Первичная документация — это документы, подтверждающие совершение фактов хозяйственной жизни. Необходимость их составления возникает из того, что каждая операция в деятельности хозяйствующего субъекта должна быть не только экономически обоснована, но и документально подтверждена.
Что такое первичные учетные документы
Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.
Какие использовать формы
Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике. Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике. Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.
Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:
- банковские: платежное, инкассовое поручения, банковский ордер (Указание Банка России от 19.06.2012 № 383-П);
- кассовые: расходный и приходный кассовые ордера (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У);
- транспортная накладная (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272).
Обязательные реквизиты
Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.
Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
- Описание факта хозяйственной жизни.
- Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
- Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
- Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.
Правила оформления первички
Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.
В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.
Перечень унифицированных форм
В таблице приведены перечень первичной документации, наиболее часто применяемой в деятельности коммерческой организации, и реквизиты бланков, утвержденных Госкомстатом. Организация может сама решить, использовать именно этот бланк, доработать его, включив только те данные, которые необходимы, или разработать собственный.
| Раздел учета | Документ | Унифицированная форма |
|---|---|---|
| Учет кадров | Приказ о приеме на работу | Т-1 |
| Личная карточка | Т-2 | |
| Штатное расписание | Т-3 | |
| Приказ о переводе | Т-5 | |
| Приказ о предоставлении отпуска | Т-6 | |
| Приказ об увольнении | Т-8 | |
| Учет рабочего времени и оплата труда | Табель учета рабочего времени | Т-12, Т-13 |
| Расчетная ведомость | Т-51 | |
| Платежная ведомость | Т-53 | |
| Кассовые операции | Расходный кассовый ордер | КО-1 |
| Приходный кассовый ордер | КО-2 | |
| Авансовый отчет | АО-1 | |
| Банковские операции | Платежное поручение | 0401060 |
| Инкассовое поручение | 0401071 | |
| Платежное требование | 0401061 | |
| Платежный ордер | 0401066 | |
| Учет ТМЦ и торговых операций | Товарная накладная | ТОРГ-12 |
| Доверенность | М-2 | |
| Приходный ордер | М-4 | |
| Требование-накладная | М-11 | |
| Накладная на отпуск материалов на сторону | М-15 | |
| Учет основных средств | Акт о приеме-передаче объекта основных средств | ОС-1 |
| Акт о списании основного средства | ОС-4 | |
| Инвентарная карточка | ОС-6 |
Учетные регистры
Информация, которая содержится в первичных документах, отражается в учетных регистрах бухгалтерского и налогового учета. Учетные регистры предназначены для накопления и систематизации информации. На их основе составляется отчетность компании.
Порядок и формы, по которым осуществляется ведение учетной документации, прописываются в учетной политике. Бланки учетных регистров разрабатываются каждой организацией самостоятельно.
