Перейти на мобильную версию
Помогаем преодолевать трудности

Как заполнить ежеквартальную форму 6-НДФЛ. Полное руководство

Отправить на печать Распечатать
/ Источник: Петербургский правовой портал
Как заполнить ежеквартальную форму 6-НДФЛ. Полное руководство

Смотрите также:

6-НДФЛ — это новая форма расчета по НДФЛ. Введена с 2016 года. Сдается ежеквартально. В нем указывается информация о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Каждый квартал все работодатели обязаны сдавать в ФНС отчет по форме 6-НДФЛ. Крайний срок отчета за 3-й квартал — 31 октября. Документ представляет собой обобщение данных о доходах работников за отчетный период и об удержанном с этих сумм налоге на доходы физлиц.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]. Отчет сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Форма заполняется в рублях без копеек.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За третий квартал нужно отчитаться не позднее 31 октября 2017 года. Более подробно сроки можно увидеть в таблице:

Расчетный период

Крайний срок сдачи

За 1 квартал 2017

до 2 мая

(дата перенесена с 30 апреля в связи с выходным днём)

За 2 квартал 2017

(расчет нарастающим итогом

за полгода в разделе 1)

до 31 июля

За 3 квартал 2017

(расчет нарастающим итогом

за 9 месяцев в разделе 1)

до 31 октября

За 4 квартал 2017

(расчет нарастающим итогом

за год в разделе 1)

до 2 апреля 2018

(дата перенесена с 1 апреля в связи с выходным днем)

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2017, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет 6-НДФЛ действует уже второй год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров.

Документ состоит из следующих разделов:

  1. Титульный лист.
  2. Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
  3. Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2017 год с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленых в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

  • 1-й квартал — код 21;
  • полугодие — код 31;
  • 9 месяцев — код 33;
  • год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

  • первые 2 цифры — номер региона;
  • вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Шаг 6. Код по месту учета

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

  • по месту учета — 212;
  • по месту учета обособленного подразделения — 220;
  • крупнейшие налогоплательщики указывают — 213.

ИП также указывают специальные коды:

  • по месту жительства — код 120;
  • по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 7. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 8. Код ОКТМО (муниципального образования)

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. На примере — код муниципального округа № 78 СПб, к которому относится инспекция ФНС России № 9. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060–090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

  • процент ставки налога;
  • суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
  • суммы налоговых вычетов;
  • суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

  • количество физических лиц, получивших доход;
  • суммы удержанного налога;
  • суммы налога, не удержанные;
  • суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2017 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

Важно! В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected] ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Пример:

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 3 418 215.28 - 34 400 = 3 383 815,28 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 3 383 815,28 х 13 % = 439 894 (НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Важно! Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

Пример:

За 3-й квартал 2017 года значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за этот период. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том периоде, за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Для 3-го квартала расхождения должны составить сумму платежей за сентябрь 2017 года, уплаченных в октябре, согласно требованиям законодательства.

Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за последний квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.

Шаг 10. Строка 100. Дата получения дохода работниками

В графе 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Важно! Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, апреля 2017 года, хотя зарплату за апрель работники получили только в мае. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11. Строка 110. День удержания налога налоговым агентом

Строка 110 содержит дату (день, месяц, год) удержания налога.

Важно! Удержать НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных, материальной помощи (с налогооблагаемой части), вознаграждения за оказанные работы (выполненные услуги) и прочих платежей в пользу работника можно только в день перечисления дохода работнику.

Шаг 12. Строка 120. Дата перечисления налога в бюджет

Значение строки 120 — это поле, отражающее дату перечисления НДФЛ в бюджет согласно законодательству.

Важно! Дата перечисления налога зависит от вида дохода, с которого произведено удержание и перечисление.

НДФЛ с ЗП перечисляется не позже следующего дня после выплаты дохода работникам. А вот налог с отпускных, больничных можно уплатить не сразу — главное, успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

Для отпускных допустимы следующие даты, отраженные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ:

  • по строке 100 (04.07.2017) — дата выплаты отпускных (ст. 223 НК РФ, письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829);
  • по строке 110 (04.07.2017) — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
  • по строке 120 (31.07.2017) — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.

Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.

Важно! Дата дохода работника за месяц должна соответствовать сумме, если не включает полностью необлагаемый налогом доход. По таким случаям можно привести разъяснения официальной позиции следующих ведомств:

Напомним про матпомощь: если в строке 020 данные о ней были, то и здесь должны учитываться (при условии, что она выдана в этом квартале).

Шаг 14. Строка 140. НДФЛ, который необходимо удержать с суммы

В графе 140 должна отражаться сумма НДФЛ, удержанного на дату, указанную в графе 110.

Если налогооблагаемая база уменьшалась на размер налоговых вычетов, сумму налога отражают с учетом вычетов, т. е. сумма НДФЛ по стр. 140 должна соответствовать уплаченной в бюджет. Напоминаем, что суммы налоговых вычетов указываются нарастающим итогом в разделе 1.

Пример:

Если 3 человека при получении дохода в месяце имеют стандартный вычет на ребенка 1400 руб. (в сумме 4200 руб.), то налоговая база уменьшается на эту сумму (24 363,08 - 4200 = 20 163,08), а уже потом рассчитывается сумма налога (удержанный НДФЛ). Сумма НДФЛ, которая указывается в стр. 140, в нашем примере получилась 2621 руб. (20 163,08 х 13 %).

Важно! Оформляя отчет, обратите внимание, чтобы все ячейки в нем были заполнены. В ячейках без значений ставятся прочерки.

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Скачать форму 6 НДФЛ

Пустая форма 6 НДФЛ для Excel (формат xls)

Расчет сумм налога на доходы физических лиц 6 НДФЛ (образец заполнения в формате PDF)

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение 2017 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, показатели из первого и второго квартала сохранятся и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где удобно. Будьте всегда в курсе главного!
icon-telegram-white Подписаться
e-mail рассылка
Подпишитесь на новости для бухгалтера!
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
Поделиться:

комментарии

Василий
Рейтинг пользователя: 1
24 октября 2017 12:33
Спасибо! Все подробно и доходчиво.
0
Чтобы оставить комментарий нужно авторизоваться

Документы

Кодексы

Петербургский правовой портал

PPT.RU - Власть. Право. Налоги. Бизнес


Вопрос юристу
Связь с редакцией
Tweet
Поделиться
+1
Like!
Класс
Свернуть
Наверх

Вопрос-ответ

Помощь опытных
юристов и адвокатов

Экспертный совет

Решение бухгалтерских и правовых
вопросов в профессиональном сообществе

Лучшие специалисты
Более одного ответа
Вы можете задать вопрос бесплатно

ЗАДАЙТЕ ВОПРОС здесь и сейчас