Порядок ведения кассовых операций
С 01.01.2012 порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регламентирован Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П (п. п. 4.1 - 4.4, 7.1 Положения).
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится кассиром по расходным кассовым ордерам, оформляемым согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. п. 4.1, 4.4 Положения).
В данном случае окончательный расчет по авансовому отчету, представленному в последний день срока, отведенного на его предъявление, работником не произведен.
Трудовые отношения
По суммам, выданным работнику под отчет, работник несет полную материальную ответственность вне зависимости от заключения с ним письменного договора о полной материальной ответственности. Невозврат в установленный срок работником не израсходованных им подотчетных сумм с точки зрения трудового законодательства является причинением организации ущерба (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 238 Трудового кодекса РФ, абз. 5 Письма Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).
Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного работником аванса по командировке может производиться удержание из его заработной платы. Решение об удержании из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности (абз. 3 ч. 2, ч. 3 ст. 137 ТК РФ). То есть в данном случае такое решение должно быть принято не позднее 19.08.2012. Это решение может быть оформлено приказом (распоряжением) руководителя. В данном случае удержание производится с письменного согласия работника (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Следует также учитывать, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Считаем, что размер удержаний исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). То есть в данном случае неизрасходованную и своевременно не возвращенную сумму аванса, выданного на командировку, организация может удержать в полном объеме при выплате второй части заработной платы за июль 2012 г. (так как 4000 руб. меньше, чем 4440 руб. ((60 000 руб. - 30 000 руб. - 60 000 руб. x 13%) x 20%)).
Бухгалтерский учет
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", по дебету которого отражается выдача сумм под отчет, а по кредиту - списание утвержденных руководителем израсходованных сумм.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, своевременно не возвращенные работниками подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и в дальнейшем при удержании из оплаты труда работника списываются в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу), а сумма начисленного НДФЛ - по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68 "Расчеты по налогам и сборам" (Инструкция по применению Плана счетов).
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доход от источника в РФ, признаются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ). В данном случае организация, являясь налоговым агентом, исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ при выплате заработной платы работнику (п. 1 ст. 210, п. п. 2, 4 ст. 226 НК РФ). Датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ), следовательно, удержание НДФЛ производится при окончательном расчете - при выплате части заработной платы за вторую половину месяца (см., например, Письмо Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209). Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, то они не уменьшают налоговую базу по НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).
Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ подлежит перечислению в бюджет не позднее дня перечисления дохода со счета налогового агента в банке на банковский счет налогоплательщика (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ |
19.07.2012 | ||||
Отражена своевременно не возвращенная подотчетная сумма | 94 | 71 | 4 000 | Авансовый отчет |
31.07.2012 | ||||
Начислена заработная плата за июль <*> | 20 (44, 26) | 70 | 60 000 | Расчетно-платежная ведомость |
Удержан НДФЛ с суммы заработной платы за июль (60 000 x 13%) <**> | 70 | 68 | 7 800 | Регистр налогового учета (Налоговая карточка) |
Отражено удержание не возвращенного в срок неизрасходованного аванса | 70 | 94 | 4 000 | Распоряжение руководителя |
Перечислена заработная плата за вторую половину июля (60 000 - 30 000 - 7800 - 4000) | 70 | 51 | 18 200 | Выписка банка по расчетному счету |
<*> Порядок начисления и уплаты страховых взносов в данной консультации не рассматриваются.
<**> Записи по перечислению в бюджет удержанного НДФЛ в таблице не приводятся.
Л.В.Гужелева, консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению
"Об исполнительном производстве"
Статья 210 НК РФ. Налоговая база
Статья 223 НК РФ. Дата фактического получения дохода
Статья 137 ТК РФ. Ограничение удержаний из заработной платы
Статья 138 ТК РФ. Ограничение размера удержаний из заработной платы
Статья 238 ТК РФ. Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю
Статья 243 ТК РФ. Случаи полной материальной ответственности
Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций
Письма Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1
Письмо Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209
Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации