Реестр больничных листов для возмещения в фсс в 2021 году
С некоторых пор ФСС все чаще требует составить реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения или шаблон оформления которого не предоставляет. Во-первых, этот документ обязателен в регионах, участвующих в пилотном проекте по автоматизации документооборота и расчетов. Во-вторых, чиновники таким образом сверяют подлинность листков нетрудоспособности.
Форма реестра больничных листов
На уровне законодательства или подзаконных актов реестр больничных листов (РБЛ) не унифицируется. В 2008 году ФСС предложил форму в Excel, но особо ее не афишировал и не требовал единого внешнего вида. С 2011 года Фонд внедряет пилотный проект, для которого разработал структуру xml-файла. Впрочем и она не включает форматирование. Главное – передать в ФСС данные, доступные для машинной обработки. В пилотном проекте бумажная форма допустима только для организаций с численностью персонала до 25 человек. Остальные должны передавать сведения в электронном виде.
Свой образец оформления РБЛ ФСС предложил в рамках бесплатной программы по его созданию. Тем не менее Фонд не ограничивает работодателей в выборе программного обеспечения: загружать электронный реестр все равно необходимо отдельно. Встроенной функции в ПО от ФСС нет. Более широкие возможности предоставляют бухгалтерские программы, но прямая передача реестра там тоже не реализована. Как вариант, допускается создать РБЛ своими силами при наличии ИТ-отдела в организации: xml-кодировка не так сложна.
Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности
Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоемка. Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано. При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов. В нем практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня.
В регионах, не участвующих в пилотном проекте, разрешается как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае необходимо только по требованию Фонда. Вместе с тем некоторые отделения вводят собственные инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности. При участии в пилотном проекте РБЛ обязателен. Регламентируется только техническая сторона представления данных, все остальное — на усмотрение заполняющих.
Передача реестра больничных листов в ФСС в электронном виде
Фонд предпочитает работать с электронными версиями РБЛ, которые отправляются при помощи интернета. Те предприятия, которые ожидают возмещение ФСС, могут передавать документ лично, хотя онлайн-отправка удобна обеим сторонам документооборота. Реестры принимаются там же, где форма 4-ФСС. На сайте не требуется регистрация, но необходима электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Учиться ею пользоваться необходимо в любом случае, поскольку ФСС автоматизирует большую часть документооборота по больничным листам. А с 2021 года бумажных больничных может не стать вовсе.
Как передать сведения в реестр
Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:
- РБЛ составляется в удобном формате, например, в специальном бухгалтерском ПО или просто в Excel.
- Переводится в формат, удобный для ФСС, допускается использовать государственную программу; в некоторых коммерческих реализована выгрузка в нужном формате.
- Документ подписывается ЭЦП, шифруется. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой или обратиться в удостоверяющий центр.
- Загружается на сайт ФСС, процесс подобен загрузке файлов в других онлайн-сервисах, в том числе на Яндекс.Диске.
По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если все прошло успешно.
