По общему правилу расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других компаний, участвующих в переговорах, организация вправе учесть при расчете налога на прибыль (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Целью таких мероприятий может быть как поддержание или продление сотрудничества компании с ее партнерами, так и установление деловых отношений - переговоры с потенциальными контрагентами.
Особенностью налогового учета представительских расходов является необходимость их нормирования. Предельная сумма таких расходов, которую организация может признать в целях налогообложения, составляет 4% от общей величины ее расходов на оплату труда за соответствующий отчетный или налоговый период (абзац 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). К представительским относятся расходы (абзац 1 п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на проведение официального приема - завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для представителей организаций и официальных лиц принимающей компании, участвующих в переговорах;
- транспортное обслуживание этих лиц, то есть на доставку их к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров:
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Кроме того, в составе представительских могут быть учтены аналогичные расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров, правления или иного руководящего органа организации (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Минфин России неоднократно указывал, что к представительским также могут относиться расходы на проведение переговоров с физическими лицами - клиентами организации (например, письма от 27.05.09 №03-03-06/1/351 и от 27.03.09 №03-03-06/2/64). Ведь и с ними также необходимо налаживать и поддерживать деловые отношения, что бывает не менее сложно, чем с юридическими лицами.