.

Как оформить служебную записку по ГОСТу

Унифицированная форма служебной записки законом не установлена. Поэтому коммерческие компании вправе вводить и использовать самые разные шаблоны для сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, которые требуют вмешательства руководства.

Но на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь покажем образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила составления служебной записки

Обычно в документе две части. В первой уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему. Рассмотрим детально подготовку служебки.

Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).

Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Для сведения: правила написания официальных писем

Образцы для разных случаев

Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Рассмотрим несколько образцов, как писать служебные записки руководству в различных ситуациях.

Подтверждение командировки

Читайте также: как составить служебную записку о направлении в командировку

Премирование

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.

Подробнее: как составить служебную записку о премировании

Отсутствие на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Может пригодиться: как составить объяснительную записку при опоздании или прогуле

Списание товарно-материальных ценностей

Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный документ.

Может пригодиться: как составить акт списания материальных ценностей

Необходимость ремонта оборудования

С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Отзыв из отпуска

Перевод на удаленную работу

Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.

Составляют ли служебки в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме. Плюс необходимо подписывать обращение цифровой подписью любого вида (см. письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).

Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, и было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Дополнительно: чем занимается секретарь

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, и сроками их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.

На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы дольше (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

• Кадровик.
  2021-08-09 14:48:37
  Здравствуйте. На меня написали докладную. Знакомить меня с ней должны? Под роспись , выдать копию?
• Никита Костров
  2021-08-10 10:04:44
  Кадровик., добрый день, вообще да, ознакомить обязаны, она же касается персонально вас, кто там что пишет. копию выдадут по запросу, если вот прям заартачатся - напишите заявление, сошлитесь на стать 62 тк рф и ждите три рабочих дня - если не предоставят - пишите в гит или прокуратуру
• Ирина
  2022-01-13 03:43:47
  Добрый день, помогите пожалуйста составить служебную записку мы отдел айти и нам должен отдел бизнеса предоставить план задач для нового 2022 года
• любовь
  2022-06-03 09:08:51
  добрый день.подскажите, ка директор должен написать служебку на доплату для своего сотрудника?
• Мотрой Алена
  2022-07-13 08:03:40
  Если сомневаетесь, как правильно писать служебную записку руководителю, лучше уточнить это у секретаря. А еще лучше попросить образец, если такой шаблон имеется в организации. А вы часто пишете докладные и служебные записки начальству? По каким причинам?
• Наташа
  2023-06-13 12:17:12
  как правильно оформить служебную записку, если нужно подтвердить свою командировку в другой город?
• топчик
  2023-06-15 11:01:05
  Кому адресовать служебную записку на ремонт оборудования, если мой непосредственный начальник уже отказал?
• заяч
  2023-06-20 15:22:38
  Интересует вопрос составления служебной записки в электронном виде. В связи с переводом многих работников на удаленную работу из-за последних обстоятельств, организация в которой я работаю, решила полностью перейти на электронное документооборот. Подскажите, пожалуйста, должен ли в электронной служебке присутствовать обязательно мой физический подпись, или же достаточно будет использования цифровой подписи? Если это возможно, каким образом лучше всего оформлять такую записку, чтобы она была юридически значимой?
• Никита Костров
  2023-06-21 07:16:02
  Наташа, правильно в каждой организации по своему, сходите к бухам, они поделятся образцом
• Никита Костров
  2023-06-21 07:17:07
  топчик, если он письменно отказал так он и несет ответственность, можно на генерального выйти или на инженера, но это через "голову" прыгать, такое не приветствуют
• Никита Костров
  2023-06-21 07:17:46
  заяч, нет, в электронной форме есть ваша электронная подпись, ее достаточно
• Карл
  2023-06-28 11:26:45
  Вы прикалываетесь? Служебные записки необходимо составлять только на бумажном носителе? Вы чего, 21 век на дворе! Половина народа на удаленке, проснитесь! Никто не прилетит из Таиланда ради бумажки. Все давно перешни на ЭДО.
• Никита Костров
  2023-06-28 11:34:39
  Карл, далеко не все, я бы даже сказал что очень много кто не перешел, да к тому же бумага была есть и будет, даже если все перейдут на эдо