Author: КонсультантПлюс
Last saved by: Natasha Ushakova
Company: VMI

Мотивированное мнение выборного органа | УТВЕРЖДЕНО
первичной профсоюзной организации | приказом генерального
(протокол от 14.05.2022 N 1) учтено | директора ООО "Ppt.ru"
| от 01.06. 2022 г. N 26/ОД

Положение о кадровом электронном документообороте

I. Общие положения
1.	Положение определяет порядок кадрового электронного документооборота (далее КЭДО/ЭКДО) в ООО "Ppt.ru", разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ на основании приказа о введении КЭДО от 16.05.2022 № 25-ОД в целях повышения эффективности ведения кадрового документооборота в организации.
2.	Основные термины, используемые в Положении:
2.1.	Электронный кадровый документооборот – это создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
2.2.	Электронный документ – это документ, созданный в электронной форме и подписанный электронной подписью.

2.3.	Электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП) определяется в соответствии с терминами Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для целей данного Положения используются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

3.	Электронный кадровый документооборот в ООО "Ppt.ru" осуществляется на основании следующих нормативных правовых актов, в частности:
•	Трудового кодекса РФ;
•	Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
•	Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
•	Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

4.	Ответственным за осуществление ЭКДО является начальник отдела кадров.

II. Перечни категорий электронных документов и работников, 
на которых распространяется действия Положения
5.	КЭДО действует для документов и категорий работников, перечни которых установлены приказом о введении электронного кадрового документооборота в ООО "Ppt.ru" от 16.05.2022 № 25ОД.
6.	КЭДО оформляется в отношении следующих документов:
•	Трудовые договоры.
•	Приказ о приеме на работу.
•	…

7.	КЭДО осуществляют следующие категории работников:
•	Заместитель генерального директора
•	Главный бухгалтер
•	Бухгалтер
•	Начальник технического отдела
•	Специалист технического отдела
•	Юрист
•	Менеджер по продажам
•	…

III. Использование информационной системы в рамках ЭКДО
8.	Электронный документооборот в кадрах, а именно, формирование, отправка, доставка и хранение электронных кадровых документов осуществляются с помощью информационной системы «НАЗВАНИЕ СИСТЕМЫ».
9.	Доступ сотрудников к ИС осуществляется через личный кабинет по адресу ***.ru (далее - ЛК). В ЛК работники получают, создают, подписывают, отправляют работодателю документы. Для доступа в ЛК работник регистрируется, проходит систему аутентификации и сам определяет данные для входа. 
10.	Для подписания электронных документов работники применяют НЭП. Работодатель использует НЭП или КЭП. 
11.	Работодатель за свой счет обеспечивает работников НЭП. Работник вправе использовать КЭП, ранее полученную за счет собственных средств. 
12.	Работник обязан соблюдать конфиденциальность данных для входа в ЛК, не раскрывать их третьим лицам, не передавать другим лицам ЭЦП. 
13.	Работники, имеющие доступ к информационной системе со стороны Работодателя, определяются приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
14.	Работники, уполномоченные подписывать конкретные виды электронных кадровых документов (договоры, соглашения к ним, приказы и пр.) в ИС, определяются приказом генерального директора.
15.	Техническую поддержку и информационную безопасность в рамках ЭКДО обеспечивает отдел технического сопровождения в соответствии с правилами.

IV. Порядок электронного документооборота
16.	При направлении работодателем электронных документов работнику, они немедленно поступают в ЛК.
17.	Работник обязан знакомиться со всеми электронными документами в ЛК. Электронный документ считается подписанным электронной подписью с момента, когда работник нажал в ЛК кнопку «подписать».
18.	В случае технических проблем, препятствующих ознакомлению с содержанием электронного документа, работник обязан немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю и в отдел кадров в письменной форме.

V. Сроки подписания и ознакомления с документами
19.	В общем случае, документ, направленный работнику в ИС, подписывается им в течение трех рабочих дней, следующих за днем направления работодателем документа работнику. Приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска подписывается работником не позднее чем за две недели до начала отпуска. Приказ о дисциплинарном взыскании - в течение трех рабочих дней с даты его издания. При направлении работнику уведомлений об изменениях организационных и технологических условий труда он обязан ознакомиться и подписать уведомление не позднее чем за два месяца до предстоящих изменений.

VI. Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем
в рамках ЭКДО
20.	Инструктаж работникам по вопросам взаимодействия с работодателем в рамках ЭКДО проводится специалистами отдела кадров путем предоставления материалов и видео-инструкций. 

VII. Случаи оформления документов на бумажном носителе
21.	Работодатель вправе оформить кадровый документ на бумажном носителе в исключительных случаях: 
•	отсутствие сети интернет по месту нахождения работодателя в рабочий день более 6 часов,
•	ограничение доступа работника в ЛК по приказу работодателя.

VIII. Хранение электронных документов
22.	Работодатель хранит электронные кадровые документы в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. 

IX. Порядок разрешения спорных ситуаций
23.	Споры по КЭДО стороны обязательно разрешают в досудебном порядке.
24.	Работник письменно не позднее 2 рабочих дней после возникновения спорной ситуации сообщает о ней непосредственному руководителю и в отдел кадров. Работодатель отвечает на сообщение в течение 3 рабочих дней. Если ответ не получен, работник имеет право решить спор способами, утвержденными законодательством.

Х. Заключительные положения
25.	 Настоящее Положение вступает в силу с 04.07.2022 и действует бессрочно до принятия нового положения.
26.	Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся новым локальным актом.
27.	Все работники должны быть ознакомлены под личную подпись с настоящим Положением в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой его частью.

Генеральный директор                                                                                                      П. П. Петров