Суточные для сотрудников с разъездным характером работы

Водителю организации, занимающейся междугородными автомобильными перевозками по территории РФ, для компенсации расходов, связанных с разъездным характером работ, выдана под отчет сумма 2500 руб. Согласно представленным по возвращении из рейса авансовому отчету водителя и путевому листу в рейсе он был два дня и проехал 987 км. Положением о разъездном характере работы, в частности, установлено, что:

• к профессиям и должностям работников, имеющим разъездной характер работы, отнесены водители;
• при поездках на расстояние более 200 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за один рабочий день до рейса;
• размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки:

  • 600 руб. - при поездках на расстояние от 200 до 300 км;
  • 900 руб. - при поездках от 300 км и выше;

• основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист.

В трудовом договоре с водителем есть условие о разъездном характере работ. Сумму излишне выплаченных суточных водитель внес в кассу организации.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ):

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видно, в данном перечне возмещаемых расходов присутствуют суточные, определенные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Правовую природу суточных в отношении служебных командировок <*> еще в 2005 г. сформулировал Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, указав, что выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1, ст. 57 ТК РФ).

Никаких нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено. И, как видно из нормы ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно. Следовательно, размер суточных работодатель волен установить в твердой сумме, в процентах от оклада, от дальности рейса и др.

В данном случае размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным актом - положением о разъездном характере работы, а в трудовом договоре с водителем есть указание на этот характер работ.

Бухгалтерский учет

Порядок выдачи наличных денег под отчет и представления отчета по израсходованным суммам установлен п. п. 4.1 - 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета 71 отражается получение сумм под отчет, а по кредиту - списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и другие счета в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Так как междугородные автоперевозки являются основным видом деятельности организации, а водители, соответственно, основным производственным персоналом, расходы в виде суточных являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 7 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Расходы, произведенные за счет денежных средств, полученных под отчет, признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации, который вместе с оправдательными документами должен быть представлен в бухгалтерию организации в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 16 ПБУ 10/99, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помимо путевых листов в качестве документов, подтверждающих расходы на выплату суточных за разъездной характер работ, могут также использоваться и иные самостоятельно разработанные формы (например, табель-расчет на выплату суточных за разъездной характер работы), содержащие необходимые для расчета суточных данные о дальности поездки (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Заметим, что с 01.01.2013 применяемые организацией формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм <**>. Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Унифицированные формы такого документа, как путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и N 4-П), утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Затраты в виде суточных, выплаченных водителю организации, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 20 "Основное производство" на дату утверждения руководителем авансового отчета водителя (Инструкция по применению Плана счетов).

В данном примере водителю полагаются суточные в размере 1800 руб. (900 руб. x 2 суток, так как пробег составляет 987 км, т.е. превышает 300 км).

Налог на прибыль организаций

Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ. Расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работ (в данном случае - в виде суточных), подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, удовлетворяют приведенным критериям и, следовательно, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, п. 2 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы в целях налогообложения прибыли, НК РФ не установлен. Следовательно, суточные, размер которых установлен локальным актом организации (трудовым договором), можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы

Суммы компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением работником его трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ , абз. 10 п. 2 ч. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Так как в данном случае выплата суточных непосредственно связана с выполнением водителем своих трудовых функций, разъездной характер работ закреплен в локальном акте организации, то сумма суточных, установленная этим актом, НДФЛ и страховыми взносами не облагается (см. также Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).

Отметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ (не более 700 руб. в сутки за каждый день командировки на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) предусмотрено исключительно для расходов на командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). А служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что состав подлежащих возмещению расходов при служебной командировке и при разъездном характере работ совпадает (в частности, включает суточные), для целей налогообложения НДФЛ суточные при разъездном характере работ не нормируются и полностью (в размере, установленном локальным актом (трудовым договором) организации) не подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России N 03-04-06/6-131).

Обращаем внимание на то, что в локальном акте организации должен предусматриваться именно порядок компенсации расходов, связанных со служебными поездками, а не "установление надбавки (доплаты)" за разъездной характер работы. В противном случае существует значительный риск спора с проверяющими, которые по формальным основаниям сочтут такие надбавки (доплаты) составной частью заработной платы, подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

<*> Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

<**> Заметим, что после 01.01.2013 по-прежнему обязательными к применению являются формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ). К таким документам относятся, в частности, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.).