Учёт выплаты компенсации затрат на проезд работнику с разъездным характером работы

В соответствии с коллективным договором работнику, чья работа носит разъездной характер, установлена ежемесячная компенсация в размере понесенных им затрат, определяемая на основании заявления работника и предоставляемых проездных документов. Документы, на основании которых рассчитывается сумма компенсации, предоставляются работником в последний день месяца. Сумма компенсации составила 4000 руб. и выдана работнику из кассы организации в следующем месяце. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе расходы по проезду. Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации порядок возмещения расходов на проезд установлен коллективным договором организации.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денежных средств (компенсации расходов на проезд) из кассы организации работнику осуществляется с соблюдением требований Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Деньги выдаются работнику по расходному кассовому ордеру по предъявлении документа, подтверждающего его личность (п. 6, абз. 2 пп. 6.1 п. 6 Указания).

Бухгалтерский учет

Затраты на выплату компенсации стоимости проезда работнику, чья работа носит разъездной характер, предусмотренные коллективным договором и осуществляемые в целях организации нормального производственного процесса, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В данном случае расход признается на дату предоставления работником заявления о компенсации расходов и документов, подтверждающих его затраты на проезд (п. 16 ПБУ 10/99).

При этом производится бухгалтерская запись по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу - для организаций, осуществляющих торговую деятельность) и кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Выплата компенсации отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Компенсация затрат на проезд работника, чья работа носит разъездной характер, то есть связана с исполнением им своих трудовых обязанностей, обязательность которой установлена ТК РФ и коллективным договором организации, НДФЛ не облагается согласно абз. 11 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ. С позицией Минфина России и ФНС России по данному вопросу можно ознакомиться в Практическом пособии по НДФЛ и Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Страховые взносы

Суммы компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением работником его трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Следовательно, на сумму компенсации расходов на проезд работнику, чья работа в соответствии с коллективным и трудовым договорами носит разъездной характер, страховые взносы не начисляются. Подробнее по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное стр

ахование.

Налог на прибыль организаций

Расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работ (в данном случае - расходы на проезд), подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, удовлетворяют приведенным критериям и, следовательно, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату принятия решения о выплате компенсации (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182 ).

Датой признания этих расходов является дата представления работником подтверждающих документов, на основании которых рассчитывается и выплачивается компенсация (п. 1 ст. 272 НК РФ).