Учет командировочных расходов дистанционного работника

Трудовые отношения

Особенности труда дистанционных работников регулируются гл. 49.1 Трудового кодекса РФ. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).

Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Ни ТК РФ, ни Положение не содержат запрета на отправление работодателем дистанционного работника в командировку, следовательно, работодатель вправе направить дистанционного работника в служебную командировку (см. также консультацию специалиста Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). Следовательно, в отсутствие особенностей командирования дистанционных работников в гл. 49.1 ТК РФ на дистанционных работников распространяются и гарантии при направлении таких работников в служебные командировки, предусмотренные ст. ст. 167 и 168 ТК РФ.

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду и найму жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения).

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения). Так как в данном случае работник работает дистанционно, данные средства могут быть выплачены (перечислены) на его банковский счет в целях осуществления им с использованием карты физического лица, выданной в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. При этом в учетной политике организации необходимо закрепить положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

По общему правилу цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании <*>, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения).

Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение <*>, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения).

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному авансу, а также представить отчет о выполненной работе (п. 26 Положения). К авансовому отчету прилагаются в том числе и документы, подтверждающие фактические расходы по найму и проезду. Документального подтверждения расходования суточных не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770). Сумма расходов в виде суточных рассчитывается на основании отметок в командировочном удостоверении и отражается непосредственно в авансовом отчете.

Главой 49.1 ТК РФ не предусмотрено особого порядка для обмена документами при оформлении направления дистанционного работника в командировку.

Полагаем, что такой обмен может осуществляться в электронном виде с последующим направлением по почте подлинников необходимых документов, подтверждающих командировочные расходы (по данному вопросу см. также консультацию специалиста Министерства труда и социальной защиты РФ Т.В. Маленко от 26.06.2013).

Бухгалтерский учет

Перечисление денежных средств на командировочные расходы на банковский счет работника может быть отражено записью по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Командировочные расходы, связанные с основной производственной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности, формирующим себестоимость продукции (работ, услуг), и признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 7, 9, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Признание командировочных расходов в себестоимости продукции основного производства отражается по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).

Датой принятия на учет расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Налоговые вычеты сумм НДС по расходам на командировки могут производиться на основании счетов-фактур или иных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Порядок вычета сумм НДС по расходам по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно установлен п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, согласно которому при приобретении таких услуг в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

В данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются авиабилет и счет гостиницы с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС (Письма Минфина России от 19.07.2013 N 03-07-11/28554, от 21.11.2012 N 03-07-11/502, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 11.12.2008 N 19-11/115222).

Налог на прибыль организаций

Расходы на командировки, в том числе дистанционного работника, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции, на дату утверждения авансового отчета при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме (без учета принимаемого к вычету НДС) (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272, п. 1 ст. 170 НК РФ, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945). В данном случае расходы на командировку в целях исчисления налога на прибыль составили 31 200 руб. ((17 700 руб. - 2700 руб.) + 4200 руб. + (14 160 руб. - 2160 руб.)).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд в командировку до места назначения и обратно не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

При этом суточные нормируются только для исчисления НДФЛ (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). А в части страховых взносов суточные не включаются в базу для начисления взносов без ограничения их величины.

В данном случае коллективным договором суточные установлены в размере 700 руб. за сутки, следовательно, суммы командировочных расходов в полном объеме не включаются ни в облагаемый НДФЛ доход дистанционного работника, ни в базу для начисления страховых взносов.

<*> Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 1 января 2013 г. см. комментарий.

Л.В.Гужелева, консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению