Перейти на мобильную версию
Помогаем преодолевать трудности

Как заполнить новую форму 6-НДФЛ. Полное руководство

Отправить на печать Распечатать
/ Источник: Петербургский правовой портал
Как заполнить новую форму 6-НДФЛ. Полное руководство

Смотрите также:

С 2016 года появилась новая форма отчётности для всех работодателей 6-НДФЛ. Отчет представляет собой обобщение данных о доходах работников за отчетный период и об удержанном с этих сумм НДФЛ.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет Приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] (далее - Приказ). Отчёт сдается поквартально в электронном формате, если физических лиц за отчетный квартал 25 и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Форма заполняется в рублях без копеек.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ сдается в инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчётным кварталом. Годовой расчёт предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ).

Расчетный период

Крайний срок сдачи

За 1 квартал 2017

до 2 мая

(дата перенесена с 30 апреля в связи с выходным днём)

За 2 квартал 2017

(расчёт нарастающим итогом

за полгода в разделе1)

до 31 июля

За 3 квартал 2017

(расчёт нарастающим итогом

за 9 месяцев в разделе 1)

до 31 октября

За 4 квартал 2017

(расчёт нарастающим итогом

за год в разделе 1)

до 2 апреля 2018

(дата перенесена с 1 апреля в связи с выходным днём)

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания стоит 1000 руб (п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ, организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажнои носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ

Хотя форма действует уже год, заполнение вызывает ряд вопросов у работодателей и бухгалтеров.

Документ состоит из следующих разделов:

  1. титульный лист;
  2. раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом);
  3. раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2017 год с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1 - ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчёт. Если отчёт сдаётся филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2 - Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдаётся первый раз за отчетный период, то в поле “номер корректировки” отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений предоставленых в ФНС. Уточнение расчёта по соответствующему отчетному периоду указываются номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3 - Отчётность по кварталам (номер периода)

Период представления 6-НДФЛ - квартал, за который отчитывается работодатель:

  • 1-й квартал - код 21;
  • полугодие - код 31;
  • 9 месяцев - код 33;
  • год - код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил.1 Приказа.

Шаг 4 - Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5 - Код налоговой службы (по месту учёта)

В строке указывается код той налоговой, куда направляется отчётность. Это четырехзначный код, где первые 2 цифры - номер региона, а вторые две - непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС №9 Центрального района СПб). Важно помнить, что отчётность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или подразделения. ИП сдают этот отчёт в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Шаг 6 - Код по месту учёта

Код “По месту нахождения (учета)” помогает определить, какая именно организация сдаёт отчётность. Полный перечь кодов определен в прил.2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

  • по месту учёта - 212;
  • по месту учёта обособленного подразделения - 220;
  • крупнейшие налогоплательщики указывают - 213.

ИП также указывают специальные коды:

  • по месту жительства - код 120;
  • по месту осуществления деятельности - код 320.

Шаг 7 - Наименование налогоплательщика

В поле “налоговый агент” печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 8 - Код ОКТМО (муниципального образования)

Указывается код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. На примере код муниципального округа № 78 СПб, к которому относится инспекция ФНС России №9. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются в инспекцию сразу два расчёта с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 "Обобщенные показатели" формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

  • процент ставки налога;
  • суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ или доходы менее лимита, в зависимости отвида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50,0 тыс. руб. на ребенка и т.п.);
  • сумм налоговых вычетов;
  • суммы НДФЛ (в т.ч. от доходов в виде дивидендов);

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз, в разделе, по ставке сформированной первой):

  • количество физических лиц, получивших доход;
  • сумму удержанного налога;
  • сумму налога, не удержанную;
  • сумму НДФЛ, возвращенную налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2017г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров - 13%, 15%, 30% и 35%.

Блок 1 - данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1 - Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ - 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам, по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2 - Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 ("сумма начисленного дохода") указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года. Не включаются в стоку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4 000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе по строке 025.

Важно! В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п.8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 N БС-4-11/[email protected] ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3 - Строка 030. Налоговые вычеты

Если гражданам предоставляются налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты - это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый Кодекс предусматривает налоговые вычеты:

Согласно Письму ФНС от 01.08.2016 N БС-4-11/[email protected], строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected]), по которым они предоставлялись.

Шаг 4 - Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 ("сумма исчисленного налога") рассчитывается путем произведения строки 010 ("ставка налога") и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 ("сумма начисленного дохода") и графой 030 ("суммы налоговых вычетов").

Пример: Налоговая база доходов (ставка 13%) = 2 550 000 - 14 000 = 2 536 000 (база НДФЛ 13%)

Строка 040 ("сумма исчисленного налога") = 2 536 000 х 13% = 329 680 (НДФЛ по ставке 13%).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5 - Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 ("сумма фиксированного авансового платежа") отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050 и указывается ноль.

Блок 2 - Итоги раздела 1

Шаг 6 - Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года.

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налоогооблагаемых доходов.

Шаг 7 - Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 - исчисленный налог, т.е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 - удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Важно! Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ сопоставив поля 106 ("ТП"- платежи текущего года) и полем 107 ("МС.указывается порядковый номер месяца") со значением строки 040.

Например, за 2 квартал 2017г. значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за этот период. Значение стр. 040 должно быть равно перечислениям со значением поля 106 "ТП" и поля 107 со следующими кодами "МС.01.2017", "МС.02.2017", "МС.03.2017", "МС.04.2017", "МС.05.2017", "МС.06.2017". Если эти значения совпадают, значит все обязательства как налоговый агент вы выполнили.

Важно! Проверяется стр. 070 также как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том периоде за который отчитываемся. Т.е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде.

Важно! Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно определив сумму платежей за последний отчетный месяц произведенных в следующем за отчетным.

Для 2 квартала расхождения должны составить сумму платежей за июнь 2017г., уплаченных в июле, согласно требованиям законодательства.

Значение строки 070 ("удержанный") может не совпадать с данными строки 040 ("исчисленноый"). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8 - Строка 080. Неудержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9 - Строка 090. Возвращенный налог

В строчку 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили обратно работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за последний квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответсвуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам обязательно указываются в хронологическом порядке.

Шаг 10 - Строка N 100. Дата получения дохода работниками

В графе 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Важно! Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днём получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число апреля 2017 года, хотя зарплату за апрель работники получат только в мае. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь - в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11 - Строка N 110. День удержания налога налоговым агентом

Строка 110 содержит дату (день, месяц, год) удержания налога.

Важно! Удержать НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных, материальной помощи (с налогооблагаемой части), вознаграждения за оказанные работы (выполненные услуги) и прочих платежей в пользу работника можно только в день перечисления дохода работнику.

Шаг 12 - Строка N 120. Дата перечисления налога в бюджет

Значение строки 120 - это поле, отражающее дату перечисления НДФЛ в бюджет согласно законодательства.

Важно! Дата перечисления налога зависит от вида дохода, с которого произведено удержание и перечисление.

НДФЛ с ЗП перечисляется не позже следующего дня после выплаты дохода работникам. А вот налог с отпускных, больничных можно уплатить не сразу - главное, успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

Для отпускных допустимы следующие дыты, отраженные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ:

  • по строке 100 (25.05.2017) — дата выплаты отпускных (ст. 223 НК РФ, письмо ФНС России от 13.11.2015 №БС-4-11/19829);
  • по строке 110 (25.05.2017) — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
  • по строке 120 (31.05.2017) — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца в котором выплачены отпускные.

Шаг 13 - Строка N 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником, либо работниками (в случае выплаты списком) на определённую дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удеран налог.

Важно! Дата дохода работника за месяц должна соответствовать сумме, если не включает полностью необлагаемый налогом доход. По таким случаям можно привести разъяснения официальной позиции следующих ведомств:

Напомним про матпомощь, если в строке 020 данные о ней были, то и здесь должны учитываться (при условии, что она выдана во втором квартале).

Шаг 14 - Строка N 140. НДФЛ, который необходимо удержать с суммы

В графе 140 должна отражается сумма НДФЛ, удержанного на дату, указанную в графе 110.

Если налогооблагаемая база уменьшалась на размер налоговых вычетов, сумму налога отражают с учётом вычетов, т.е. сумма НДФЛ по стр. 140 должна соответствовать уплаченной в бюджет. Напоминаем, что суммы налоговых вычетов указываются нарастающим итогом в разделе 1.

Пример. Если 3 человека при получения дохода в месяце имеют стандартный вычет на ребенка 1400 руб. (в сумме 4200 руб.), то налоговая база уменьшается на эту сумму (650 000 - 4 200 = 645 800), а уже потом рассчитывается сумма налога (удержанный НДФЛ). Сумма НДФЛ которая указывается в стр. 140, в нашем примере получилась 83 954 руб. (645 800 х 13%)

Важно!

Оформляя отчет, обратите внимание, чтобы все ячейки в нём были заполнены. В ячейках без значений ставятся прочерки:

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Скачать форму 6 НДФЛ

Пустая форма 6 НДФЛ для Excel (формат xls)

Форма 6 НДФЛ для Excel (формат xls). Образец с заполненными данными

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО - Бухсофт Онлайн, Мое дело, Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в Письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение первого полугодия 2017 года была хоть одна выплата в пользу физического лица имющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть сдать 6-НДФЛ. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, показатели из первого и второго квартала сохранятся и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ.

Образец письма о непредоставлении расчета за первое полугодие 2017 года

Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях.
Читайте нас, где удобно. Будьте всегда в курсе главного!
icon-telegram-white Подписаться
e-mail рассылка
Подпишитесь на новости для бухгалтера!
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
Поделиться:

комментарии

Чтобы оставить комментарий нужно авторизоваться

Документы

Кодексы

Петербургский правовой портал

PPT.RU - Власть. Право. Налоги. Бизнес


Вопрос юристу
Связь с редакцией
Tweet
Поделиться
+1
Like!
Класс
Свернуть
Наверх

Вопрос-ответ

Помощь опытных
юристов и адвокатов

Экспертный совет

Решение бухгалтерских и правовых
вопросов в профессиональном сообществе

Лучшие специалисты
Более одного ответа
Вы можете задать вопрос бесплатно

ЗАДАЙТЕ ВОПРОС здесь и сейчас