Кассовая книга (форма КО-4)

Кассовая книга — это документ, в котором отражаются все операции по кассе — то есть с наличными деньгами. Это учетная ведомость, которую ведет организация или ИП при выдаче и приеме наличных средств в кассе.

Законодательство предписывает вести кассовую книгу всем юридическим лицам и ИП, которые работают с «наличкой». Ее заполняет специальный сотрудник, обычно - кассир или бухгалтер.

Бланк кассовой книги имеет номер КО-4, он утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Как вести кассовую книгу? Это можно делать:

Заполнение кассовой книги вручную

Купить саму книгу можно в профильных киосках в налоговых инспекциях, а также в ряде магазинов канцелярских товаров. Покупая готовую книгу, можно быть увереным, что она оформлена должным образом. А именно: прошнурована и пронумерована. Перед началом работы общее количество листов необходимо написать на последней странице, там же ставятся подписи главбуха, руководителя и печать компании или ИП (если печать в организации или у предпринимателя есть — с недавних пор она стала необязательной и применяется по усмотрению хозяйствующего субъекта).

В книгу каждый день вносятся все записи о приеме и выдаче денег. Каждый лист кассовой книги поделен на две равные части — оригинал и копия. Оба они заполняются кассиром (копию обычно делают под копирку) и нумеруются одним и тем же номером. Разница в том, что один является неотъемлемой частью книги, а второй отрывается по итогам дня. Это ежедневный отчет кассира, который он передает своему непосредственному руководителю.

В конце дня кассовая книга возвращается бухгалтеру или руководителю для сверки и утверждения.

Заполнение кассовой книги в электронном формате

Все бухгалтерские программы содержат возможность заполнения книги электронно, ведь это — важный учетный документ. Основные принципы ее ведения — такие же, как и при заполнении от руки. Главное, что нужно помнить, — книгу заполняют по каждой операции приема или выдачи денег, своевременно и полностью.

Обычно кассовые книги в программах выполнены в виде удобных для заполнения форм. По окончании рабочей смены кассир ее распечатывает, подписывает и относит бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами за день.

Можно вести кассовую книгу и без использования программного обеспечения, например — делая записи в MS Excel. Это не так удобно, но привычно и не требует затрат на бухгалтерский софт. В этом случае ежедневная распечатка заполненных листов также должна совершаться по окончании рабочего дня.

Раз в год из распечатанных листов нужно сформировать саму книгу — прошить, подсчитать и написать общее количество листов, после чего поставить подписи и печать (аналогично ручному заполнению).

Бланк кассовой книги (форма КО-4)

Бланк кассовой книги (в формате XLS - Эксель)


Как правильно прошить кассовую книгу?

Видеоролик (длительность 1,5 минуты) подготовлен специалистами Интернет-бухгалтерии "Мое дело".

Ответственность за нарушение правил ведения кассовой книги

Штрафы могут быть наложены за отсутствие кассовой книги в организации или ИП или за ее неправильное ведение. Такая ответственность предусмотрена КоАП РФ. Штрафы составляют:

  • на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

  • на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.