Становление бизнеса - не самое лучшее время для дополнительных трат на программное обеспечение. Однако, как это ни удивительно, редко кто из начинающих предпринимателей пользуется возможностью «закрыть» ту или иную бизнес-задачу без затрат. Петербургский правовой портал подготовил качественный обзор бесплатных легальных программ и сервисов для бизнеса, включив в него все самое необходимое. Отметим, что мы не ставим задачу сделать абсолютно полный обзор всего, что есть на рынке. Мы лишь делимся некоторыми из удобных и бесплатных решений для бизнеса - это те программы или возможности, которые мы опробовали на себе.
Офисный пакет
Офисным стандартом для подготовки документов (письма, коммерческие предложения, прейскуранты, ценники, заявления) и подсчета финансовых показателей и аналитики в электронных таблицах является семейство программ Microsoft Office. Вполне возможно, вы обнаружите на свежекупленном компьютере установленный пакет Starter от Microsoft и проблема будет решена. Если же это не так, и вам не хватает скромных возможностей Starter или вы никак не можете освоиться в модном дизайне семейства программ 10 года и хотите что-то понятнее - к вашим услугам альтернативный пакет программ Open Office, распространяемый по бесплатной лицензии. Пакет Open Office включает аналоги Word и Excel, которые умеют все то же самое в очень похожем интерфейсе.
Тем же, кто хочет сделать шаг вперед, подойдет «облачный» пакет, входящий в состав сервиса Google Диск. Не надо ничего устанавливать и настраивать, все готово к работе сразу из браузера - и совершенно бесплатно.
Первичка, договоры, доверенности
Любая компания в своей работе заключает договоры - с поставщиками, покупателями, партнерами, сотрудниками. А юриста в штате могут позволить себе не все, особенно, если работа компании только начинается, и каждый рубль на счету. Вариант обратиться к специалисту разово - не очень хорош, потому что в итоге выходит дороже, чем содержать юриста. Ведь договоров много и каждый - со своими нюансами и рисками.
Рассматривать в качестве серьезной альтернативы сайты, на которых собраны образцы договоров, можно, но не желательно. Почему? Все очень просто - образец договора может оказаться старым, неактуальным, и вы навлечете на вашу сделку риски.
Лучше воспользоваться онлайн-сервисами подготовки документов. Они являются условно-бесплатными, то есть бесплатный функционал у них ограничен либо временем использования, либо количеством созданных в сервисе документов. Пожалуй, самый известный из таких сервисов - Документовед.
Для создания документов учета (счета, накладные, доверенности, акты, фактуры и пр.) есть отличная программа Бизнес-Пак. Она проста, функциональна, понятна и - главное - совершенно бесплатна. У нее тоже есть платная версия - для работы в локальной сети и пакетной печати документов. Но если работа в сетевой версии программы не нужна, то ни о какой оплате можно и не думать.
Электронная почта для переписки с клиентами и партнерами
Завести адрес электронной почты не просто, а очень просто. Однако для солидного бизнеса почтовый ящик на бесплатном сервисе заводить как-то не хочется. Если у вашего бизнеса есть свой сайт в Интернете, почта тоже, конечно, должна быть корпоративной. Минимальные возможности вам предоставит провайдер. А если хочется максимальных, да еще и бесплатно - подключите к своему домену ЯндексПочту. На данный момент условия корпоративной почты Яндекса весьма привлекательны: любое количество почтовых ящиков, удобный интерфейс для управления, возможность установить логотип своей организации, неограниченный объём почтового ящика, антивирус и антиспам, доступ к почте через веб-интерфейс и почтовые программы, свой мобильный клиент, встроенный календарь и куча всего еще.
Управление делами, задачами, ведение сделок и клиентской базы
Отличная CRM-система и планировщик - это Мегаплан. Он умеет планировать задачи и дела, вести сделки с клиентами, делать простой финансовый учет по принципу «доход-расход» и многое другое.
Бесплатный (для небольших компаний) и удивительно удобный. Подробнее мы рассказали о Мегаплане тут. Мы сами им пользуемся и довольны.
Хранение данных (файлов)
Облачное хранение данных - тренд сезона. Действительно удобно - данные находятся на удаленных защищенных серверах, доступны с любого компьютера из сети, автоматически синхронизируются. Например, можно поставить синхронизироваться папку с рабочими документами и она всегда будет в актуальном состоянии - на рабочем компьютере, домашнем, или планшете, который берете с собой в отпуск. Не успели доделать документ в офисе - сохранили его в обычную папку на компьютере, а дома просто открыли и доделали.
Облачных решений много, но три основных - Google Диск, ЯндексДиск и Dropbox. Каким пользоваться - решить довольно сложно. Dropbox предлагает всего 2 гигабайта для хранения данных в бесплатной версии и достаточно дорогие платные услуги, Яндекс - 3 гигабайта. Продукт от Google сразу дает 15 ГБ. При этом у ЯндексДиска и Dropbox есть программы расширения объема хранилища за дополнительные действия пользователя - вас попросят привлечь к сервису друзей и написать о нем в социальных сетях. У Яндекса пока нельзя докупить больше дискового пространства, но зато самый большой максимальный объем бесплатного - 20 ГБ. А у Google к диску прилагается онлайновый офисный пакет, причем текстовые файлы и таблицы в формате этого пакета не учитываются в общем «весе» файлов диска.
Работа со скан-изображениями и фотографиями
В любом деле не обойтись без работы с растровой графикой (фотографии и картинки). Мы высылаем контрагентам сканированные копии счетов, актов и фактур. Мы формируем бланки документов с логотипами. Мы высылаем фотографии продукции клиентам.
Иногда нужно изменить размер фотографии или подкорректировать ее яркость, или сделать черно-белой... Профессиональные графические пакеты компании Adobe, широко распространенные у нас, слишком дороги и избыточны для таких несложных задач. И чтобы не использовать пиратские копии «ломаных» программ, мы предлагаем вам XnView. Она умеет все, что нужно большинству пользователей: подключаться к сканеру, корректировать изображения, изменять размер, менять цветовую модель... Ее тоже распространяют бесплатно.
Антивирусная защита
Продолжаем пользоваться плодами труда интернет-гигантов. На этот раз нам поможет компания Майкрософт. Компания предлагает всем владельцам своей лицензионной операционной системы (до версии 8) бесплатный антивирус Microsoft Security Essentials - маленький, шустрый и незаметный. Мы используем его не первый год, и никаких проблем с безопасностью пока не испытывали. Что немаловажно, Microsoft Security Essentials бережно относится к ресурсам компьютера и не «подтормаживает» не самые мощные компьютеры.
Антивирус бесплатен до тех пор, пока количество защищенных таким образом компьютеров не превысит 10 единиц. После этого нужно покупать лицензию. Владельцам восьмой версии Windows вообще не о чем беспокоиться - антивирус встроен в операционную систему по умолчанию.
А если возникла необходимость дополнительно проверить компьютер - вам поможет бесплатная лечащая программа DrWeb Cureit. Правда, бесплатна она только для домашних компьютеров, если проблема возникла у офисной техники, разработчики ожидают увидеть ваши деньги (594 рубля на момент публикации материала).
Скачать Microsoft Security Essentials
Работа с нормативными документами, судебной практикой и официальными консультациями
Чтобы найти любой нужный вам регулирующий акт, есть 2 базовых способа:
- Приобрести профессиональный продукт - справочную правовую систему (мы рекомендуем Консультант Плюс, уже сотни тысяч пользователей за почти 25 лет существования оценили плюсы Консультант Плюс)
- Искать нужные документы в Интернете (например, на нашем портале)
- Можно еще, конечно, ходить в библиотеку. Но это уже немного устаревший вариант.
Но! На самом деле есть легальная возможность совместить эти два способа. Это работа в некоммерческой онлайн-версии Консультант Плюс, доступной на сайте разработчика систем. Онлайн-версия Консультант Плюс - это сокращенная версия коммерческой версии системы, но и ее, зачастую, достаточно, чтобы закрывать потребности в правовой информации для малого и иногда даже среднего бизнеса. Она ограничена по наполняемости, а также по времени работы - основные возможности открываются в нерабочее время (после 8 вечера и в выходные).
Разработчик продукта рассматривает такую бесплатную возможность на своем сайте, как своеобразную демонстрационную версию полноценного лицензионного комплекта программы Консультант, стоимость которого может пользователя смутить в самом начале выбора продукта - ведь всем хочется сначала попробовать, не платя никаких денег. Но этим открытым функционалом в успехом много лет пользуются небольшие компании и ИП, закрывая таким образом свою потребность в проверенной правовой информации (а то, что Консультанту можно доверять, - несомненно). Ряд таких пользователей в итоге созревает полноценную программу Консультант купить, стоимость ее не так велика, как может показаться. А смысла и пользы - много.
Ведение бухгалтерского и налогового учета. Учет и отчетность
Сразу скажем - абсолютно бесплатных программ для полноценного ведения бухучета для бизнес-задач нет. Но у многих разработчиков бухгалтерского программного обеспечения есть отдельные бесплатные возможности. О них и расскажем.
Как это ни странно, но у гиганта рынка - 1С - ничего официально бесплатного из программ учета нет. На официальных сайтах компании нет даже намека на возможность скачать демо-версию. Конечно, этого добра достаточно в торрентах и на разных форумах. Но ни о каких легальных бесплатных версиях там речь не идет. Ломаные же версии мы, как серьезный вариант, не рассматриваем: во-первых, это уголовно наказуемо, а во-вторых, с ними можно получить целый выводок проблем и вирусов для компьютера. А вот у конкурентов 1С бесплатные программы есть.
Программа Инфо-предприятие - сама по себе коммерческая (от 5000 рублей в год). Но есть и полностью бесплатный вариант - с неплохим базовым функционалом и обновлениями. Разработчик сообщает, что бесплатная программа учета - это не демо-версия, а полноценный функциональный продукт для бухгалтеров, в нем нет ограничений по времени работы или количеству вводимых операций (а именно документами и операциями измеряется активность автоматизации бухучета у многих разработчиков). Подвох в том, что, во-первых, в программе нельзя работать по сети. Во-вторых, в ней отсутствуют некоторые участки учета (например, по кадрам или по обособленным подразделениям). В-третьих, нет возможности пользоваться технической поддержкой и горячей линией. И, наконец, очень аккуратно, но внятно, разработчик говорит, что Инфо-предприятие - это бухгалтерская программа, поэтому работа в ней требует базовых знаний бухгалтерии. И предпринимателю, только что открывшему свое дело и смутно представляющему, что такое бухгалтерский учет, она покажется сложной и непонятной.
Компания Бухсофт - разработчик одноименных бухгалтерских программ и онлайн-сервисов. Большинство из них являются коммерческими продуктами (цены начинаются от 2000 рублей в год), но часть возможностей бухгалтеру и предпринимателю также предоставляется бесплатно. Это программы линейки Бухсофт - Бланки отчетности (формирование и печать всех необходимых деклараций, справок, расчетов и т. п.), Транспортные накладные (формирование и учет ТН и ТТН) и специализированные - Бухсофт Автошкола и Бухсофт Отель. Эти программы бесплатны всегда. Они обладают простым функционалом и понятным интерфейсом, поэтому, как уверяет разработчик, не вызывают сложностей в работе с самого первого запуска. Остальные программы Бухсофт являются условно-бесплатными, то есть ограничены либо по сроку использования, либо по активности работы.
Здесь тоже разработчик дает бесплатные программы как демонстрацию своих платных продуктов - аналогично ситуации с программой Консультант. Стоимость Бухсофт, впрочем, не слишком велика и вполне доступна даже для ИП и малых предприятий.
Компания «СКБ Контур» - еще один известный игрок на рынке бухгалтерского софта, который уже четверть века помогает ведению бизнеса. У СКБ Контур много разных продуктов для бизнеса, все они коммерческие (от 2000 рублей в год). Но c 2014 года специально для новых ИП (только что зарегистрированных) Контур выпустил новый, полностью бесплатный тариф своего онлайн-сервиса Контур.Эльба. В Эльбе можно вести учет, формировать и отправлять отчетность - и это будет бесплатно в течение первых 12 месяцев работы. Подробнее тут.
Формирование отчетности в госорганы (налоги и пр.)
Отчетность в госорганы - самое важное в жизни предпринимателя, залог его безопасности перед лицом государства.
А государство требует от бизнеса:
- вовремя сдавать отчеты
- правильно их формировать (по установленным формам)
- предоставлять их в правильном формате
Отчитываться нужно в налоговые органы, во внебюджетные фонды (пенсионный, соцстрах, ФОМС), в статистику. Если бизнес связан с алкоголем, то и в Росалкогольрегулирование.
Налогоплательщик ЮЛ - официальная программа, разработанная Филиалом ФГУП ГНИВЦ ФНС России в Чувашской Республике (предприятие находится в ведении ФНС РФ). Она дает возможность подготовить отчетность (налоговую) для сдачи ее в контролирующие органы.
Программу можно скачать бесплатно с сайта ФНС РФ. Она периодически обновляется, но за обновлениями нужно следить самостоятельно.
Программа подготовки расчетов в ФСС - название программы говорит само за себя. Она предназначена для заполнения отчетов "Форма 4-ФСС" и "Форма 4а-ФСС" для их выгрузки в формат xml (универсальный формат для отправки отчетности по электронным каналам связи).
Скачать программу бесплатно можно на сайте ФСС РФ в специальном разделе. У этой программы доступна как локальная, так и сетевая версии. Обновления также нужно скачивать самостоятельно.
Программы тестирования отчетов - это отдельная категория софта для тех, кто сдает отчетность в электронном виде. Запрос «программы проверки отчетности» в поисковых системах в отчетные периоды - один из самых популярных. Каждый бухгалтер России перед отправкой отчета обязательно его тестирует - таким образом, обезопасив себя от наличия технических ошибок в файлах отчетности.
Таких программ несколько. Все они абсолютно бесплатны. Самые популярные - CheckPFR и CheckXML. Обе позволяют проверить любые налоговые отчеты.
Декларант-алко - особая программа, для формирования отчетов по алкоголю. Эта программа тоже официальная, разработана по заказу Росалкогольрегулирования. Она позволяет сделать отчеты по формам 11 и 12 (по алкоголю и по пиву). Что касается обновлений, то следить за ними и скачивать актуальные версии придется самостоятельно. Как и заносить данные - делать это нужно вручную. Программа доступна для скачивания на сайте госоргана.
Бланки отчетности Бухсофт - еще одна программа от коммерческой компании Бухсофт. Полностью бесплатная, она включает в себя все бланки налоговой и бухгалтерской отчетности для простого и быстрого заполнения. Скачать программу можно здесь.
Все программы и сервисы, которые попали к нам в обзор, бесплатны и абсолютно легальны. Работая с ними вы защищены как с правовой, так и с моральной точек зрения.
