Дебиторская задолженность: что это такое в учете, отражение в отчетности

Что такое дебиторская задолженность

Под дебиторской задолженностью понимают сумму долгов и обязательств дебиторов перед организацией. Дебиторы — лица, у которых есть денежные и иные обязательства перед компанией. Это поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, работники, бюджет, внебюджетные фонды и другие лица.

К дебиторской задолженности относятся суммы, которые причитаются предприятию к перечислению от различных контрагентов. Она возникает в результате разных фактов хозяйственной жизни, например:

• покупателю отгружена продукция, но оплата за нее не поступила;
• поставщику перечислен аванс за будущую поставку;
• перечислена авансом заработная плата работникам компании;
• излишне уплачены налоги и сборы в бюджет.

Для отражения дебиторской задолженности счет учета определяют в зависимости от вида обязательств (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000).

В чем отличие дебиторской от кредиторской задолженности

Дебиторка — это всё, что другие лица задолжали вашей организации. Кредиторка — это абсолютно противоположное понятие: ваши долги перед поставщиками, подрядчиками, сотрудниками, бюджетом и внебюджетными фондами.

И дебиторку, и кредиторку отражают на счетах учета расчетов. Но если увеличение дебиторки показывают по дебету этих счетов, а уменьшение по кредиту, то с кредиторкой все наоборот. Увеличение кредиторки показывают по кредиту, а уменьшение — по дебету.

Может пригодиться:

• как рассчитать коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности;
• какие проводки использовать для списания кредиторской задолженности.

Как образуется дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это всё, что покупатели и заказчики, поставщики и подрядчики должны вашей компании. Другими словами, это сумма долгов и обязательств дебиторов перед организацией. Если вам обязаны заплатить за поставленные товары, работы, услуги, но покупатель получил отсрочку по оплате, то у вас образуется дебиторская задолженность.

Образуется дебиторка и при рассрочке платежа. То есть вы уже выполнили договорные обязательства перед покупателем, а он — будет исполнять их частями. По мере погашения суммы рассрочки дебиторская задолженность уменьшается.

Выданный аванс, переплата по налогам, выданные займы и проценты — всё это тоже дебиторская задолженность, поскольку вы фактически заплатили, а контрагент пока не исполнил собственные обязательства.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность делят по таким видам:

1. По срокам обращения/погашения после отчетной даты — выделяют долгосрочную и краткосрочную дебиторку.
2. По срокам исполнения обязательств по договору — подразделяют на задолженность, срок погашения по которой не наступил, и просроченную дебиторку.
3. По основаниям возникновения долгов и видам дебиторов.

По последнему пункту выделяют дебиторскую задолженность:

• покупателей и заказчиков за реализованные товары, работы, услуги — счет 62;
• поставщиков и подрядчиков по авансам, перечисленным организацией, — счет 60;
• бюджета и внебюджетных фондов в размере переплаты по налогам и сборам, страховым взносам, в сумме пособий по социальному страхованию, которые подлежат возмещению, — счета 68 и 69;
• работников в размере выплат сверх начисленной зарплаты — счет 70;
• подотчетных лиц по суммам, по которым не представили авансовый отчет, или по суммам невозвращенных авансов — счет 71;
• работников — по беспроцентным займам, которые выдала организация, по возмещению материального ущерба — счет 73;
• учредителей в размере невнесенного вклада в уставный капитал — счет 75, субсчет 75.1 для расчетов по вкладам в уставный капитал;
• прочих дебиторов по имущественному и личному страхованию, по претензиям, по выплате дивидендов, по депонированным суммам — счет 76.

Расчеты с дебиторами: счет и отражение движения в бухучете

Дебиторку отражают в бухучете в той сумме, которую считают правильной (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998). По расчетам с кредитными учреждениями и бюджетом рекомендуется избегать возникновения неурегулированных сумм. Эти расчеты согласовываются с банками, налоговыми органами и всегда тождественны (п. 74 Положения по ведению бухучета).

В таблице представлен перечень бухгалтерских счетов учета, на которых учитывается дебиторская задолженность (какой счет применить — зависит от того, кем является дебитор).

Дополнительно: для чего применяется счет 62

Сумма увеличения обязательства отражается по дебету, а уменьшения — по кредиту. На отчетную дату сумма, которую контрагенты компании обязаны ей уплатить, отражается как дебетовое сальдо.

При возникновении риска непогашения долга дебитором по ней необходимо создать резерв в соответствии с п. 70 Положения по ведению бухучета.

Сумма резерва отражается на счете 63. При создании сумма сомнительного долга включается в прочие расходы:

Дебет 91 Кредит 63.

Подробнее: резервы по сомнительным долгам в бухгалтерском учете

Если долги перед компанией не были погашены

Обязательства не числятся в учете организации бесконечно. При истечении срока исковой давности они признаются безнадежными ко взысканию и подлежат списанию. Срок исковой давности установлен статьей 196 ГК РФ и составляет 3 года. Также подлежат списанию обязательства, если контрагент компании ликвидирован. В учете используется счет списания дебиторской задолженности 91 «Прочие доходы и расходы». Сделайте такую проводку:

Дебет 91 Кредит 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 76.

Если ранее создали резерв по сомнительным долгам, то обязательство списывается на него:

Дебет 63 Кредит 62, 76.

Подробнее: какой срок исковой давности по дебиторской задолженности

Отражение в бухгалтерской отчетности

Актуальные формы бухгалтерской отчетности утверждены Приказом Минфина № 66н от 02.07.2010. Предоставляется отчетность в контролирующие органы один раз в год по состоянию на 31 декабря — не позднее 31 марта следующего года.

Ежегодно перед составлением отчетности проводится инвентаризация всех обязательств, в том числе дебиторской задолженности (какие счета входят — мы писали выше). Все просроченные ко взысканию обязательства списывают. Убыток от списания необходимо отразить в отчете о финансовых результатах по строке 2350 «Прочие расходы».

Остаток дебиторской задолженности отражается в активе бухгалтерского баланса в разделе «Оборотные активы». Для этого предназначена одноименная строка 1230. Обязательство отражается за вычетом суммы начисленного резерва по сомнительным долгам. И за вычетом налога на добавленную стоимость, исчисленного с сумм предварительной оплаты поставщикам: кредитовое сальдо — субсчет 76 «НДС с авансов поставщикам».

Дебиторская задолженность в балансе — это какие счета:

Как купить дебиторскую задолженность и отразить это в бухучете

Дебиторку покупают по договору цессии — уступки требования. Нового кредитора называют цессионарий. Он учитывает долг в бухучете либо как финансовое вложение, либо как дебиторскую задолженность. Порядок учета зависит от способности дебиторского долга приносить доход в будущем в виде прироста стоимости или процентов.

Права требования принимают к бухучету на дату перехода таких прав к новому кредитору. Обычно права требования переходят к цессионарию на дату заключения договора цессии.

В таблице мы показали дебиторскую задолженность — счета бухгалтерского учета для уступки прав требования.

Как проверить контрагента до заключения договора

Перед каждой сделкой следует всесторонне проверять контрагента, чтобы убедиться в его добросовестности и готовности исполнения обязательств в будущем. Такая проверка партнера — это минимизация рисков, которая поможет заранее выявить его долги и неплатежеспособность.

Для налога на прибыль ввели понятие должной осмотрительности при выборе контрагента. В НК РФ нет прямого требования о должной осмотрительности, но налоговики разъясняют порядок в письмах (Письмо ФНС № БВ-4-7/3060@ от 10.03.2021). Для проверки контрагентов и собственного бизнеса в ФНС разработали специальный сервис «Прозрачный бизнес». Он абсолютно бесплатный и доступен всем пользователям. Контроль проводят по ИНН.

И хотя контроль необязателен по закону, ФНС рекомендует бизнесу проверять всех контрагентов в рамках налогового права (ст. 54.1 НК РФ). На практике налоговики проверяют реальность сделки, а не ошибки в оформлении первичных документов. Факты непроявления должной осмотрительности и необоснованной налоговой выгоды доказывает ИФНС, а обязанность по предоставлению доказательств возлагают и на налогоплательщика.

• Задорожнева Александра
  2023-01-26 11:06:45
  Дебиторскую задолженность делят по видам. По срокам обращения бывает долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность, по срокам исполнения обязательств по договору — задолженность, срок погашения по которой не наступил, и просроченная задолженность. Кроме того, дебиторку разделяют по основаниям возникновения задолженности и видам дебиторов.
• Екатерина Стрешнова
  2023-10-25 16:20:25
  Должник в процессе банкротства. Могу ли списать дебиторскую задолженность по нему с истекшим сроком исковой давности во внереализационные расходы?
• Марк Горский
  2023-10-27 07:50:25
  Можно ли включить безнадежные долги в расходы при наличии встречной кредиторской задолженности?
• Наталья Лурье
  2023-10-29 11:30:25
  можно ли учесть в расходах дебиторскую задолженность, приобретенную по соглашению об уступке прав требования??
• Olga_82
  2023-10-30 08:30:25
  Суд отказал во взыскании по долгу. Можно ли учесть это во внереализационных расходах как безнадежный долг?
• Марья Моревна
  2023-10-30 16:40:26
  Если по безнадежной задолженности не принимались меры по взысканию - можно ли ее учесть во внереализационных расходах?
• Ученик
  2023-11-01 15:50:26
  Что должен содержать регламент по работе с дебиторской задолженностью?
• Лидия Иванова
  2023-11-03 08:52:59
  Olga_82, Эта ситуация не имеет однозначного регулирования. Есть 3 письма Минфина, которые говорят о том, что если суд отказал, то признать такую задолженность безнадежной нельзя (письма Минфина от 22.07.2016 N 03-03-06/1/42962, от 18.09.2009 N 03-03-06/1/591 и от 02.02.2006 N 03-03-04/1/72)
• Лидия Иванова
  2023-11-03 08:56:11
  Марк Горский, Этот вопрос является спорным. Есть Письмо Минфина России от 04.10.2011 N 03-03-06/1/620, которое говорит, что при наличии встречной кредиторской задолженности включить безнадежные долги в расходы нельзя. Но есть и судебное решение, которые говорят, что можно (Постановление ФАС Уральского округа от 10.06.2009 N Ф09-3863/09-С3 по делу N А60-24056/2008-С6).
• Лидия Иванова
  2023-11-03 08:57:16
  Наталья Лурье, Нельзя. См. письмо Минфина России от 28.10.2013 N 03-03-06/1/45488
• Лидия Иванова
  2023-11-03 08:58:26
  Екатерина Стрешнова, Только после исключения должника из ЕГРЮЛ (см. письмо Минфина России от 19.08.2021 N 03-03-06/1/66832)
• Лидия Иванова
  2023-11-03 08:59:37
  Марья Моревна, Письмо Минфина России от 06.02.2023 N 03-03-06/1/9234: налогоплательщик вправе признать безнадежной задолженность, по которой истек срок исковой давности, даже если никаких мер по взысканию этой задолженности не принималось.
• Лидия Иванова
  2023-11-03 09:02:04
  Ученик, Регламент по работе с дебиторской задолженностью организация придумывает сама. Он обычно содержит такие разделы, как: виды задолженности, порядок ее учета, инвентаризации и анализа, порядок досудебного и судебного взыскания.
• Сарацин
  2023-11-03 15:50:27
  Политика управления дебиторской задолженностью организации - это обязательный документ в учете или опциональный?
• Синеокая
  2023-11-03 19:40:26
  Ошибочно списали ДЗ. Как исправить?