Экономика должна быть экономной
Именно этим постулатом руководствуются многие клиенты при переходе на аутсорсинговую модель ведения бизнеса. Соответственно, их целью становится сэкономить как можно больше, довольно часто – любой ценой. И эта цена, с учетом репутационных и фискальных рисков, в итоге, регулярно оказывается выше, чем сама выгода от перехода на аутсорсинг. «Скупой платит дважды» – банальная, но верная формула.
Ошибка №1: поверхностная оценка финансовой выгоды.
Почему она возникает: переход на аутсорсинг воспринимается исключительно как способ сократить расходы.
Решение: перед переходом на аутсорсинговую модель тщательно просчитать все плюсы и минусы данного шага для вашего бизнеса. Если встречаете расценки, которые существенно ниже рынка, выясняйте, почему поставщиком предложена столь «привлекательная» стоимость. Необходимо искать оптимальное решение по соотношению цена-качество, стремясь не только сократить издержки, но и повысить качество выполнения делегируемой работы.
Обещать не значит жениться
Самым ответственным моментом, влияющим на успех всего предприятия, является выбор провайдера. Как не допустить ошибку, принимая столь важное решение? При определении кандидата, попробуйте примерить на себя роль отца несовершеннолетней дочери, которую позвал в кино незнакомый вам молодой человек. Вы должны знать о нем все.
Ошибка №2: неверный выбор провайдера.
Почему она возникает: недостаточно тщательное изучение рынка в целом и каждого конкретного поставщика в отдельности.
Решение: составьте необходимый минимум требований, которым должен соответствовать ваш потенциальный партнер. В первую очередь, стоит обратить внимание на репутацию провайдера: время работы на рынке, пул клиентов, их отзывы. Затем потребуется заглянуть на его «внутреннюю кухню»: уровень квалификации специалистов, их штат, наличие официального действующего офиса, отлаженный механизм обратной связи с потенциальными партнерами, оперативное реагирование в кризисных ситуациях. Наконец, нужно четко соотнести возможности и предложения провайдера со своими потребностями: если вы передаете на аутсорсинг, например, бухгалтерский учет, то проанализируйте, какой подрядчик больше вам подойдет, исходя из специфики бизнеса. По текущим отраслевым стандартам, на одного расчетчика в среднем приходится 600-800 расчетных листов. Соответственно, если у вас в штате несколько сотен человек, то вам нужен провайдер с двумя-тремя десятками расчетчиков, ведь вы не единственный клиент, с которым он работает. Если
вы планируете расширять свой бизнес, заложите это в расчеты: провайдер должен обладать запасом ресурсов, чтобы в случае, если вы решите увеличить штат, вам не пришлось бы менять поставщика.
Уговор дороже денег…
…а в данном случае он им полностью эквивалентен. Может произойти так, что провайдер, который, казалось, отвечал всем требованиям, при сдаче работы не оправдал ваших ожиданий. Как сделать так, чтобы «карета не превратилась в тыкву»?
Ошибка №3: неверно составленный договор.
Почему: вы решили, что стандартный договор об аутсорсинге вам подходит, «ведь там уже все должно быть предусмотрено».
Решение: договор – это «Magna Carta» вашего взаимодействия с поставщиком. Здесь должно быть предусмотрено буквально все. Максимально подробный контракт позволит регламентировать все сложные аспекты сотрудничества. Чем больше внимания и времени вы уделите грамотному составлению договора, тем меньше времени потратите впоследствии на разрешение тех или иных затруднений, которые неизбежно будут возникать в ходе рабочего процесса.
При составлении договора стоит руководствоваться следующими правилами:
На этапе обсуждения договора крайне важно найти общий язык с провайдером – вы должны быть уверены, что у него сложилось предельно точное понимание ваших целей и задач.
Заранее оговорите результаты, которые вы хотите получить, и отразите это в договоре.
Используйте смешанные договоры при комплексном обслуживании.
Четко фиксируйте сферы ответственности в контракте. Необходимо обозначить ответственных лиц по каждой из задач.
В дополнение к договору подпишите соглашение об уровне оказания сервиса (SLA), в котором будут подробно регламентированы все аспекты взаимодействия с провайдером, а также принципы оценки эффективности его работы. Подробнее об этом прочитайте в нашей статье, рассказывающей о том, как правильно использовать SLA.
Время – деньги
Теперь, когда все основные вопросы решены, важно не допустить последней ошибки, одной из самых распространенных: слишком торопливого внедрения новой модели ведения бизнеса. Чтобы этого не допустить, руководствуйтесь известным китайским лозунгом: «Три года упорного труда – и десять тысяч лет счастья».
Ошибка №4: спешка. При переходе на аутсорсинговую модель сокращение штата происходит раньше времени.
Почему она возникает: вы хотите выиграть время, потому что «время – деньги». Однако эта формула не всегда работает.
Решение: необходимо выполнять все условия, которые обеспечат мягкий переход на аутсорсинговую систему. Ваши действия должны быть четко распланированы. Нужно обновить должностные инструкции, предоставить сотрудникам все необходимые сведения о переходе на новый формат работы, заблаговременно обсудить варианты дальнейшей работы или предоставления компенсаций с теми, чьи должности упраздняются из-за перевода бизнес-процесса на аутсорсинг.
Следуя этим простым рекомендациям вы сможете обеспечить эффективный перевод любого процесса на аутсорсинг. Очень важно помнить, что даже когда аутсорсинг уже успешно заработал, работа в этом направлении не заканчивается. Конечно, вместе с задачами вы делегируете и ответственность, но основная ее часть, «итоговый продукт» — успешная жизнедеятельность компании, все равно лежит на вас. Потому необходимо контролировать своего провайдера и сохранять необходимую управляемость делегированного процесса. В частности, вам понадобится сотрудник, который сможет координировать аутсорсинговый проект и проверять работу провайдера по итогам каждого отчетного периода. Этот этап не менее важен, чем построение аутсорсингового взаимодействия: ведь сохранить и закрепить результат всегда сложнее, чем его добиться.
Генеральный директор UCMS Group Russia
