Телефония и интернет в офисе
—
для связи. Компьютеры и принтеры, чтобы готовить документы и печатать их. Софт
—
для решения насущных проблем. Стоп! С этого момента уже нужно четко понимать: какие программы действительно необходимы, а на чем
можно
сэкономить. Попробуем разобраться.
Офисный пакет
Текстовый редактор и табличный редактор, презентации, графика
—
все это однозначно необходимо в работе. Вопрос, какой
именно
офисный пакет обязателен?
По старинке мы отождествляем подготовку документов с Word, а таблицы — с Excel. Кто-то покупает официальные версии (или они были куплены в незапамятные времена), кто-то тихонько использует пиратский софт и надеется, что проверка его минует. Хотя уже
давно
существует большое количество аналогов, например, бесплатный пакет OpenOffice. А облачное решение Google Docs делает удобной совместную работу с документами: несколько сотрудников одновременно могут в одном и том же документе что-то исправлять и не рискуют «затереть» правки друг друга.
Офисный пакет — необходимая вещь. Если на этом хочется сэкономить, используйте легальные бесплатные аналоги. Главное помнить про основные форматы документов (.rtf и .pdf) и не отправлять незнакомым людям файлы со специфическим расширением (например .odt).
Органайзеры
Планирование, постановка задач, отслеживание рабочих процессов, составление графиков и диаграмм... Большинство задач, которые
каждый
день встают перед бизнесом, не требуют масштабных совещаний и выпуска специального указа с последующим развешиванием объявлений по офису. Короткая беседа с исполнителем, а дальше руководитель составляет список требований и устанавливает сроки на выполнение задачи. К
онечно,
можно самостоятельно верстать таблицы, учитывая все нюансы и специфику деятельности, зато в готовых решениях многое автоматизировано. Те, кто
каждый
день используют
таки
е приложения, знают о бесчисленных опциях конкретной программы. В отличие от традиционных офисных приложений, вариантов здесь
более чем
достаточно
, как платных, так бесплатных.
Достаточно
вбить в поисковике "планировщик задач", и вы найдете не только сами приложения, но и большое количество статей, сравнивающих лучшие из предложенных решений.
Стоит ли платить за
подобный
софт? Только если он на сто процентов вас устраивает. Практически любой разработчик даст вам во
можно
сть попробовать его продукт в действии в течение 3-30 дней. Попробуйте несколько вариантов и выберите тот, что подходит больше всего. Либо составьте аналогичные таблицы самостоятельно, и уж точно никому платить не придется.
Бухгалтерский софт
Программы для ведения учета, подготовки отчетов, склада, документооборота. Строго говоря, без них можно обойтись, и вести всю бухгалтерию на бумаге или вручную. Вот только это очень неудобно.
Помните, как пользоваться стиральной доской? Первая стиральная машина в массах — «Малютка»
—
выглядела прорывом в технологии ведения домашнего хозяйства. А уж когда появились первые автоматические машины с отжимом и даже сушкой, радости хозяек не было предела. Можно ли стирать белье руками? Несомненно. Но времени на это уйдет больше, а это, как известно, самый ценный ресурс.
Бухгалтерские программы в этом смысле похожи. Обойтись можно. Но зачем?
В России синонимом бухгалтерской программы стала 1С. Этот продукт известен абсолютно всем бухгалтерами и большинству руководителей компаний. И когда встает вопрос об автоматизации учета, первое, что приходит в голову, — 1С.
Что же делать, если 1С не по карману, но программу все же хочется? И как на ней сэкономить?
Есть несколько вариантов.
Первый — поискать бесплатные аналоги. Они есть, хотя удобством использования зачастую не отличаются и по функционалу ограничены. Тем не менее, такие программы как Налогоплательщик ЮЛ, Инфо-Бухгалтер и Бизнес-Пак могут вполне успешно закрыть часть проблем учета в компании, будучи при этом абсолютно бесплатными.
Второй вариант — настроить учет в табличном редакторе. Есть умельцы, которые могут так настроить ваш Excel, что в нем можно будет вести что-то более-менее похожее на бухгалтерский учет. Минусов в таком подходе несколько: во-первых, отчеты придется перебивать руками в других программах, а не выгружать одним щелчком мыши; во-вторых, хорошая отстройка таблиц потребует дополнительных ресурсов.
Вывод: бухгалтерский софт — вещь необязательная, но обходиться без него — это тропа мазохиста. На этом лучше не экономить, и уж точно не стоит вести бухучет на бумаге.
Сдача отчетности государству
Эта категория ПО стоит особняком. Еще 5-7 лет назад отправлять отчетность в налоговую и другие госорганы можно было по почте, лично или, по желанию, электронно. Сегодня большинство компаний уже ОБЯЗАНО сдавать ее в электронном виде, причем не просто файлом на флешке, а отсылать по зашифрованным телекоммуникационным каналам связи. И рынок разработчиков этого софта стал расти как на дрожжах. Сегодня на официальном сайте ФНС в списке операторов электронного документооборота около 100 компаний, каждая из которых предлагает одну или несколько программ для отправки отчетности. Как же выбрать, чтобы не переплатить?
Начнем с простого. Приобрести программу для отправки отчетности в налоговую, пенсионный и ФСС — необходимость для большинства предпринимателей. Исключением являются разве что компании на ЕНВД и УСН с количеством работников менее 10 человек. Остальным не обойтись без специализированного ПО, иначе — штрафы и блокировка банковских счетов.
Как на этом сэкономить?
Первое, что нужно учесть, —
бесплатные воз
можно
сти отправлять отчеты прямо с сайтов госорганов есть
.
Но они вовсе не бесплатные. Дело в том, что всем компаниям для отправки отчетов нужна электронная подпись. Это шифрованный ключ, которым мы «подписываем» все отчеты, как раньше ручкой на бумаге. Эти ключи формируют только спецоператоры связи (те 100 компаний, о которым упоминалось чуть выше). И они не делают это бесплатно! То есть для того, чтобы начать бесплатно отправлять отчеты с сайта налоговой, например, нужно сначала купить ключ электронной подписи.
Второй момент — нужно понимать, что все программы отправки отчетности, вне зависимости от их разработчика, призваны делать одно — отправлять отчетность. Именно за эту функцию вы и платите. Разные разработчики добавляют в свои программы различные бонусы. Например, автоматические выписки из ЕГРЮЛ, обмен счетами-фактурами с контрагентами или встроенная база с нормативными документами. И так далее. Цены, соответственно, могут значительно отличаться.
При выборе поставщика определите, нужна ли вам вся эта "добавленная стоимость"? И если нет, смело выбирайте одно из недорогих решений.
Что в итоге? Сдавать отчеты государству необходимо электронно. И программу для этого купить надо. Но в данном случае дешевые продукты по основным своим функциям ничуть не хуже дорогих. Вот и экономия.
Справочные правовые системы
Правовые базы данных для информационного обеспечения работы предприятия, особенно, бухгалтера и юриста. Аналогично бухгалтерским программам это инструмент, без которого можно обойтись в работе. Но как только начинаешь им пользоваться, перестаешь понимать, как же раньше без него обходился.
Правовые системы — это базы данных, в которых мы ищем нужные нам документы и ответы на вопросы. Все это найдется и в других источниках — интернете, библиотеках, в том числе электронных. И тут встают два вопроса: ценность времени и доверие к источнику.
На оба эти вопроса ответ один: однозначно, программы выигрывают. Документы в них находятся за 15-20 секунд, а источник — солидная экспертная разработка — не вызывает сомнений. Чего нельзя сказать об интернете, к сожалению.
Посчитаем выгоду от использования на примере программы Консультант Плюс Бухгалтер Версия Проф.
В стандартный комплект Консультант Бухгалтер
включены:
- нормативные документы федерального уровня;
- консультации экспертов разработчика;
- официальные разъяснения госорганов по множеству вопросов;
- схемы корреспонденций счетов;
- пополняемый архив правовой прессы;
- аналитика;
- новости, обзоры;
- сервис: посещение семинаров по бухучету, налогам, праву;
- обращение за консультациями на горячую линию, информационная поддержка;
- другие услуги.
Чтобы получить аналогичный объем информации и услуг без необязательной программы, нескольким работникам компании придется потратить с десяток рабочих часов в месяц, а также заплатить за необходимые консультации и подписку на газеты, журналы, сайты. Чистые финансовые затраты, скорее всего, будут ниже, чем цена ежемесячной подписки на Консультант Плюс Бухгалтер. Но затраченное дополнительно время руководителя, бухгалтера, кадровика или юриста заставит задуматься, а так ли дорога справочная правовая система?
Вывод: без справочных систем обойтись можно. Но если вы ведете большой бизнес, то экономии от этого не получится.
Подведем итоги
Если компания хочет сэкономить на программном обеспечении, сильно ужаться и купить только то, без чего действительно никак, то это — электронная отчетность. А по остальным направлениям вполне допустимо работать в бесплатных аналогах и использовать интернет для решения возникающих вопросов. Будет неудобно. Иногда совсем неудобно. Но суперэкономно.
Если компания не хочет считать деньги и готова платить за все, что ей предлагают, ее специалисты будут счастливы! На каждом компьютере будет стоять лицензионный офисный пакет Ms Office, бухгалтер будет иметь полный комплект 1С, СПС, самую дорогую отправку отчетности и ни в чем себе не отказывать. Но рано или поздно придется задуматься: а зачем так сорить деньгами?
И для самых адекватных компромисс: посчитать реальные финансовые возможности и уложить в них все то, без чего реально тяжело работать. А программы, отсутствие которых вызовет лишь «легкое недомогание», отложить на будущее, когда компания вырастет в большую и сможет позволять себе больше.
