Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это локальный акт компании, который необходим, чтобы организация могла отслеживать расход корпоративных ГСМ каждым из них. Так бухгалтер будет точно знать, с кого спрашивать в случае несостыковок. Мы расскажем, как оформить это документально.
Зачем это нужно
Раньше бензин для служебных целей повсеместно использовался на личные нужды водителей. Сложно было доказать, сколько именно они проездили именно по работе. Автоматизация проблему устранила.
Положение о топливных картах на предприятии — образец того, как регулируется оборот бензина. Документ должен отражать весь процесс допущения водителя к корпоративным ГСМ.
В частности, в нем необходимо указать, что компания издает приказ на топливные карты сотрудникам (образец тоже можно продемонстрировать). Подписав его, шофер соглашается на условия и обязуется использовать бензин только в рабочих целях.
Что закреплять
Сразу отметим, что в организации функционируют два типа ТК. Основная имеет следующие признаки:
- существует в единственном экземпляре;
- находится в бухгалтерии;
- оформлена на компанию;
- с нее бухгалтер делает переводы на конкретных сотрудников.
А вот персональные получают непосредственно водители. Именно в отношении этих инструментов и необходим приказ об использовании топливной карты (образец рассмотрим ниже).
Но это гарантирует только то, что работник не заправит личное авто за счет фирмы. А вот покататься по своим делам на служебном транспорте он сможет, оставшись незамеченным. Для предотвращения этого нужно дополнительно издать приказ об установлении лимитов по топливным картам, исходя из планируемых поездок и маршрутов.
Как закреплять
Все зависит от того, с какого этапа работник садится за руль. Если ранее он занимал другую должность или на фирме не практиковалось использование ТК, то последнюю сперва нужно запросить.
Поэтому сначала на имя руководителя поступает служебная записка на выдачу топливной карты от главы подразделения. В ней он объясняет:
- кому ее нужно предоставить (Ф.И.О. водителя);
- на какой вид топлива;
- на какой автомобиль;
- на какой срок.
Если же человек изначально устраивается шофером и ТК ему должны выдать с самого начала, то можно сразу издавать приказ о закреплении ее за автомобилем.
Каждая организация составляет его в удобной форме. В документе необходимо отразить вышеперечисленные пункты, а также меры ответственности за растрату служебных ГСМ:
- необходимость обоснования расхода сверх установленного лимита;
- удержания из заработной платы в случае отсутствия обоснования;
- возможности распоряжения неиспользованными остатками.
Но документ начнет действовать только тогда, когда шофер получит на руки финансовый инструмент. И зафиксировать это необходимо актом приема-передачи.
