В таких случаях могут выручить онлайн системы уполномоченных представителей. У них есть и плюсы, и минусы. Как крайняя мера они могут помочь в трудной ситуации, а вот пользоваться ими постоянно или нет, должны решать сами налогоплательщики.
Как это работает?
Фирмы, предоставляющие услуги уполномоченных представителей, предлагают в онлайн режиме через интернет загрузить на их сайт необходимый отчет в формате xml. Именно с таким расширением выгружаются файлы из бухгалтерских программ. Для начала пользователю нужно пройти процесс регистрации на сайте, указав электронную почту и пароль. Иногда может потребоваться дополнительная информация: правовая форма, ИНН, система налогообложения и т.д.
Далее налогоплательщик попадает в «Личный кабинет». Там он указывает реквизиты фирмы. Хотя некоторые сервисы этого не требуют.
Для того, чтобы уполномоченный представитель мог отправить отчетность, ему понадобится доверенность. На некоторых сайтах ее можно заполнить в режиме онлайн, а затем распечатать и подписать, либо приложить уже готовую отсканированную доверенность по форме организации. При работе с уполномоченными представителями это единственный неудобный момент: документ прежде необходимо отправить в налоговую инспекцию и фонды (ПФР и ФСС), чтобы его зарегистрировать. Сделать это можно, приехав лично, либо отправив его по почте. Есть еще один вариант - уполномоченный представитель может сам зарегистрировать полученную доверенность, но за дополнительную плату. Такую услугу предоставляют не все фирмы, специализирующиеся на подобных услугах. Это стоит иметь в виду.
После того, как соблюдены все формальности, налогоплательщик оплачивает услуги по отправке электронной отчетности, загружает документы и отправляет их по назначению.
Цена вопроса
Что касается стоимости, то у каждого сервиса она индивидуальна. Цена на отправку одной декларации, в среднем, стартует с отметки в 100 рублей. Возможно приобретение «безлимитного пакета», когда за определенную сумму можно отправлять неограниченное количество отчетов. Обычно для расчетов за услуги уполномоченного представителя используют электронные системы оплаты: банковский перевод, пластиковые карты, электронные кошельки, терминалы.
Плюсы использования услуг
Основной плюс - это максимальная простота в работе с системой. Не нужно устанавливать программное обеспечение, сертификаты ЭЦП (они есть у уполномоченного представителя), вникать в процесс передачи отчетности. Можно просто загрузить отчет на сайт и отправить его. К тому же стационарная установка программ для отправки электронной отчетности имеет лицензию, которую нужно покупать каждый год. Еще необходимо приобрести КриптоПро - это средство защиты информации, которую передают по телекоммуникационным каналам связи от несанкционированного доступа. Если бухгалтер не обладает навыками работы с установкой программ и сертификатов, то понадобятся услуги специалиста, что тоже приведет к дополнительным затратам.
Второй плюс - экономия времени. Этот аспект особенно актуален для тех, кто отвозил отчетность в налоговую и фонды лично. А при возникновении ошибок или неточностей налогоплательщик имеет возможность в кратчайшие сроки все исправить. Обычно весь обмен электронной отчетностью занимает от 2 до 10 часов. Но в условиях могут фигурировать другие сроки, вплоть до нескольких дней.
Третье преимущество касается в основном налогоплательщиков и ИП на УСН, которые отчитываются в налоговую инспекцию раз в год. Нет смысла устанавливать стационарные программы для сдачи электронной отчетности, если нужно отправить одну декларацию за год. Правда, если вы отчитываетесь в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, стоит сравнить затраты на разные способы передачи отчетов.
Теперь о минусах
Материал по теме
Уполномоченная бухгалтерия: за и против
Технические сбои для проверяющих органов, чаще всего, не повод, чтобы не предъявить претензии за несданную отчетность. В этом случае всю ответственность несет исключительно налогоплательщик. А деньги, уплаченные организации за отправку отчетности не возвращаются.
Второй отрицательный момент - при необходимости отправлять уточненки появятся дополнительные затраты, если налогоплательщик платит за каждый отчет отдельно.
И последний, очевидный минус - нарваться на недобросовестного представителя, который не является зарегистрированным оператором.
Как выбрать уполномоченного представителя?
Во-первых, загляните на сайт налоговой инспекции. Организации, перечисленные там, и осуществляющие услуги по передаче отчетности в электронном виде в качестве уполномоченных представителей, ведут свою деятельность на основании договора с удостоверяющим центром в качестве официального партнера.
Во-вторых, стоит почитать отзывы о работе этих фирм, посоветоваться с опытными коллегами. Те, кто уже давно работает с уполномоченными представителями, могут на собственном опыте объяснить все нюансы, а также расскажут о недобросовестных фирмах, услугами которых не стоит пользоваться.
В-третьих, нужно ориентироваться на стоимость услуг. Сейчас на рынке уполномоченных представителей очень большая конкуренция и многие из них стараются предложить наиболее выгодные условия сотрудничества: бесплатная работа в сервисе в течение ограниченного промежутка времени, скидки, акции.
Отправлять отчетность самостоятельно или через представителя?
На этот вопрос налогоплательщики должны ответить сами. Для новичка сервисы электронной отчетности, безусловно, облегчат работу. К тому же, многие уполномоченные представители на своих сайтах разрабатывают сервисы, которые позволяют вести бухгалтерию и создавать документы. При этом всю документацию придется распечатывать и хранить в соответствии с требованиями законодательства. При стационарном программном обеспечении вся отчетность может храниться в электронном виде, а весь документооборот с проверяющими органами архивируется. С другой стороны, при подключении к электронной отчетности через уполномоченных представителей налогоплательщик всегда будет в курсе того, какие формы отчетов актуальны и в какие сроки их нужно отправить. Опять же - за определенную плату.
На заметку: Выбрать вариант сдачи электронной отчетности самостоятельно через онлайн-сервис можно в специальном проекте на нашем портале.
