Теперь под рукой всегда актуальные формы, не нужно дожидаться, пока директор найдет время подписать отчёт, при наличии ошибок есть возможность их моментально исправить, в случае непредвиденных обстоятельств отправлять документы можно в последний момент. Разберемся во всех плюсах и минусах электронной системы отчетности.
Электронная отчётность: право или обязанность?
Для представителей крупнейшего бизнеса нет выбора: пользоваться электронной отчётностью или нет. Организации с численностью свыше 100 человек должны отправлять в налоговую инспекцию отчёты только по телекоммуникационным каналам связи. В Пенсионный фонд и Фонд социального страхования расчёты по электронке представляют фирмы с численностью свыше 50 человек. Но возможно, уже с сентября этого года, это значение будет снижено до 25 человек. И последняя категория – налогоплательщики на общей системе налогообложения. С 1 января 2014 года все плательщики НДС (независимо от того, какое количество сотрудников в организации) обязаны отправлять отчёт в электронном виде. Это правило не распространяется только на налоговых агентов, находящихся на специальных режимах налогообложения.
Полезно: Подробная информация про сдачу электронной отчетности на ppt.ru.
Выбор удостоверяющего центра
Прежде чем начать пользоваться данным сервисом, необходимо заключить договор с удостоверяющим центром и получить ключ электронной цифровой подписи, а иногда и приобрести соответствующее программное обеспечение. Существует единый перечень удостоверяющих центров, которые имеют право заключать соглашения на передачу данных с фондами, налоговой инспекцией, органами статистики и так далее, выдавать ЭЦП. С этой информацией можно ознакомиться на портале http://iecp.ru/. Там же подробно описаны основные понятия, связанные с определением ЭЦП, ее использованием, способом получения и заменой. Есть свод законодательных актов, регулирующих электронный документооборот и отчётность.
Полезно: выбрать оператора электронной отчетности можно в специальном разделе нашего портала.
Преимущества сдачи электронной отчётности
Прежде всего, это экономия времени. Помимо отправки отчётов можно произвести сверки по платежам в бюджет, отправить заявления, получить письма от проверяющих органов. При передаче невозможно допустить технические ошибки: не указан код (отчётного периода, местонахождения, статуса налогоплательщика, ОКТМО и так далее), не указан КБК, нет подписи и так далее. Система автоматически выдаёт ошибку, если нет необходимой информации. И пока она не будет устранена, работать с формой и отправить ее по назначению не получится.
Еще одним важным преимуществом является всегда актуальная база форм и бланков отчётов. Так как многие бухгалтеры пользуются специальным программным обеспечением для ведения учета (например, программы 1С, Контур и другие), все сервисы электронной отчётности имеют возможность загрузки файлов из этих систем. Либо пользователь может заполнять формы вручную. Еще один небольшой плюс – экономия на бумаге. Отчеты можно хранить в электронном виде, либо распечатывать их в единственном экземпляре. Вся отчетность, которая отправляется по телекоммуникационным каналам связи, защищена от доступа к ней третьими лицами.
Из недостатков можно отметить только два: траты на покупку ЭЦП и оплату услуг оператора, технические сбои в работе системы. В последнем случае такие проблемы могут стать причиной несданной в срок отчётности. Поэтому рекомендуется не оставлять отправку отчёта на последний день. Также в случае сбоя документ может «не дойти» до проверяющих органов. Отслеживать весь документооборот нужно в течение дня после сдачи отчётности. При выявлении ошибок и неисправностей удостоверяющие центры устраняют их в кратчайшие сроки.
Отправка электронной отчётности
Для того чтобы сдать электронную отчётность, компьютер должен быть подключен к интернету. После того, как выбран удостоверяющий центр, получен ключ ЭЦП и установлено необходимое программное обеспечение, пользователь может начинать работать в системе. Обычно перед этим сотрудники центров проводят обучение и рассказывают, как работать с электронной отчётностью. Схема действий выглядит следующим образом:
- Отчёт сформирован в бухгалтерской программе;
- Отчёт в формате xml выгружается в каталог на компьютере;
- В программе по сдаче электронной отчётности указывается путь к файлу с отчётом и далее, в зависимости от системы осуществляется его проверка и отправка;
- Процесс сдачи отчётности проходит в четыре этапа: получение квитанции о том, что отчёт отправлен, далее, что он получен проверяющим органом, затем пользователь получает квитанцию о приеме и на заключительном этапе извещение о результате обработки;
- Если отчёт не содержит ошибок, приходит положительный ответ в извещении от проверяющего органа, после чего считается, что отчётность сдана. Если были допущены ошибки, то пользователь получает протокол с их перечнем.
Выбрать оператора электронной отчетности можно на нашем портале. Перейти к выбору?
