Минтруда: сотрудник не отчитался за подотчетные средства? Заплати взносы!

Минтруда, в письме от 12 декабря 2014 года № 17-3/В-609 "О взносах с подотчетных средств", отвечая на частный запрос, разъяснил порядок действий бухгалтерии в случае отсутствии отчета об использовании подотчетных средств сотрудником предприятия.

В соответствии с пунктом 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию предприятия отчет об использовании полученных под отчет средств, не позднее трех дней после окончания срока, на который были выданы деньги. При отсутствии такого отчета, в соответствии с нормой статьи 137 Трудового кодекса РФ, бухгалтерия может в течение месяца удержать сумму, оставшуюся без отчета, из заработной платы сотрудника. Однако в Минтруде считают, что поскольку сотрудник фактически получает аванс, то на такие подотчетные средства следует начислить взносы в обязательные социальные фонды в день их фактического получения, то есть с четвертого дня, после окончания срока, на который были получены деньги под отчет. Если работник потом предоставит отчет об использовании денег по назначению или вернет их в кассу, начисление страховых взносов следует скорректировать, считает Минтруда. Для этого в разделе 2 и подразделе 6.4 расчета РСВ-1 за текущий период следует уменьшить общую базу для начисления социальных взносов на сумму возвращенных средств, если сотрудник вернул деньги. Или показать в разделе 4 расчета РСВ-1 за текущий период скорректированные взносы со знаком минус или сдать в ПФР уточненный РСВ-1, если отчет уже был ранее подан с учетом таких взносов. При этом надо помнить, что на сдачу уточненного расчета у плательщиков взносов есть всего два месяца, после окончания отчетного периода.

Позиция Минтруда является спорной и расходится с существующей судебной практикой подобных ситуаций, касающихся начислению НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм. Так в Постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013 суд принял сторону налогоплательщика, аргументируя тем, что, в соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса РФ, предприятие может взыскать с сотрудника невозвращенные в кассу денежные средства в срок до трех лет. Только по истечению этого срока такие деньги можно считать доходом сотрудника и облагать налогами и взносами.