Обмен документами в особо крупных размерах

Содержание:

1. Специфика обмена в компаниях со сложной структурой (04:28 - 07:09);

2. Особенности работы энергосбытовых компаний на примере ОАО «Белгородэнергосбыт» (07:10 - 09:29);

3. Вопросы перевода документов в электронный вид: форматы и соответствие требованиям проверяющих органов, хранение (09:30 - 20:10);

4. Подключение контрагентов. Опыт ОАО «Белгородэнергосбыт» (20:11 - 25:58);

5. Роуминг (25:59 - 29:21);

6. Итоги (29:22 - 33:26);

7. Вопросы (33:27 - 46:04).

Специфика обмена в компаниях со сложной структурой (04:28 - 07:09)

Электронный документооборот не представляет никаких сложностей. Однако в отношении крупных компаний имеются некоторые особенности этого процесса. Первая из них заключается в сложности структуры крупной компании. Такие фирмы могут иметь множество подразделений, филиалов. Следующая особенность – информационная структура компании. Она могла сложиться исторически исходя из работы компании. Это влияет на то, что в компании могут присутствовать различные системы, при помощи которых автоматизируются процессы. Еще одна особенность – это большое количество документов, которые могут обрабатываться специализированными программами характерными для конкретной отрасли. Последняя особенность – это большое количество контрагентов, которых нужно подключить к системе обмена информацией.

Особенности работы энергосбытовых компаний на примере ОАО «Белгородэнергосбыт» (07:10 - 09:29)

ОАО «Белгородэнергосбыт» состоит из 60 подразделений, 22 удаленных подразделений и от 2 до 6 подразделений участников входящего и исходящего обмена.

Разные виды деятельности – это независимые источники документов. Документы по энергосбытовой деятельности формируются в СТЭК – Энерго, документы по хозяйственной деятельности формируются через 1С. Связка этих двух видов документации производится при помощи системы DIRECTUM. Эта комплексная система позволяет унифицировать данные. Информационная система

Synerdocs позволяет обрабатывать различные унифицированные данные.

Переход на электронный документооборот производился специалистами в этой области и был разделен на 4 этапа. При переходе наиболее важным было сокращение прямых издержек, связанных с хранением бумажных документов. Электронные документы не занимают много места.

Вопросы перевода документов в электронный вид: форматы и соответствие требованиям проверяющих органов, хранение (09:30 - 20:10)

Документы в зависимости от формата делятся на два типа:

1. Неформализованные – это любые документы, которыми можно обмениваться через оператора, при этом к этим документам не предъявляются требования или рекомендации законодательства или проверяющих органов. К ним относятся акты сверки, договора;

2. Формализованные – к этим документам проверяющие органы и законодательство предъявляет требования, а также дает рекомендации по их форматам или по форме. В первую очередь это относится к счетам-фактурам, накладным и актам.

Требования к этим документам сформированы в следующих нормативных актах:

• Приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н;

• Приказ ФНС ММВ – 7 – 6/138@;

• Приказ ФНС ММВ-7-6/172@.

При подготовке документов может возникнуть ситуация, что из-за отраслевой особенности документ не соответствует рекомендациям. В таком случае компании индивидуально решают, в каком виде будет передаваться документ.

На ОАО «Белгородэнергосбыт» оказался уникальным формат акта выполнены работ. Поэтому главной задачей было полное соответствие формата бумажного и электронного документа. Для того, чтобы этот документ одинаково хорошо распознавался на всех компьютерах, было принято составлять этот документ в формате Pdf. Акты сверки также были сделаны в этом формате.

Неформализованные документы при необходимости их предоставления в контролирующие органы можно предоставлять как в электронном, так и в бумажном виде. В таком случае они заверяются печатью компании. Если документ соответствует требованиям к формату, установленным проверяющими органами, то его можно подавать в электронном виде.

Какое-то время в переходный период будет два потока документов – электронные и бумажные. Текущее законодательство предъявляет требования к хранению только бумажных документов. Но совсем недавно появились ГОСТы, которые регламентируют хранение электронных документов. При организации хранения документов необходимо учитывать, что счета-фактуры и первичные документы нужно хранить пять лет. Таким образом, если эти документы находятся в электронном виде, то вместе с ними пять лет должна храниться электронная подпись. Также должен иметься архив, который позволит быстро подготовиться к проверкам.

Например, на предприятии ОАО «Белгородэнергосбыт» документы поступают через систему Synerdocs, а обрабатываются и хранятся в DIRECTUM. Там же обеспечивается хранение, согласование и подписание документов. Далее документы передаются в 1С. Одним из основных преимуществ комплексной системы является быстрый поиск необходимых документов, а также сокращение затрат на подготовку к проверкам ФНС. Документы необходимые для проверки можно экспортировать за несколько минут. Возможность работы с бумажными документами также заложена в функционал программ. Это стало возможным благодаря возможности потокового сканирования.

Для того, чтобы полностью отказаться от бумажного документооборота, необходимо оснастить компанию необходимым оборудованием, а также укомплектовать штат подготовленными работниками, а рабочие места необходимым оборудованием.

Подключение контрагентов. Опыт ОАО «Белгородэнергосбыт» (20:11 - 25:58)

Специфика подключения контрагентов, прежде всего, связана с большим количеством контрагентов, то есть это очень большая база. При этом контрагенты могут быть по-разному готовы к обмену. Они могут быть по-разному готовы с технической и с организационной точки зрения. Большую роль играет также уровень компании, с которой организовывается обмен. Соответственно при подключении контрагентов необходимо учитывать все эти факторы. Рациональным является разделение процесса подключения на несколько стадий:

1. Пилотный проект – на этой стадии выявляются наиболее лояльные контрагенты и с ними тестируется обмен информацией;

2. Тиражирование – оператор должен запланировать ряд маркетинговых мероприятий для мотивации обмена информацией. В обязательном порядке проводится обучение контрагентов и техническая поддержка со стороны оператора и клиентов.

Компания интегрирована с более чем 17 000 контрагентов. На стадии пилотного проекта были выбраны 15 наиболее крупных и лояльных компаний. С ними была произведена работа по рассылке информационных сообщений и листовок. Часть операторов уже использовала другие системы электронного

Как вопросы мотивации может решать оператор? Во-первых, регулируется ценовая политика. То есть весь входящий обмен для контрагентов будет бесплатным. При организации обмена между собой и с другими операторами, условия обсуждаются отдельно. Во-вторых, производится интеграция с крупными компаниями. В таком случае переход на электронный документооборот для контрагента может пройти незаметно. То есть бухгалтер, как конечный пользователь, будет отправлять документы из своей системы.

Наибольшая сложность при мотивации контрагента заключается в том, чтобы убедить его в полной юридической значимости электронного документа. Электронный документооборот не накладывает какие-либо дополнительные обязательства на потребителей. Кроме того, пользователи экономят средства за счет того, что теперь они могут удаленно производить оплату за электричество, не тратя деньги на дорогу.

Роуминг (25:59 - 29:21)

Всегда есть какое-то количество контрагентов, которые используют другие системы электронного документооборота. Перед такими контрагентами стоит вопрос: подключаться к новой системе или настраивать роуминг. Со стороны оператора есть определенные особенности при настройке роуминга. Скорость его настройки зависит от степени готовности оператора с технической и организационной точки зрения. Большую часть работы при этом проводят операторы.

На практике, основную часть работы по организации роуминга берут на себя операторы. Клиенту высылаются информационные сообщения, а затем обмен тестируется непосредственно в роуминге. При этом технические вопросы решаются самостоятельно. Клиенту остается только оповестить контрагентов, что мотивирует их для перехода на роуминг.

Перевод не может произойти мгновенно. Система должна уметь работать и с бумажными, и с электронными документами. При этом она должна уметь обрабатывать эти документы. При подключении контрагентов в большой компании требует комплексного подхода. Контрагенты разделяются по группам, а сам процесс делится на стадии. Внедряемая система должна обеспечивать связку между различными бизнес-процессами.

Электронный документооборот - более эффективный по сравнению с бумажным. Он будет выгоден не только со стороны экономии времени, но и в плане доступности документов для каждого участника бизнеса. С помощью электронного документооборота повышается уровень клиентоориентированности. Например, сбытовые компании становятся таким образом ближе к потребителю. В частности, оплату услуг можно производить в режиме реального времени, не выходя из дома. Есть временные трудности связанные с интеграцией в систему ФНС. Но со временем они отойдут на второй план.

Вопросы (33:27 - 46:04)

Заметна ли экономия от перехода на электронный документооборот?

В результате расчетов перед внедрением электронного документооборота было выявлено, что экономия огромная. Внедрение этой системы окупается в течение полугода, при условии неполного перехода на электронный документооборот.

Сталкивались ли вы с массовым стребованием документов ФНС и как это будет выглядеть в «Белгородэнергосбыт»?

При необходимости все документы будут распечатаны и подписаны. Это не займет много времени. Все необходимые документы будут найдены очень быстро.

Какие документы кроме первичных переведены в электронный вид?

Официальная переписка, акт выполненных работ, акт сверки.

Как решается вопрос с электронной подписью, как приобретается, и были трудности в осваивании?

Трудностей с осваиванием электронной подписи не возникло. Сейчас существует 22 подразделения и у каждого начальника участка есть электронная подпись.

Валидность двусторонней цифровой подписи?

При подключении контрагента к системе, там фиксируется, что он подключился. Это становится известно в ФНС. Соответственно при подаче документа в бумажном виде будет достаточно печати и подписи.

Если оператор контрагента не хочет делать роуминг с нашим оператором, что делать?

Необходимо подключаться к оператору контрагента. А также влиять на мнение клиентов этого оператора.

Можно ли с одним контрагентом по одному договору иметь и бумажный и электронный документооборот?

Если да, то, как предоставлять такие документы в ФНС?

Отдельно с каждым контрагентом заключается соглашение, что абоненты получают документы в электронном виде. При этом бумажный документ имеет большую силу по сравнению с электронным. Например, если будут на рассмотрении два взаимоисключающих документа, то большую силу будет иметь бумажный вариант.

Как поступать при совершении ошибки при подготовке электронного документа?

Что касается счета-фактуры, то она не корректируется, а по ней идет запрос корректировки. После этого можно выслать исправления.

Какие отговорки встречаются со стороны контрагентов?

1. Как предоставлять документы в проверяющие органы?

2. Как будет подключаться большая сеть контрагентов?

3. Отсутствие интернета в удаленных участках.