Срок отчета по подотчетным суммам — это дата, указанная в документе, на основании которого деньги были выданы. Если работник не отчитался вовремя и не вернул полученные средства, к нему можно применить меры. Но тянуть с этим нельзя.
Правила выдачи средств
Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:
- ФИО и должность сотрудника;
- цель выдачи;
- сумма;
- на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу.
Образец приказа
Образец заявления
Деньги выдают наличными либо перечисляют на банковскую карточку работника.
Сроки отчета по подотчетным суммам
По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:
- либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
- либо вернуть неизрасходованные суммы.
Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.
К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.
До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.
Разрешение споров
Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок и не не вернуло полученные деньги вовремя. В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса. Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании выданных средств из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.
Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). В течение этого времени у компании есть возможность подотчетные суммы, не возвращенные в срок, взыскать в судебном порядке.
Обращаем ваше внимание, что неподтвержденный документально расход в интересах организации, невозвращенный и невзысканный своевременно подотчет, по мнению ИФНС, является доходом работника, и с него нужно удержать НДФЛ. Это позиция изложена в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, и судьи ее поддерживают: Подробнее — в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.
