Минфин рассказал, как учитывать расходы работников на такси

Министерство финансов РФ рассказало, какими документами сотрудники должны подтверждать поездки на такси. Ведомство направило письмо в ответ на вопрос, поступивший от организации. Работник компании, находясь в командировках, пользуется услугами такси для перевозки оборудования. Он оплачивает поездки за свой счет. Организацию интересовало, какие документы для исчисления налога на прибыль сотрудник должен представить для подтверждения обоснованности расходов. В министерстве напомнили, что существует утвержденная форма квитанции на оплату такси. При расчете налога на прибыль расходы на такси учитываются при условии их экономической обоснованности.

В Минфине подчеркнули, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Это устанавливает статья 252 Налогового кодекса РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки. Причем они должны быть экономически оправданы и направлены на получение дохода.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ, на основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет. Документы, подтверждающие расходы, оформляются в соответствии с законодательством РФ. Это может быть, в частности, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором.

В министерстве отметили, что существуют обязательные реквизиты заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанции на оплату пользования легковым такси. Они утверждены приложениями 4 и 5 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

Специалисты напомнили, что затраты организации на командировки, в частности, на проезд работника, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Это определяет подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом статья 168 Трудового кодекса устанавливает, что работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду в случае направления в служебную командировку. В Минфине подчеркнули:

Напомним, порядок расчета и уплаты налога на прибыль организаций устанавливает глава 25 Налогового кодекса РФ.

Подробную информацию по вопросам, связанным с уплатой налогов, можно найти на нашем сайте в разделе "Справочник налогов". Там приводятся сведения о налоговой базе, ставках, льготах и налоговых вычетах и т.д. Ближайшие даты уплаты налогов, представления бухгалтерской и налоговой отчетности, а также сведений во внебюджетные фонды вы можете найти в разделе "Календарь бухгалтера".