Заявление на отгул за свой счет — это важный документ в кадровом делопроизводстве, ведь отсутствие на работе трудящегося должно быть оформлено в соответствии с законодательством. Такого понятия, как отгул, нет в Трудовом кодексе, однако если оно будет упомянуто в заявлении сотрудника, он не останется непонятым.
Значение и порядок оформления
«Отгул» фактически означает кратковременный, однодневный выходной. Процедура предоставления идентична предоставлению отпуска: работник должен написать заявление на отгул за свой счет и договориться с работодателем о дате. Также можно получить день отдыха, взяв его из очередного ежегодного длительного отпуска; кроме того, отгулом еще называют выходной день, даваемый в качестве компенсации за работу в нерабочий праздничный день или выходной.
Оформить все надо обязательно в письменном виде, не полагаясь на устные договоренности и на добросовестность второй стороны.
Форма и регистрация
Заявление в счет отпуска, так же как и остальные виды обращений к работодателю по вопросам трудовой деятельности сотрудника и порядка его отдыха, составляется только в письменной форме. Его необходимо зарегистрировать в журнале регистрации обращений работников и получить визу руководителя для составления приказа по кадрам.
Заявление на один день за свой счет также подается только письменно, это обязательное требование, устные договоренности в трудовом праве во взаимодействиях работника и администрации предприятия не используются согласно действующему законодательству. Однако машинописный, печатный вариант не обязателен, можно написать обращение и от руки, это допускается.
Предоставить предварительно оформленный документ необходимо в канцелярию, убедиться в его регистрации в соответствующем журнале. После получения визы руководителя кадровая служба готовит приказ, который подписывает директор, а потом с ним знакомится под роспись сотрудник.
Как составить
Как написать заявление за свой счет? Оно составляется в свободной форме, но смысл обращения должен быть понятен.
Обязательных реквизитов нет, но желательно наличие следующих:
- шапка, то есть наименование организации и инициалы директора;
- также в шапке необходимо указать, кто является автором обращения, с указанием должности и фамилии, инициалов;
- далее следует основная часть, которую лучше отделить, указав наименование документа;
- в основной части нужно изложить в понятной форме свою просьбу, указав дату желаемого отгула, а также причину (это нужно не всегда, но если основанием является компенсация за переработку, лучше сформулировать это максимально точно);
- ссылки на нормативные документы не обязательны;
- в конце обязательно надо поставить фамилию, подпись и дату составления документа.
Заявление на отгул в счет отпуска составляется по той же форме (как показано на примере выше), но следует указать, что свободные сутки предоставляются именно как день ежегодного отпуска, и проследить, чтобы в приказе была аналогичная формулировка. Также потребуется внесение отметки в график отпусков на основании соответствующего приказа руководителя.
Заявление на выходной за свой счет может содержать ссылку на ст. 128 ТК РФ, однако действительно необходимо это только в том случае, если работодатель обязан предоставить трудящемуся свободные дни, например, при рождении ребенка, регистрации брака, смерти близкого родственника. Это необходимо, чтобы заранее сориентировать администрацию в нормативных актах и напомнить об установленных законодательством конкретных правах сотрудника. Эти факты необходимо подтвердить документальными доказательствами.
Точность формулировок при составлении заявления на отгул и его регистрации имеет значение в случае последующего спора с работодателем относительно законности действий работника и администрации. Судебные споры по трудовым делам — не редкость, поэтому не стоит рассчитывать на «хорошие сложившиеся взаимоотношения», кадровая документация должна быть составлена правильно. В противном случае отсутствие на работе без документального обоснования может быть расценено как прогул.
