Договор аренды помещения с физлицом какой-то особенный?
Самый что ни на есть обычный. Не забудьте прописать в договоре:
- данные, позволяющие точно идентифицировать арендуемое помещение, в частности его точный адрес, месторасположение в здании (этаж, номер комнаты), а также площадь помещения;
- размер, порядок и сроки внесения арендной платы. При этом про НДС упоминать не надо. Ведь "физик"-непредприниматель не является плательщиком этого налога, следовательно, НДС в арендную плату не входит.
Без этих условий договор аренды будет считаться незаключенным.
Если вы будете заключать договор после 1 марта 2013 г., то независимо от того, на какой срок он заключается, регистрировать его в территориальном органе Росреестра не нужно. Что касается договоров аренды, подписанных до указанной даты, то их не придется регистрировать, если они заключены:
- <или> на срок менее 1 года;
- <или> вообще без указания конкретного срока. В этом случае договор считается заключенным на неопределенное время.
СОВЕТ
Перед тем как подписать договор аренды с физлицом, имеет смысл убедиться в том, что:
- именно он является собственником сдаваемого помещения;
- помещение имеет статус нежилого. Ведь налоговики при проверке могут исключить из "прибыльных" расходов компании платежи за аренду жилого помещения, если оно используется не по назначению.
Для этого попросите будущего арендодателя показать вам свидетельство о собственности на сдаваемое помещение, а еще лучше - свежую выписку из ЕГРП. Так вы точно будете знать, что недвижимость принадлежит именно ему.
Может ли фирма оплачивать аренду физлицу наличными?
Да, вполне. В этом случае арендодателю "наличная" арендная плата передается после предъявления им паспорта через кассу организации по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2). Лимит расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору) на расчеты между организациями и гражданами не распространяется.
Но конечно же, организации удобнее перечислять арендную плату безналично. Поэтому имеет смысл убедить гражданина-арендодателя открыть какой- нибудь счет, хотя бы завести сберкнижку. Ведь это минутное дело.
СОВЕТУЕМ ФИЗЛИЦУ-АРЕНДОДАТЕЛЮ
Перед открытием какого-либо счета в банке гражданину имеет смысл поинтересоваться, какова будет комиссия за снятие денег, поступивших к нему от организаций. В некоторых банках ее размер довольно велик.
Как без лишних проблем учесть в расходах коммунальные услуги?
Для этого нужно, чтобы коммуналка была включена в состав арендной платы. Это можно оформить двумя способами.
СПОСОБ 1. Коммунальные платежи - невыделенная (фиксированная) часть арендной платы. В этом случае условие о размере платы формулируется в договоре примерно так:
+------------------------------------------------------------------------+
|"Арендная плата устанавливается в размере ___ руб. и включает |
|стоимость потребляемых Арендатором коммунальных услуг". |
+------------------------------------------------------------------------+
Однако этот вариант может не устроить арендодателя. Ведь величина коммуналки зависит от объема фактического потребления воды, электроэнергии и других ресурсов. Соответственно, предугадать эти расходы заранее нельзя. А корректировать размер арендной платы по общему правилу можно не чаще одного раза в год Гражданский кодекс Статья 614.
СПОСОБ 2. Коммунальные платежи - это переменная часть арендной платы. Тогда условие об арендной плате может звучать, к примеру, так:
+------------------------------------------------------------------------+
|"Арендная плата устанавливается в виде фиксированной части в |
|размере _______ руб. за месяц и переменной части в размере |
|стоимости коммунальных услуг, потребленных Арендатором за этот |
|период. Сумма переменной части определяется по данным приборов |
|учета, установленных в арендуемом помещении, а также на |
|основании счетов коммунальных служб и оплачивается на основании |
|предъявленных Арендодателем копий счетов за коммунальные |
|услуги". |
+------------------------------------------------------------------------+
При таком варианте изменение общей величины арендных платежей не будет считаться изменением арендной платы .
И при одном, и при другом способе вся сумма арендной платы (как фиксированная, так и переменная) является оплатой услуг арендодателя по предоставлению помещения в аренду. Поэтому организация (в том числе применяющая упрощенку) может полностью учесть арендную плату в расходах.
Является ли фирма налоговым агентом по НДФЛ при оплате аренды физлицу?
Да. С выплаченной арендной платы организация должна исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ, также необходимо завести на арендодателя карточку учета доходов и подавать на него справки 2-НДФЛ.
Перекладывать обязанность по уплате НДФЛ на гражданина вы не вправе. Условие договора (или дополнительного соглашения к нему), согласно которому эта обязанность возлагается на физлицо, будет считаться ничтожным.
И еще: профессиональный налоговый вычет по доходам от аренды помещения физлицу не положен.
Если фирма арендует помещение у своего же директора, можно ли установить минимальную арендную плату?
Можно. Хотя организация и ее директор признаются взаимозависимыми лицами, бояться ни тому, ни другому нечего. Во-первых, эта сделка вряд ли попадет в разряд контролируемых по стоимостному критерию, ведь он поистине гигантский. Во-вторых, даже если сделка вдруг окажется контролируемой, налоговики не смогут доначислить:
- НДФЛ директору, поскольку он не зарегистрирован как ИП;
- налог на прибыль компании, ведь она никоим образом не завышает свои расходы.
***
В заключение хотим напомнить вот о чем. Если физлицо-арендодатель через какое-то время зарегистрируется в качестве ИП, то вам не нужно будет больше удерживать НДФЛ. Однако о своем новом статусе арендодатель должен сообщить вам сам - вы следить за этим не обязаны.
Суховская М.Г.
Узнать подробнее о журнале "Главная книга"
