Учет организацией на УСН расходов на поездку в командировку работника на арендованном автомобиле

Стоимость аренды автомобиля согласно подтверждающим документам составила 28 320 руб. (включая НДС). Оплата аренды произведена работником за счет сумм, выданных под отчет перед командировкой. Командировка связана с основной производственной деятельностью организации.

Трудовые отношения

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, которым считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

О процедуре оформления служебной командировки см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки".

Отметим, что с 08.01.2015 Положение не содержит требования об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении, как было ранее (пп. "б", "в" п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации ", п. 6 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти").

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику в том числе расходы по проезду. При этом размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения). При этом законодательно вид проезда не ограничен и не регламентирован.

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения).

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактические расходы (п. 26 Положения).

Выдача наличных денег под отчет и отчет по израсходованным суммам производятся в порядке, установленном Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Бухгалтерский учет

Связанные с командировкой расходы, включая расходы на проезд, являются для организации расходами по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы

Фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд работника в командировку до места назначения и обратно не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ), а также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Налог, уплачиваемый при применении УСН

Расходы на командировки включены в закрытый перечень расходов, учитываемых при применении УСН, при условии их соответствия критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

К расходам на командировки, в частности, отнесены расходы на проезд к месту командировки и обратно (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом никаких ограничений по виду проезда ни гл. 26.2 НК РФ, ни гл. 25 НК РФ не делает. Следовательно, в данном случае документально подтвержденные расходы по аренде автомобиля для проезда к месту командировки могут быть учтены плательщиком налога при применении УСН.

Дополнительно о документальном подтверждении командировочных расходов с 2015 г. см. Практическое пособие по налогу на прибыль.

При применении УСН расходы признаются после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Кроме того, поскольку на организации, применяющие УСН, распространяется требование о документальном подтверждении командировочных расходов, установленное абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), выполнить это требование они могут не ранее даты утверждения авансового отчета работника. Поэтому при аренде работником автомобиля как средства проезда к месту командировки за счет полученного аванса на командировочные расходы арендная плата признается расходом на дату утверждения авансового отчета работника.

Суммы предъявленного НДС по уплаченной арендной плате, сумма которой подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. ст. 346.16 и 346.17 НК РФ, также включаются в расходы при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому при применении УСН, на дату утверждения авансового отчета (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

<*> Руководствуясь требованием рациональности ведения бухгалтерского учета, организация, применяющая УСН, вправе не отражать сумму НДС по компенсируемым работнику затратам на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", а сразу включить ее в состав расходов на командировки, если такой порядок учета закреплен в ее учетной политике (п. п. 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) , утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).